文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司云浮云安供電局 張冰蘭

探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司云浮云安供電局 張冰蘭

檔案信息化建設(shè)主要指的是在對檔案進行管理的過程中使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在對檔案進行管理的過程中，使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對檔案資料進行收集、歸檔、整理。檔案管理信息主要是從過去實體化管理方式轉(zhuǎn)換成依靠現(xiàn)代技術(shù)對檔案進行管理，在具體操作的過程中主要是以實體化檔案管理方式為主。檔案信息化管理方式的應(yīng)用，主要集中表現(xiàn)在對檔案進行信息化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理。本文主要結(jié)合作者多年的工作經(jīng)驗，分析了檔案信息化建設(shè)的必要性，探討了檔案管理信息化建設(shè)的措施。

檔案管理；信息化建設(shè)；策略

檔案信息化管理主要指在以使用紙張對檔案進行記錄的基礎(chǔ)上，在不改變檔案原有信息的情況下，將檔案資料的信息以及保存方式進行信息化的改變，使檔案管理更加信息化。在企業(yè)管理的過程中，需要做到檔案信息資源共享，使企業(yè)內(nèi)部的人力資源以及領(lǐng)導(dǎo)管理人員能夠以最快的速度找到人才檔案等其他信息。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著我國現(xiàn)代信息化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都加強了對信息化技術(shù)的應(yīng)用，在現(xiàn)階段信息化社會發(fā)展的過程中，檔案管理工作也必須要順應(yīng)時代的發(fā)展，堅持做好檔案信息化管理的建設(shè)，有效地促進檔案管理工作的效率。一方面，在對檔案進行信息化建設(shè)的過程中，必須使用電子文件科學(xué)化管理。近幾年，隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，在工作的過程中很多地方都使用了計算機技術(shù)對文件進行處理。在對檔案進行管理的過程中如何使用先進的技術(shù)對電子文件進行處理，有效地促進檔案信息化管理，是促進檔案管理工作順利進行的基本保證，這也是檔案管理工作人員必須要加強注意的問題。另外一方面，檔案信息化建設(shè)主要是對知識資產(chǎn)進行客觀化的管理。知識資產(chǎn)是檔案管理過程中非常重要的內(nèi)容，知識資產(chǎn)管理在后續(xù)檔案管理工作的發(fā)展中起到了非常重要的作用。檔案管理人員需要加強對知識資產(chǎn)管理的重視，因為檔案管理是知識資源管理的內(nèi)容。因為加強檔案管理可以有效地促進知識資產(chǎn)管理，為此，必須加強對檔案管理信息化的建設(shè)。

二、檔案管理中檔案信息化建設(shè)的措施

（一）創(chuàng)新觀念，促進檔案管理的信息化發(fā)展?，F(xiàn)如今，各地方政府的主要任務(wù)就是不斷創(chuàng)新檔案管理觀念。電子政務(wù)的相關(guān)內(nèi)容都在國家相關(guān)部門制定的政策和計劃當(dāng)中。在檔案管理信息化建設(shè)時，不可避免地存在各式各樣的問題，想要更好地對這些問題予以解決，就需要不斷創(chuàng)新。例如，檔案管理系統(tǒng)自身具備自動備份的功能，不過現(xiàn)階段很多檔案管理部門還未建立自動備份系統(tǒng)，所以數(shù)據(jù)的安全性得不到保障。與此同時，在信息化發(fā)展過程中也存在很多問題，當(dāng)前我國政府機構(gòu)中還未有專門的部門對此進行管理，這種情況下，就對政府部門提出要求，要不斷對其職能進行創(chuàng)新。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力。在對檔案進行管理的過程當(dāng)中，工作人員始終是占第一位的，管理人員的綜合素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量有非常重要的影響。工作人員需要改變原有的管理理念，在管理的過程當(dāng)中具有一定的創(chuàng)新精神，積極掌握新型的管理技術(shù)，在管理的過程當(dāng)中能夠因地制宜創(chuàng)新檔案管理的方式。此外還需要加強對檔案管理人員技能的培訓(xùn)，在進行檔案管理的過程當(dāng)中，借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗，檔案管理工作人員還需要同企業(yè)單位人員進行交流，認真總結(jié)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，有效地提升檔案管理工作水平，使檔案管理工作更加科學(xué)化。

（三）搭建網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺。在進行檔案管理的過程中，必須建立全面的數(shù)字化平臺，這樣就可以為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造出更好的網(wǎng)絡(luò)氛圍。為了能制造更好的檔案信息化系統(tǒng)，在進行平臺建設(shè)的過程中需要從實際情況出發(fā)，有目的、有規(guī)劃地建設(shè)數(shù)字化平臺以及檔案管理信息軟件平臺。在平臺信息化建設(shè)的過程中，還需要建立完善的檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，在進行檔案管理的過程中需要依靠一個綜合化的檔案管理信息系統(tǒng)，這樣就可以更好地進行收集、歸檔、整理。同時，在對檔案進行信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，還可以建立檔案信息查詢的相關(guān)鏈接，有效地保證檔案信息管理與其他的信息能夠更好地區(qū)分出來，并且可以進行無縫連接。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一項時間比較長、專業(yè)性強的工程。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用給檔案管理工作提供了更好的發(fā)展空間，有效地促進檔案管理工作的進行，讓檔案管理工作能夠更好地利用信息技術(shù)，有效地促進檔案管理工作的發(fā)展。

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