正確處理檔案管理工作中的幾個關(guān)系

文/云南行政學(xué)院 李陽

正確處理檔案管理工作中的幾個關(guān)系

文/云南行政學(xué)院 李陽

從事檔案管理的人員面臨著兩個方面的工作：一方面，嚴(yán)格遵守與保密相關(guān)的制度，確保檔案的安全。另一方面，充分開發(fā)利用檔案，服務(wù)于經(jīng)濟社會的發(fā)展。本文就如何處理好這些關(guān)系進行了探討。

檔案；管理；關(guān)系

檔案是歷史沉淀的財富，保密是檔案管理的本質(zhì)要求。人類社會越是進步發(fā)展，作為歷史沉淀的檔案資源就顯得越發(fā)重要。作為檔案管理工作者，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，開發(fā)利用好現(xiàn)實中的檔案，使蘊含在檔案中的巨大社會價值得到充分合理的利用，這就需要處理好與檔案保密相關(guān)的幾個關(guān)系。

一、處理好檔案保密與檔案利用的關(guān)系

檔案具有保密性，保守秘密是每個檔案管理工作者的職責(zé)所在和基本要求。在日常工作中，檔案管理人員對檔案保密工作都較為重視，致使檔案工作普遍存在著重保密輕利用的現(xiàn)象。因此在檔案管理中引發(fā)產(chǎn)生了一些現(xiàn)實問題：大批檔案堆積沉睡無人過問，有些很有開發(fā)價值的檔案長期被束之高閣，得不到充分的利用沒有轉(zhuǎn)化為有用的信息，造成檔案資源的損失浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面有效地了解本地方或本單位的情況，相關(guān)科研人員和人力專家不能有效地利用檔案資源從事研究；檔案管理人員的積極性和專業(yè)性也難以在利用檔案的成效中得到體現(xiàn)。存在這些情況和問題，檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)保守的思維觀念，對檔案管理工作來說，保密與利用兩者不可偏頗，都是并行不悖的重要工作內(nèi)容。保密的目的之一是為了利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案存在的價值。因此，要在嚴(yán)格做好保密工作的同時，努力開發(fā)利用好現(xiàn)有的檔案資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有益的參考，為科研人員提供有價值的服務(wù)。當(dāng)然，檔案不是無限制地利用，讓圖謀不軌的人利用會給國家的安全和人民的利益造成危害損失，必須是在保密基礎(chǔ)上有利于正能量的發(fā)揮利用。

二、處理好檔案管理和檔案監(jiān)督的關(guān)系

檔案利用監(jiān)督是做好檔案管理工作的一項重要措施，檔案的保密性決定了在檔案利用過程中必須實施有效的監(jiān)督。檔案監(jiān)督能及時發(fā)現(xiàn)并糾正制止檔案利用中違反保密原則的各種不良行為，在檔案開發(fā)利用中保證檔案的安全與完整。為達到此目的，需要從以下幾個方面完善檔案利用監(jiān)督。在利用中，要根據(jù)利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館（室）還可以安裝監(jiān)控器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書畫線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒。做好檔案利用監(jiān)督，一是勤宣傳。經(jīng)常宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機。二是勤觀察。隨時注意了解每個利用者的動態(tài)，置每個利用者于視覺之中。三是勤分析。掌握利用者的情況和利用效果。四是勤落實。通過檢查被利用的案卷，督促利用登記制度的落實。五是勤歸檔。要在利用者離去之前，當(dāng)面仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

三、處理好檔案管理中人與制度的關(guān)系

在檔案管理中人和制度這兩個方面尤為重要。人要靠制度來約束和規(guī)范，人是關(guān)系到事業(yè)成敗決定性的因素；制度需要人來建立和完善，制度則是保證工作正常運轉(zhuǎn)的必備條件。二者缺一不可。一方面，要加強檔案管理人員隊伍建設(shè)。檔案管理人員是實施檔案利用的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任。因此，檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，熱愛檔案事業(yè)，安心本職工作，對工作有強烈的責(zé)任心和使命感；要具備檔案管理的專業(yè)知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟悉所保管范圍的檔案內(nèi)容和相關(guān)的檔案法規(guī)，能獨立處理檔案利用中出現(xiàn)的一般問題，善于總結(jié)檔案利用工作中的經(jīng)驗，掌握利用工作的規(guī)律，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。另一方面，要加強檔案監(jiān)督管理的制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度、歸檔制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍內(nèi)容，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，確保檔案利用不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)簡明而嚴(yán)密，方便并規(guī)范使用者，并在實踐中不斷總結(jié)完善。

四、處理好檔案的保密與解密的關(guān)系

檔案保密并確定密級，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地開發(fā)利用檔案并保證檔案的安全。一般來說，檔案保密具有時效性。秘密不是一成不變而是有期限的，一旦秘密保管期限到期，便失去了它的保密價值。過去，許多檔案管理機關(guān)或部門對其所保管的注有密級的檔案沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，由原確定密級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)即可進行。檔案一旦解密后，就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進行管理。向社會各界開放的檔案，必須是到了規(guī)定時限的檔案，開放前必須先進行劃密解密，把未解密的繼續(xù)列入控制使用的范圍。還要正確區(qū)分保管期限和保密期限，二者不能完全等同。確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內(nèi)容、歷史來源和現(xiàn)實作用，根據(jù)需要來確定檔案的保存價值，判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)不能公開、如被泄露將對國家安全和民眾利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。處理好檔案的保密與解密的關(guān)系，是在保證檔案安全的前提下，有效地開發(fā)利用檔案，更好地服務(wù)于經(jīng)濟社會的發(fā)展。

[1]李建勛.信息時代檔案學(xué)理論研究與實踐[M].北京:中國檔案出版社,2010.

[2]萬國強.中國檔案事業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化[M].北京:中國檔案出版社,2011.