國(guó)際數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展及對(duì)我國(guó)的啟示*

段榮婷，李真

（國(guó)防大學(xué)政治學(xué)院，上海 200433）

國(guó)際數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展及對(duì)我國(guó)的啟示*

段榮婷，李真

（國(guó)防大學(xué)政治學(xué)院，上海 200433）

數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)化已日益成為國(guó)際檔案領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的前沿與熱點(diǎn)。對(duì)數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化的研究與借鑒，在我國(guó)具有實(shí)現(xiàn)電子文件管理“十三五”規(guī)劃的重大現(xiàn)實(shí)意義。本文在明確界定數(shù)字文件概念的基礎(chǔ)上，從時(shí)間與空間兩個(gè)維度對(duì)數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)與靜態(tài)分析，并就其特征、趨勢(shì)進(jìn)行總結(jié)，指出我國(guó)數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)借鑒國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化經(jīng)驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化、管理評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)化及語(yǔ)義知識(shí)組織標(biāo)準(zhǔn)化。

數(shù)字文件；數(shù)字文件管理；標(biāo)準(zhǔn)化；國(guó)際

近年來(lái),全球文件管理出現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型趨勢(shì)[1],尤其是2016年國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織專(zhuān)門(mén)發(fā)布《數(shù)字時(shí)代文件管理》的標(biāo)準(zhǔn)化新聞[2]。數(shù)字文件管理成為國(guó)際檔案領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的前沿與熱點(diǎn)。

2016年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》,明確“十三五”期間的重點(diǎn)任務(wù),主要涉及管理能力、資源管理、科學(xué)管理、規(guī)范應(yīng)用、管理支撐五個(gè)方面,其中數(shù)字檔案/文件、電子檔案/文件等的管理及其標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)與重點(diǎn),我國(guó)亟需對(duì)數(shù)字文件管理的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行研究與借鑒。

1 數(shù)字文件概念

電子文件是檔案/文件的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ),其最權(quán)威的定義源于國(guó)際檔案理事會(huì)《電子文件管理指南》,規(guī)定電子文件或合格的電子文件必須有三部分構(gòu)成：能夠提供憑證的內(nèi)容,能夠提供憑證的背景信息,能夠提供憑證的結(jié)構(gòu)[3]。

國(guó)際上對(duì)數(shù)字文件的權(quán)威界定來(lái)自國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的《信息與文獻(xiàn)-電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》標(biāo)準(zhǔn),其借助數(shù)字設(shè)備形成、傳輸、管理和利用,并存儲(chǔ)于數(shù)字存儲(chǔ)載體的文件[4]。

此外,Rogers從抽象視角將數(shù)字文件概括為概念、邏輯與物理三個(gè)方面[5]。其中,概念視角,即人所識(shí)別與理解的對(duì)象；邏輯視角,即計(jì)算機(jī)硬件與軟件所識(shí)別與處理的對(duì)象；物理視角,即物理載體上的符號(hào)記錄。

由此可見(jiàn),數(shù)字文件與電子文件在邏輯上是緊密關(guān)聯(lián)的。數(shù)字文件在內(nèi)涵上與電子文件的本質(zhì)一致,數(shù)字文件是廣義電子文件的有機(jī)組成部分。因此,數(shù)字文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化必然要遵循電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化及文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化。而本文所研究的數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)從相關(guān)性的更廣范圍來(lái)看,其涵蓋電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)及文件管理標(biāo)準(zhǔn)等。

數(shù)字文件從外延上可被劃分為不同的種類(lèi)。如澳大利亞國(guó)家檔案館將數(shù)字文件分為由辦公應(yīng)用軟件所生成的文檔、在線或基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的文件、由業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)所生成的文件、數(shù)字通信系統(tǒng)四種[6]。如表1所示,數(shù)字文件在遵循文件內(nèi)涵本質(zhì)的基礎(chǔ)上,更強(qiáng)調(diào)文件信息生成、接收與維護(hù)的數(shù)字方式（包括數(shù)字存儲(chǔ)介質(zhì)與數(shù)字設(shè)備[4]）。

表1 數(shù)字文件分類(lèi)

2 數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)概述與分析

對(duì)于數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐指南,可從時(shí)間與空間兩個(gè)維度進(jìn)行動(dòng)態(tài)與靜態(tài)的概述與分析。

2.1 數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間維概述與分析

本文所涉及的數(shù)字文件國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐指南是廣義的,涵蓋數(shù)字文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),其制定發(fā)布的大事年表,如圖1所示?？v觀國(guó)際數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)態(tài)發(fā)展,最早的Noark（Norwegian Model Requirements for Electronic Records Management System）第1版標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布于1984年,其后美國(guó)、英國(guó)、歐盟等國(guó)家/組織分別制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。全球性的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO 15489由國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織于2001年制定,該標(biāo)準(zhǔn)已于2016年發(fā)布第2版。

由此可見(jiàn),數(shù)字文件管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)互為基礎(chǔ)、相互推動(dòng),并且不斷修訂完善。

圖1 國(guó)際數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)大事年表

2.2 數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)空間維概述與分析

對(duì)數(shù)字文件國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)概述與分析的空間維度,可細(xì)分為來(lái)源與主題兩個(gè)角度。

如前所述,數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)可被劃分為全球性標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家/區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)兩大類(lèi),其對(duì)應(yīng)的兩大來(lái)源,即國(guó)際機(jī)構(gòu)與國(guó)家/區(qū)域/組織。其中,典型性的國(guó)際機(jī)構(gòu)主要包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織與國(guó)際檔案理事會(huì)；典型性的國(guó)家/區(qū)域/組織包括挪威、英國(guó)、美國(guó)、南非及歐盟。

2.2.1 國(guó)際機(jī)構(gòu)制定的數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)

（1）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)統(tǒng)計(jì),國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的數(shù)字文件文件管理標(biāo)準(zhǔn)多達(dá)百余項(xiàng),對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行分析,大致可劃分為：基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字文件管理（狹義）標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、可存取文檔格式標(biāo)準(zhǔn)、成像標(biāo)準(zhǔn)、文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、其他行業(yè)文件管理標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、保存標(biāo)準(zhǔn)及工作過(guò)程分析標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)表2）,又可歸并為基礎(chǔ)專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、電子文檔管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字轉(zhuǎn)換與保存過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)、文檔格式與成像標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)表3）。

ISO制定的數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)已初成體系,這源于其技術(shù)分委會(huì)的機(jī)構(gòu)與任務(wù)細(xì)分。數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)主要由ISO/TC 46與TC 171制定,表4為ISO/TC 46/SC 11檔案文件管理的任務(wù)組劃分示例。

表2 按主題劃分的ISO主要文件管理標(biāo)準(zhǔn)種類(lèi)[7]

表3 ISO知名文件管理標(biāo)準(zhǔn)主題分類(lèi)

表4 ISO/TC 46/SC 11檔案文件管理任務(wù)分組示例

（2）國(guó)際檔案理事會(huì)制定的數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)際檔案理事會(huì)制定的數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐指南,除最終轉(zhuǎn)化為ISO 16175的系列標(biāo)準(zhǔn)外,還主要包括《電子文件：檔案工作者工作手冊(cè)》《可商用流行檔案管理軟件的市場(chǎng)調(diào)查》《電子文件規(guī)劃：1994—1995年調(diào)研報(bào)告》《檔案視角管理電子文件指南》。

由此可見(jiàn),國(guó)際檔案理事會(huì)就電子文件管理成立專(zhuān)門(mén)的委員會(huì),并且發(fā)布一系列研究成果,以此作為電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐指南,指導(dǎo)全球的電子文件管理。

2.2.2 國(guó)家/區(qū)域/組織制定的數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)

挪威、美國(guó)及歐盟等制定了數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)。

（1）挪威。挪威于1984年制定Noark第1版,2012年已修訂第5版[8],Noark第5版明確了文件結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)與功能的需求。規(guī)劃中Noark第6版將促進(jìn)互操作性,以更易于將文件移交至數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)進(jìn)行保存,并提供給檔案館存取[9]。

（2）美國(guó)。美國(guó)最具代表性的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)是《電子文件管理軟件應(yīng)用設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》,該標(biāo)準(zhǔn)制定于1997年,第3版于2007年修訂完成。2012年得到美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理局的認(rèn)可,并成為美國(guó)大部分政府機(jī)構(gòu)事實(shí)功能需求指南。對(duì)于文件管理而言,作為應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)者必須據(jù)此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的軟件評(píng)估。只有軟件通過(guò)評(píng)估,才可被登記注冊(cè)于《文件管理應(yīng)用軟件》。因此美國(guó)國(guó)防部所評(píng)定的《文件管理應(yīng)用軟件》,目前在全球范圍內(nèi)被最廣泛地應(yīng)用[10]。

美國(guó)另一代表性的文件管理標(biāo)準(zhǔn)是《文件管理服務(wù)》。該標(biāo)準(zhǔn)提供在實(shí)踐中各種類(lèi)型計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件識(shí)別文件的方法及在各種應(yīng)用中管理文件的方法。

（3）歐盟。2001年歐盟批準(zhǔn)Moreq,包括一系列電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件評(píng)估指南,2008年修訂完成Moreq 2,現(xiàn)行版為Moreq 2010[11]。該標(biāo)準(zhǔn)引入模塊化方法,通過(guò)使用基于服務(wù)的構(gòu)架來(lái)提煉功能需求與基礎(chǔ)信息模型,提供以文件服務(wù)為中心的用戶(hù)與群組服務(wù)、分類(lèi)服務(wù)、處置期限服務(wù)、處置保存服務(wù)、檢索與報(bào)告服務(wù)、輸出服務(wù)、模型角色服務(wù)與模型元數(shù)據(jù)服務(wù),還包括支持插件模組的接口與組件保存等。Moreq 2010通過(guò)從基礎(chǔ)文檔庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件及操作系統(tǒng)中提取每份文件的文件管理特征、政策、安全與內(nèi)容等元數(shù)據(jù),獲取互操作性。

（4）其他代表性國(guó)家。英國(guó)知名的文件管理標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐指南是JISC infoNet的《電子文檔與文件管理工具包》。該指南將電子文檔與文件管理系統(tǒng)的執(zhí)行分解為十階段：定位、項(xiàng)目管理、信息收集與分析、可行性研究與可選項(xiàng)審查、制作業(yè)務(wù)案例、定義需求陳述、取得解決方法、執(zhí)行管理、結(jié)果評(píng)估、項(xiàng)目終止與解決方案支持。

南非的文件管理標(biāo)準(zhǔn),其核心在于提出體系內(nèi)容管理（Enterprise Content Management,ECM）的多類(lèi)解決方案模型,包括三類(lèi)解決方案：A類(lèi)是一個(gè)完整的解決方案,是B與C類(lèi)方案的整合；B類(lèi)方案是核心,以ECM為核心,還包括文檔管理、協(xié)作、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容管理、文件管理、過(guò)程管理（工作流）、掃描與成像等；C類(lèi)方案分別包括門(mén)戶(hù)、生物統(tǒng)計(jì)與數(shù)字認(rèn)證、過(guò)程管理（工作流）、掃描與成像、電子郵件歸檔、表單管理、檢索等[12]。

澳大利亞聯(lián)邦級(jí)政府?dāng)?shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)化通常采用ISO標(biāo)準(zhǔn)[13]。加拿大聯(lián)邦級(jí)政府電子文件管理遵循《電子文檔文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)》[14]。德國(guó)數(shù)字管理采用《DOMEA概念需求目錄》,其主要目標(biāo)在于通過(guò)電子文檔的使用確保公共行政機(jī)構(gòu)中電子文檔的無(wú)縫移交,并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過(guò)程處理的全電子化[11]。新西蘭所有捕獲與管理文件的電子應(yīng)用軟件都遵循《數(shù)字文件保管標(biāo)準(zhǔn)》[15]。

3 數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化特征及對(duì)我國(guó)的啟示

在數(shù)字文件管理的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程中,全球性標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)出向體系性、戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)制定與修訂發(fā)展的特征與趨勢(shì),因此其應(yīng)用范圍相對(duì)較廣,更側(cè)重于對(duì)全球數(shù)字文件管理進(jìn)行原則性指導(dǎo)；而國(guó)家/地區(qū)性標(biāo)準(zhǔn)側(cè)重于結(jié)合本地化需求進(jìn)行更具操作性的指導(dǎo)。全球性標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家/地區(qū)性標(biāo)準(zhǔn)通?；榛A(chǔ)、良性互動(dòng),不斷修訂完善。這為我國(guó)在遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的前提下,更科學(xué)有效地推進(jìn)本國(guó)數(shù)字文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化提供有益借鑒。

3.1 數(shù)字文件管理相關(guān)術(shù)語(yǔ)的迭代化及標(biāo)準(zhǔn)化

對(duì)應(yīng)數(shù)字文件管理應(yīng)用軟件的類(lèi)型,國(guó)際上依次出現(xiàn)數(shù)字文件管理相關(guān)術(shù)語(yǔ)：電子文檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、集成文檔與文件管理系統(tǒng)、電子文檔與文件管理系統(tǒng)、文件系統(tǒng)。其中,文件系統(tǒng)指對(duì)文件進(jìn)行捕獲、管理并提供長(zhǎng)期利用的信息系統(tǒng),類(lèi)似于ECM系統(tǒng)。上述術(shù)語(yǔ)在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)中的采用情況如表5所示。

表5 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)中采用的數(shù)字文件管理相關(guān)術(shù)語(yǔ)

實(shí)踐中,由于文件管理業(yè)內(nèi)人士對(duì)數(shù)字文件的管理不僅涉及現(xiàn)代業(yè)務(wù)系統(tǒng),也會(huì)用到先前的系統(tǒng),因此國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)字文件管理相關(guān)術(shù)語(yǔ)的界定在階段性的基礎(chǔ)上,更應(yīng)體現(xiàn)出迭代性的特點(diǎn)。標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)包括術(shù)語(yǔ)文件系統(tǒng)/ECM系統(tǒng),同時(shí)包括電子文檔管理系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、集成文檔與文件管理系統(tǒng)、電子文檔及文件管理系統(tǒng)等術(shù)語(yǔ),并注重這些術(shù)語(yǔ)間的協(xié)同應(yīng)用。

數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)術(shù)語(yǔ)演化的迭代性特征與趨勢(shì)對(duì)我國(guó)的啟示在于術(shù)語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)。我國(guó)在制定數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)深入理解國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)術(shù)語(yǔ)概念的內(nèi)涵與外延,實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)術(shù)語(yǔ)的概念體系（本體）化,如圖2所示。

3.2 數(shù)字文件管理質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐指南根據(jù)是否包含評(píng)估機(jī)制,可分為兩大類(lèi)（見(jiàn)表6）。

一般而言,無(wú)論是數(shù)字文件管理的全球性標(biāo)準(zhǔn),還是國(guó)家/地區(qū)性標(biāo)準(zhǔn),其趨向均具有評(píng)估機(jī)制。如最新修訂的ISO 15489:2016,提出對(duì)文件管理“監(jiān)管和評(píng)估”的新要求,需建立監(jiān)管和評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)數(shù)字管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行評(píng)估,從系統(tǒng)論角度看,這樣更有利于系統(tǒng)反饋的實(shí)施,提升文件管理質(zhì)量（見(jiàn)圖3）。因此,應(yīng)在遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,結(jié)合我國(guó)數(shù)字文件管理需求,制定相應(yīng)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),使數(shù)字文件管理標(biāo)準(zhǔn)具有體系性。

3.3 數(shù)字文件管理語(yǔ)義知識(shí)組織標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字文件/檔案管理的最高層次為數(shù)字文件/檔案的知識(shí)管理,在邁向知識(shí)時(shí)代的進(jìn)程中尤為凸顯,其語(yǔ)義知識(shí)組織是核心。因此,數(shù)字文件/檔案管理語(yǔ)義知識(shí)組織標(biāo)準(zhǔn)化日益重要與緊迫。

圖2 據(jù)ISO 30300:2011（E）構(gòu)建的文件管理概念體系（本體）片段

數(shù)字文件/檔案語(yǔ)義知識(shí)組織標(biāo)準(zhǔn)化涉及知識(shí)組織系統(tǒng)、本體、語(yǔ)義網(wǎng)（關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)）等標(biāo)準(zhǔn)化。其中,數(shù)字文件/檔案知識(shí)組織系統(tǒng)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展現(xiàn)狀是英國(guó)、荷蘭等國(guó)家均已應(yīng)用簡(jiǎn)約知識(shí)組織系統(tǒng),并將其檔案敘詞表等發(fā)布于語(yǔ)義網(wǎng)上,極大地提高文化遺產(chǎn)（包括檔案）的標(biāo)引與檢索利用效益。數(shù)字文件/檔案本體的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展現(xiàn)狀是,已制定用于博物館、圖書(shū)館和檔案館的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)文化遺產(chǎn)信息交換的參考本體》,并在國(guó)際InterPARES項(xiàng)目中構(gòu)架文件概念的本體。數(shù)字文件/檔案語(yǔ)義網(wǎng)（關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)）的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展現(xiàn)狀是在文件管理標(biāo)準(zhǔn)中集成語(yǔ)義網(wǎng)技術(shù)。如Noark第5版中,ISO/TC 46/SC 11第4特別組開(kāi)放數(shù)據(jù)相關(guān)文件管理成立,另外還出現(xiàn)了一系列檔案關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目,包括置標(biāo)模式項(xiàng)目、加強(qiáng)檔案（內(nèi)容）著錄的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)項(xiàng)目、檔案規(guī)范數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)化項(xiàng)目、檔案地理與事件實(shí)體的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)化項(xiàng)目等[18]。

表6 數(shù)字文件管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與最佳實(shí)踐指南評(píng)估機(jī)制分類(lèi)

圖3 標(biāo)準(zhǔn)文件管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)[17]

從數(shù)字文件/檔案管理語(yǔ)義知識(shí)組織標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程看,我國(guó)應(yīng)加緊將語(yǔ)義網(wǎng)技術(shù)集成融入數(shù)字文件/檔案管理標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件/檔案的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)化,并進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)數(shù)字文化遺產(chǎn)整體的語(yǔ)義知識(shí)組織與管理標(biāo)準(zhǔn)化。

[1] 馮惠玲,劉越男,馬林青.文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型:關(guān)鍵要素識(shí)別與推進(jìn)策略分析[J].檔案學(xué)通訊,2017(3):4-11.

[2] GASIOROWSKI-DENIS E.Records management in the digital age[EB/OL].(2016-04-26)[2017-07-16].https://www.iso.org/news/2016/04/Ref2072.html.

[3] Committee on Electronic Records of ICA.Guide for managing electronic records from an archival perspective[R/OL].[2017-07-16].https://www.ica.org/sites/default/ fi les/ICA%20Study%208%20guide_eng.pdf.

[4] ISO.Information and documentation–Principles and functional requirements for records in electronic office environments–part 1:Overview and statement of principles:ISO 16175-1:2010(E)[S/OL].[2017-07-12].https://www.iso.org/standard/55790.html.

[5] ROGERS C.Diplomatics of born digital documents–considering documentary form in a digital environment[J].Records Management Journal,2015,25(1):60-20.

[6] National Archives of Australia.Types of information[EB/OL].[2015-07-11].http://naa.gov.au/records-management/agency/digital/types-dr/index.aspx.

[7] KATUU S.Managing records in South African public health care institutions:a critical analysis[D].Pretoria: University of South Africa,2015.

[8] National Archives of Norway[EB/OL].[2015-07-16].https://www.arkivverket.no/forvaltning-og-utvikling/regelverk-og-standarder/noarkstandarden/noark-5.

[9] National Archives of Norway.eArkiv[EB/OL].[2015-07-16].https://www.arkivverket.no/sok?q=eArkiv.

[10] Joint Interoperability Test Command of the US(2015),Records Management Application Product Register,US Department of Defense,Fort Huachuca,AZ[EB/OL].[2017-07-16].http://jitc.fhu.disa.mil/projects/rma/reg.aspx.

[11] DLM Forum Foundation (2011),Moreq2010–Modular Requirements for Records SystemsPART I–Core Services(Version 1.1)[R/OL].[2015-07-16].http://www.moreq.info/ fi les/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf.

[12] KATUU S.Enterprise content management(ECM) implementation in South Africa[J].Records Management Journal,2012,22(1):37-56.

[13] National Archives of Australia.ISO 16175 Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Of fi ce Environments[EB/OL].[2017-07-16].http://naa.gov.au/records-management/agency/digital/iso-16175/index.aspx.

[14] Treasury Board of Canada.Standard for Electronic Documents and Records Management Solutions(EDRMS)[S/OL].[2017-07-16].https://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=18910.

[15] Archives New Zealand.Digital Recordkeeping Standard[S/OL].[2017-07-16].http://archives.govt.nz/sites/default/ fi les/S5_Digital_Record keeping_Standard.pdf.

[16] KATUU S.Managing digital records in a global environment a review of the landscape of international standards and good practice guidelines[J].Electronic Library,2016,34(5):885.

[17] ISO.Information and documentation–Management systems for records–Fundamentals and vocabulary:ISO 30300:2011(E)[S/OL].[2017-07-12].https://www.iso.org/standard/53732.html.

[18] TEKULU H W.Integrating semantic web technologies for norwegian records management standard Noark5,an exploratory case study[D].Oslo:Oslo and Akershus University College,2012.

段榮婷，女，1978年生，博士，副教授，碩士生導(dǎo)師，研究方向：檔案標(biāo)準(zhǔn)化、電子文件管理，E-mail：cooldogdrt@sina.com。

李真，男，1977年生，碩士，研究方向：檔案管理。

2017-08-23）

《科技報(bào)告體系構(gòu)建研究》

為推進(jìn)我國(guó)科技報(bào)告制度建設(shè),強(qiáng)化科技報(bào)告資源共享服務(wù),賀德方研究員率領(lǐng)中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所科技報(bào)告研究團(tuán)隊(duì),進(jìn)行了國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金重點(diǎn)項(xiàng)目“中國(guó)科技報(bào)告資源體系構(gòu)建”（11ATQ006）研究,并對(duì)20多年來(lái)中國(guó)科學(xué)技術(shù)信息研究所相關(guān)研究和實(shí)踐進(jìn)行了歸納、凝練、整理和補(bǔ)充,最終形成了《科技報(bào)告體系構(gòu)建研究》。

本書(shū)作為國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金重點(diǎn)項(xiàng)目的主要研究成果,總結(jié)了科技報(bào)告產(chǎn)生發(fā)展的管理歷程、凝練了科技報(bào)告制度的建設(shè)路徑、制訂了科技報(bào)告資源的整合方案,提出了科技報(bào)告體系的構(gòu)建模式,歸納了科技報(bào)告實(shí)踐的操作過(guò)程。本書(shū)對(duì)各級(jí)科技計(jì)劃管理人員強(qiáng)化科技計(jì)劃項(xiàng)目過(guò)程管理具有借鑒作用,對(duì)科研人員撰寫(xiě)高質(zhì)量科技報(bào)告具有指導(dǎo)作用,對(duì)各類(lèi)科研機(jī)構(gòu)做好科技報(bào)告呈交、推進(jìn)科技項(xiàng)目的規(guī)范管理和機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)建設(shè)具有參考價(jià)值,對(duì)圖書(shū)信息機(jī)構(gòu)做好科技報(bào)告深層次加工和收藏利用具有引導(dǎo)作用,也可供高校信息管理、科技政策與管理等專(zhuān)業(yè)研究生學(xué)習(xí)參考。

《科技報(bào)告體系構(gòu)建研究》于2014年12月由科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社出版,定價(jià)78.00元。

Development of Standardization on Digital Records Management and Its Reference and Revelations to China

DUAN RongTing, LI Zhen
(Information Management Department in Political College of Defense University, Shanghai 200433, China)

Standardization on digital records management has been a frontier and hot topic in the international archival standardization fi eld. In China, especially for the implementation of 13th Five-Year Plan of Electronic Records Management, it’s very meaningful to study and learn from that. The paper fi rst de fi ned concept of digital records. Based on that, there was dynamic and comparative static analysis of the international standards on digital records management from both time and space dimensions. At last, the paper summarized the characteristics and development tendency of the international standardization on digital records management, and concluded that China should realize digital records management’s terminology standardization, management assessment standardization, and semantic knowledge organization standardization.

Digital Records; Digital Records Management; Standardization; International

G270.7

10.3772/j.issn.1673-2286.2017.10.008

* 本研究得到國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目“云計(jì)算環(huán)境下電子文件管理元數(shù)據(jù)智能化研究”（編號(hào)：13ATQ008）資助。