文/宜昌市人才服務局 王燕

檔案管理與辦公室工作探討

文/宜昌市人才服務局 王燕

本文就辦公室的檔案管理工作展開論述，對檔案管理工作在辦公室工作中的重要作用進行詳細論述，以期對辦公室檔案管理工作質量水平的提高起到一定的促進作用。

信息時代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究

檔案資料對于一個單位而言至關重要，首先，檔案管理資料是對單位發(fā)展過程的有效記錄，對其成長過程中的各種功績、榮譽的有效見證，通過對單位過往成長歷程的研究，能夠為單位目前的發(fā)展狀況以及在一定時間段內(nèi)的發(fā)展趨勢做出相對客觀的判斷，尤其是對于其發(fā)展趨勢的判斷，對于企業(yè)的長遠發(fā)展有重要意義。與此同時，檔案資料的管理工作對辦公室工作有著直接的影響。同在一個單位的各個不同的部門，只有對本單位的檔案資料管理工作引起足夠的重視，才能夠對本單位形成全面、客觀的認識，為各個階層進行決策提供客觀的參考資料，促進單位工作效率和質量的全面提高。

一、將檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程中

在機關事業(yè)單位的發(fā)展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關單位發(fā)展歷程中的一個重要的轉折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領導的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經(jīng)濟市場中，這種模式已經(jīng)開始顯現(xiàn)出一定的弊端，對于日程的工作在質量和效率方面開始出現(xiàn)不良的影響，對于機關單位高層進行決策不能提供科學的參考依據(jù)。

要將檔案管理工作作為機關單位辦公室的一項重要職能，為領導的決策提供依據(jù)和基礎。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設立一個相對獨立的管理機制，實現(xiàn)檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協(xié)調統(tǒng)一，充分實現(xiàn)其服務性，并促進其作用最大程度地發(fā)揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領導進行科學決策的重要依據(jù)。在一個單位，尤其在國企機關單位中，決策層的工作任務主要有兩個方面：首先是對單位發(fā)展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關系進行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學、客觀決策的制定提供重要依據(jù)。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發(fā)展歷程中的業(yè)績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發(fā)揮起著重要的指導作用。新時期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現(xiàn)代化建設工作的開展，進而促進事業(yè)單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現(xiàn)單位發(fā)展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優(yōu)質服務。

（三）檔案管理為機關單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保證。在檔案管理工作過程中，所涉及到的資料內(nèi)容眾多，經(jīng)過常年累月的不斷積累，其數(shù)量是相當龐大的，尤其是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，多為紙質文件材料，占用的空間是比較大的，這些都給檔案管理工作增添了一定的難度。在眾多檔案資料中，其重要的級別是有差異的，一些重要的機密性的文件，更要做好保密工作，謹防泄露。將檔案資料的管理工作做好，能夠促進辦公室工作效率的提高，能夠更好地為其他部門服務，提高檔案管理工作效率的過程中，積極引用現(xiàn)代化的信息技術，如計算機技術等，既方便了對檔案資料的管理，又方便對其調閱，極大提高了檔案資料的管理效率以及功效的發(fā)揮程度。

三、結束語

綜上所述，隨著社會的不斷進步與發(fā)展，辦公室檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)，機關單位要想在經(jīng)濟市場中獲得更為長遠的發(fā)展，要想進一步為社會做出更多的貢獻，要對辦公室檔案管理工作給予足夠的重視，充分利用現(xiàn)代化的信息、技術結合相關管理模式、制度對其進行有效的輔助管理，全面推動其科學化的管理，使檔案管理工作能夠適應新時代社會發(fā)展的需求，更好地為辦公室工作效率和質量的全面提升提供助力。

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