社保檔案管理的信息化建設(shè)探析

文/山東省濱州市濱城區(qū)社會保險事業(yè)處 李穎

社保檔案管理的信息化建設(shè)探析

文/山東省濱州市濱城區(qū)社會保險事業(yè)處 李穎

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們學(xué)習(xí)、生活、工作中都在不同程度地應(yīng)用信息技術(shù)。本文對檔案管理信息化的重要性進行簡要概述，并討論社保檔案管理中信息化建設(shè)的優(yōu)勢。

社保；檔案管理；信息化建設(shè)；探析

隨著我國科技技術(shù)的不斷發(fā)展，信息的傳播和交流也更加廣泛?，F(xiàn)階段我國社會保障中最重要的組成部分就是社會保險，而社會保障的核心也是社會保險，而我國實現(xiàn)檔案信息資源有效共享和規(guī)范管理，都是通過建設(shè)檔案信息化完成的，最終實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)可以完成信息共享、辦公自動化等優(yōu)勢。因此，社保檔案管理應(yīng)該加快建設(shè)檔案資源信息化的步伐，從而更好地為社會和人民更好地服務(wù)。

一、建設(shè)社保檔案信息化的重要性

社會保險簡稱社保，它是我國為了分擔(dān)和預(yù)防死亡、事業(yè)、年老等社會風(fēng)險，并為了實現(xiàn)社會安全，強制部分社會成員參加的一種所得重分配功能的非營利性社會安全制度，我國在1999年頒布并實行了社會保險費征繳暫行條例，建立社會保險體系之后，通過國家立法的社會保險漸漸成為一種較為廣泛的社會保障方式。社會保險使用基金集中管理方法，針對失去工作、受傷、患病、年老等人員進行統(tǒng)一的生活保障和社會補償?shù)陌l(fā)放。我國社會保障體系重要的組成部分就是社會保險，其覆蓋面積較為廣泛，投保方式采用終身制，不但能推動我國的人均經(jīng)濟水平，還能提高人們的生活水平。因此，社會保險對人們的生活有著極為重要的作用，在社保不斷發(fā)展及檔案信息不斷增加的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會的要求，而社保檔案信息建設(shè)信息化管理實現(xiàn)資源共享任務(wù)已經(jīng)迫在眉睫。

二、社保檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

我國傳統(tǒng)的社保檔案管理在檔案利用方面容易出現(xiàn)因人事調(diào)動等原因而需要調(diào)走各種檔案，但是又由于種種客觀與主觀原因致使檔案未能投遞到指定場所，而產(chǎn)生滯留的現(xiàn)象叫做死檔案；還會出現(xiàn)在檔案查找時因為檔案資料過多，致使檔案無從查找或者耗費大量時間。對社保檔案管理進行信息化建設(shè)就可以有效解決這些問題，社會檔案管理人員可以通過計算機高效、準(zhǔn)確、快速地找到所需檔案資料，不但能節(jié)省社會檔案管理人員的時間，提高工作效率，還能避免傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的問題，如：檔案丟失、抄寫錯誤等，從而提高我國社保檔案管理的準(zhǔn)確性。

因為計算機存儲量大、查找方便，所以對社保檔案管理進行信息化建設(shè)可以使檔案資料完整保存，可以有效減少社保檔案破損的情況。傳統(tǒng)社保檔案保存工作需要大量設(shè)備和庫房，不但要投入較大的人力和資金進行管理，還要防止檔案發(fā)生霉變等破損情況。在社保檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)之后，社保檔案管理工作人員采用計算機管理檔案的方式，將檔案資料儲存在硬板、光存儲介上，節(jié)省檔案管理成本。

三、積極推動社保檔案管理信息化建設(shè)

社保檔案信息化建設(shè)可以適應(yīng)社會活動和需求規(guī)律，在社會不斷完善信息化建設(shè)的背景下，社保檔案內(nèi)容交叉分散、介質(zhì)表現(xiàn)為多樣化，這就要求社保檔案管理部門加快改革傳統(tǒng)管理方法。

我國科技技術(shù)不斷發(fā)展，社保檔案管理工作通過信息技術(shù)能更好地為社會的人民服務(wù)?，F(xiàn)階段我國已經(jīng)具備建設(shè)社保檔案信息化的環(huán)境，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，推動了社保檔案信息化發(fā)展，而我國信息化建設(shè)的重要組成部分就是社保檔案信息化建設(shè)，同時衡量一個國家或者地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要指標(biāo)就是信息化水平，現(xiàn)階段我國信息化已經(jīng)步入多層次、全方位的發(fā)展階段，在各個領(lǐng)域范圍內(nèi)的信息化飛速發(fā)展，作為我國信息資源的檔案資料，面對社會信息化發(fā)展趨勢，建設(shè)檔案管理信息化已經(jīng)是檔案管理發(fā)展的主要方向，也是社保檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代的需求。另外，社保檔案信息化管理也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的機遇，因此，無論是檔案事業(yè)發(fā)展需要信息技術(shù)提供有力支持，還是國家對信息化資源建設(shè)的要求，社保檔案管理部門都要牢牢抓住這一時期，實現(xiàn)檔案事業(yè)的改革和發(fā)展。

四、社保檔案信息化建設(shè)的保障措施

（一）采用網(wǎng)絡(luò)進行檔案數(shù)據(jù)傳輸和檔案數(shù)據(jù)共享。因為社會保險檔案是針對參與這一制度人員的信息數(shù)據(jù)進行真實記錄，對參保人員的失業(yè)和就業(yè)信息進行研究，研究結(jié)果可以為政府和領(lǐng)導(dǎo)在決策時提供準(zhǔn)據(jù)的數(shù)據(jù)參考。對檔案信息科學(xué)的使用，可以解決國家社會保障問題。

各行各業(yè)中退休人員和職工人員參加后續(xù)社會保險的主要憑證就是社會保險檔案，同時社會保險檔案也是維護人民權(quán)益的主要證據(jù)。政府在社會保險相關(guān)工作中制訂規(guī)章制度或者對社會保險作出決策都是依據(jù)檔案信息，對社保檔案管理進行信息化建設(shè)，可以提高檔案信息更大的價值，從而為人民和政府提供更快捷的服務(wù)。

（二）在信息化建設(shè)背景下，提高檔案管理能力。社保檔案管理部門應(yīng)該對社保檔案工作人員進行信息化技能培訓(xùn)、教育、考核等，使社保檔案管理工作人員具備相關(guān)技能，并培養(yǎng)社保檔案管理工作人員發(fā)展成綜合型人才，為我國社保檔案管理發(fā)展提供有力支持。在社保檔案事業(yè)發(fā)展的要求基礎(chǔ)上，社保檔案管理部門應(yīng)該完善和優(yōu)化社保檔案功能，分析社保檔案信息化管理包含的信息，并對信息化管理存在的問題進行討論，并提出有效建議。

在社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案信息化控制中，社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦信息化管理終端應(yīng)該具備輸入差錯功能，從而有效控制社會業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案信息化資料的準(zhǔn)確性。社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦檔案信息化管理部門應(yīng)該妥善保管檔案資料，將檔案資料儲存在磁性介質(zhì)中，并安排相關(guān)人員定期檢查和備份檔案資料，防止社保檔案資料丟失。

五、總結(jié)

綜上所述，社保檔案管理應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)代化社會的需要不斷進行改革，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，為社保檔案管理工作進行信息化建設(shè)，使社保檔案管理工作可以符合現(xiàn)代社會的需求，使我國社保檔案管理事業(yè)穩(wěn)定快速地發(fā)展。

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