文/上海煙草集團(tuán)金山煙草糖酒有限公司 盧海峰

與時(shí)俱進(jìn) 求真務(wù)實(shí) 推進(jìn)煙草行業(yè)檔案創(chuàng)新管理

文/上海煙草集團(tuán)金山煙草糖酒有限公司 盧海峰

在當(dāng)前信息環(huán)境下，煙草行業(yè)檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，向高效化、信息化、規(guī)范化方向發(fā)展，充分發(fā)揮行業(yè)檔案的服務(wù)功能。以下將結(jié)合煙草檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐，進(jìn)一步闡述“與時(shí)俱進(jìn)、求真務(wù)實(shí)”理念引導(dǎo)下，煙草行業(yè)檔案管理創(chuàng)新的可行路徑。

煙草行業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新求變；與時(shí)俱進(jìn)

隨著行業(yè)改革步伐的加快，按照集團(tuán)“全面從嚴(yán)治黨，全面提升素質(zhì)，堅(jiān)持品牌保狀態(tài)，堅(jiān)持企業(yè)練內(nèi)功”總體要求，上海煙草無論是在資源整合、經(jīng)營規(guī)模還是在市場(chǎng)運(yùn)作方面都與以往有了重大改變。而檔案則是記錄行業(yè)發(fā)展變化的重要載體，同時(shí)也能夠?yàn)樾袠I(yè)未來發(fā)展提供更有效的決策依據(jù)。檔案管理強(qiáng)調(diào)真實(shí)、完整、實(shí)效，基于此，煙草行業(yè)檔案管理創(chuàng)新已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急，針對(duì)這一課題進(jìn)行研究具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

一、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新在煙草行業(yè)的重要意義

（一）煙草檔案的歷史意義。煙草經(jīng)濟(jì)歷來是國民經(jīng)濟(jì)體系的重要構(gòu)成元素，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展者扮演著重要角色。進(jìn)入新時(shí)期以來，國家煙草行業(yè)出現(xiàn)了重大變化，行業(yè)體制、市場(chǎng)環(huán)境、發(fā)展舉措都較之以往有很大不同。這一變化過程能夠在檔案記錄中反映出來，同時(shí)也是塑造煙草文化的重要因素。煙草行業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，有利于維護(hù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)利益，保障廣大消費(fèi)者權(quán)益，無論是從行業(yè)發(fā)展還是服務(wù)市場(chǎng)角度而言，檔案管理都有著不可忽視的歷史意義。

（二）檔案在煙草企業(yè)中的重要價(jià)值。對(duì)于煙草企業(yè)而言，檔案管理是記錄其變革發(fā)展的核心文本，同時(shí)也是企業(yè)生產(chǎn)優(yōu)化、科研創(chuàng)新、管理變革的延續(xù)依據(jù)。煙草企業(yè)檔案管理有利于組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整，尤其對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)、行政管理、資本運(yùn)作等進(jìn)行詳細(xì)記錄，有利于強(qiáng)化檔案管理的完整性和安全性，能夠有效避免國有資產(chǎn)流失，這一點(diǎn)對(duì)于煙草企業(yè)而言尤其重要。

（三）檔案是煙草行業(yè)發(fā)展決策的有效依據(jù)。在漫長(zhǎng)的煙草經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷史中，煙草企業(yè)所處區(qū)域不同、企業(yè)文化不同、市場(chǎng)發(fā)展理念不同、工藝技術(shù)不同，因此煙草行業(yè)的發(fā)展也呈現(xiàn)出多元化、差異化發(fā)展趨勢(shì)。無論在何種市場(chǎng)環(huán)境下，行業(yè)發(fā)展都已經(jīng)積累了相對(duì)豐富的經(jīng)驗(yàn)。尤其是在制度建設(shè)、經(jīng)濟(jì)合同履行、技術(shù)研發(fā)成果、財(cái)務(wù)管理模式等方面會(huì)積累不少報(bào)告經(jīng)驗(yàn)。這些不可再生的信息資源將被記錄在檔案中，作為制定行業(yè)發(fā)展決策的珍貴依據(jù)。

（四）檔案是煙草行業(yè)科學(xué)管理、與時(shí)俱進(jìn)的重要載體。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的整體環(huán)境下，煙草行業(yè)也需要積極面對(duì)歷史變化，這一變革是前所未有的，雖然沒有現(xiàn)成經(jīng)驗(yàn)可循，但是卻可以通過檔案記錄逐漸形成自有經(jīng)驗(yàn)體系，為煙草行業(yè)科學(xué)管理、工藝技術(shù)進(jìn)步提供有效的檔案記載，從而見證煙草行業(yè)科學(xué)管理、與時(shí)俱進(jìn)的改革步伐。

二、煙草行業(yè)檔案管理創(chuàng)新中存在的問題

（一）檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低。國家對(duì)于檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施源于上世紀(jì)80年代初，發(fā)展至今已經(jīng)形成了相對(duì)完備的專業(yè)化管理體系。但是在煙草行業(yè)檔案管理中，也存在著檔案分散、多頭管理等問題，這些問題使檔案管理的難度加大。而且長(zhǎng)期以來，煙草行業(yè)檔案管理處于封閉體系內(nèi)，尚未形成行業(yè)內(nèi)信息共享，而且尚未全部實(shí)現(xiàn)與國家級(jí)檔案資源的聯(lián)網(wǎng)。近年來，在檔案管理創(chuàng)新意識(shí)的引導(dǎo)下，雖然在管理中已有不少創(chuàng)新舉措，但是整體看來檔案管理功能仍過于單一，管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏一致性，檔案數(shù)據(jù)缺失問題較為普遍，尤其是檔案信息共享機(jī)制尚未形成，由于缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，造成煙草檔案管理盲目性較高，管理效率過低等問題。

（二）檔案管理投入不足。在檔案管理領(lǐng)域，經(jīng)費(fèi)不足問題較為普遍，這也是造成檔案管理創(chuàng)新的重要局限因素。由于對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，與檔案相關(guān)的主管部門在資金、技術(shù)等方面缺乏穩(wěn)定支持，還有一些單位尚未配備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)計(jì)，信息技術(shù)應(yīng)用不足，進(jìn)而造成檔案管理效率低下，一些管理中的實(shí)踐問題得不到盡快解決，對(duì)于檔案管理改革造成一定的阻礙作用。

（三）缺乏高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人員。從當(dāng)前煙草行業(yè)檔案管理人員配置情況來看，可以將其分為三種類型。一般管理員、兼職管理者、專職管理員。一般管理員和兼職管理員很多并非檔案專業(yè)出身，而是從單位其他崗位中臨時(shí)兼任或者長(zhǎng)期借調(diào)人員，還有一些閑職人員也被安排到檔案管理崗位。這些管理者主要表現(xiàn)為專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)于檔案領(lǐng)域的新知識(shí)、新技能掌握不夠充分，很難在檔案管理中發(fā)揮應(yīng)用作用。檔案管理中的決策型管理者需要具備領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌能力，能夠主動(dòng)調(diào)整檔案管理格局，積極適應(yīng)新時(shí)代、新環(huán)境變化，而這些能力也是當(dāng)前檔案管理者所缺失的。

三、檔案管理創(chuàng)新在煙草行業(yè)發(fā)展中面臨的新要求

（一）主管部門高度重視，切實(shí)加強(qiáng)組織管理。作為煙草行業(yè)的檔案主管部門，需要高度重視組織管理工作。早在2006年，政府針對(duì)檔案管理做了重大改革，并下發(fā)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，在這一規(guī)定中，原有檔案管理期限從“永久”“長(zhǎng)期”“短期”變更為“永久”和“定期”，并且對(duì)以往期限劃分作出調(diào)整，短期為1-15年、長(zhǎng)期為16-50年?！岸ㄆ凇眲t分別設(shè)置為30年和10年，從而促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步規(guī)范。煙草行業(yè)需要針對(duì)這些變革進(jìn)一步強(qiáng)化組織管理，提高檔案管理的規(guī)范性，從組織到落實(shí)進(jìn)一步提高檔案管理成效。

（二）嚴(yán)格控制檔案的歸屬和流向。新形勢(shì)下煙草行業(yè)檔案管理需要明確其歸屬和流向，規(guī)范檔案的分類管理，將企業(yè)文本、科技、人事變動(dòng)、財(cái)務(wù)管理、聲像資料、實(shí)物等分門別類，做好檔案清點(diǎn)工作。對(duì)于已經(jīng)到期、不具備歸檔價(jià)值的檔案要進(jìn)行銷毀處置，對(duì)于保管期滿但仍具備債權(quán)債務(wù)糾紛的檔案不得進(jìn)入銷毀范疇。嚴(yán)格控制檔案流向，如出現(xiàn)流失和損毀問題要嚴(yán)肅查處，后果嚴(yán)重者將追究其法律責(zé)任。

（三）開拓服務(wù)梁道，提高檔案應(yīng)用能力。檔案管理的最終目的在于應(yīng)用，對(duì)于煙草檔案管理而言，要充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，協(xié)調(diào)好檔案調(diào)取應(yīng)用和保密之間的關(guān)系。在檔案應(yīng)用過程中可以將其分為“開放型”和“未開放型”兩種類型。對(duì)于“開放型”檔案的調(diào)取和應(yīng)用，可以通過室內(nèi)閱覽、外借、復(fù)制、出具證明、復(fù)函、電話等傳統(tǒng)形式為需求者提供服務(wù)，同時(shí)也可以結(jié)合先進(jìn)的電子技術(shù)拓展服務(wù)渠道，以此增加煙草檔案的應(yīng)用價(jià)值，為行業(yè)發(fā)展提供有益參考。

四、煙草行業(yè)檔案管理創(chuàng)新的實(shí)施對(duì)策

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。煙草行業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，首先需要構(gòu)建科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，積極融合現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化管理。尤其是在檔案信息共享中優(yōu)化現(xiàn)有資源，增強(qiáng)檔案共享價(jià)值，在數(shù)據(jù)管理、存儲(chǔ)等方面建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在文檔領(lǐng)取、拆分、分類掃描、圖文處理、數(shù)據(jù)檢索、歸檔等幾個(gè)環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格的操作流程。文檔領(lǐng)取要有規(guī)范的登記記錄，根據(jù)排檔順序上架安置。文檔拆分則根據(jù)檔案材質(zhì)、幅面等進(jìn)行嚴(yán)格拆分，確保檔案完整。這一過程中可以采用如手動(dòng)切紙機(jī)或者電動(dòng)切紙機(jī)等設(shè)備。針對(duì)煙草進(jìn)行分類掃描，針對(duì)幅面類型確定與之相適應(yīng)的掃描設(shè)備，做好規(guī)范的掃描記錄。如果是同卷檔案利用不同掃描儀完成，則需要做好最終檔案文件的歸卷工作。煙草檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有利于提高檔案的應(yīng)用價(jià)值，在常規(guī)工作中，還需要依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境消除檔案信息壁壘，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)發(fā)展的大局意識(shí)，在崗位服務(wù)中進(jìn)一步簡(jiǎn)化手續(xù)流程，盡快構(gòu)建起一站式檔案服務(wù)體系，通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提高檔案管理創(chuàng)新效率。

（二）實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。在煙草檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的主要體現(xiàn)。信息化管理改變了以往檔案手工檢索的方式，通過信息技術(shù)掃描，實(shí)現(xiàn)了煙草檔案的電子化管理，增加了檔案管理的時(shí)效性和檢索應(yīng)用效率。在數(shù)字化檔案管理中，圖文處理主要依靠掃描技術(shù)完成，掃描后針對(duì)圖像文件進(jìn)行糾正、編排栽邊等處理，保證圖文掃描質(zhì)量。其中應(yīng)用p h o t o s h o p軟件進(jìn)行圖件處理，利用A C D S E E軟件實(shí)現(xiàn)各類文件的快速縮略預(yù)覽。在數(shù)據(jù)檢查匯總操作中，針對(duì)掃描圖片實(shí)施整體檢查，如果出現(xiàn)漏掃則需要進(jìn)行補(bǔ)掃，針對(duì)工作組數(shù)據(jù)實(shí)施備份。掃描之后的文件將保存為P D F格式，便于歸檔。P D F磁盤有統(tǒng)一的排放位置和序號(hào)，同時(shí)做好不同檔案資料的積累工作。在煙草檔案數(shù)據(jù)檢查工作有質(zhì)量和審核兩個(gè)小組分別負(fù)責(zé)，本組完成掃描檢驗(yàn)匯總后，質(zhì)檢組會(huì)進(jìn)行二次檢驗(yàn)。主要核對(duì)內(nèi)容包括檔案文號(hào)、文件名、文件頁碼、頁次等，掃描過程中還需要關(guān)注文件分辨率、清晰度等要素。如有需要審核組還會(huì)對(duì)電子檔案進(jìn)行抽檢。電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)進(jìn)行備份管理，檔案目錄定期更新，因此檢索效率進(jìn)一步增加，而且還能與打印設(shè)備相連接，提高了煙草檔案的應(yīng)用效率。

（三）加快復(fù)合型人才培養(yǎng)。在煙草行業(yè)檔案管理的創(chuàng)新中，人才是創(chuàng)新管理的核心要素。針對(duì)專業(yè)檔案人才進(jìn)行培養(yǎng)，有利于改變以往檔案管理者專業(yè)能力缺失的局限性，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。在新形式、新技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，檔案管理人才應(yīng)向復(fù)合型人才方向發(fā)展，單位要組織專項(xiàng)檔案管理創(chuàng)新培訓(xùn)，促使檔案工作人員能夠及時(shí)掌握新理念、新技能。尤其需要在檔案管理隊(duì)伍的優(yōu)化上下功夫，積極吸引優(yōu)秀的專業(yè)人才加入檔案管理隊(duì)伍，在工作中注重檔案文化與職業(yè)道德的培養(yǎng)，使檔案工作者樹立起鮮明的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代煙草檔案管理的變革與創(chuàng)新契機(jī)，除了掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還需要了解信息技術(shù)、數(shù)據(jù)管理、檔案文化建設(shè)等多元化知識(shí)內(nèi)容，為構(gòu)建復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍注入活力。

五、結(jié)語

“與時(shí)俱進(jìn)，求真務(wù)實(shí)”，這是煙草行業(yè)檔案管理的核心指導(dǎo)理念。尤其是在煙草行業(yè)轉(zhuǎn)型、信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，煙草行業(yè)檔案管理更要突出時(shí)代特色，充分融合創(chuàng)新理念，通過管理思維、管理模式的變化求新求變，積極引入和應(yīng)用信息技術(shù)，增加檔案管理的信息含量，提高檔案管理的規(guī)范性和實(shí)效性，依托信息技術(shù)提高檔案管理效率，創(chuàng)新管理成效，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理模式，為煙草行業(yè)的發(fā)展注入新活力。

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