縣級(jí)檔案館紙電檔案配套接收工作的思考

文/吉林省樺甸市檔案局 程秀艷

縣級(jí)檔案館紙電檔案配套接收工作的思考

文/吉林省樺甸市檔案局 程秀艷

檔案的接收工作是做好檔案管理的重要內(nèi)容。如何豐富館藏，如何完成紙電檔案的配套接收，是本篇論文探討的核心宗旨。其目的只有一個(gè)，就是使檔案館真正實(shí)現(xiàn)為科學(xué)研究和各渠道調(diào)研提供有力的史料證據(jù)，讓社會(huì)各界都充分利用檔案的最終價(jià)值。

檔案；縣級(jí)；服務(wù)

一、爭(zhēng)取政府的支持，完善館藏條件

縣級(jí)檔案館是檔案管理的基層單位，但正因?yàn)闄n案來(lái)源于基層，才體現(xiàn)了其真實(shí)性和可借鑒性。因此，取得縣委縣政府的足夠重視，是開(kāi)展館藏工作的前提條件。

首先，要從自身業(yè)績(jī)抓起，端正工作態(tài)度。不能因?yàn)槭强h級(jí)檔案部門(mén)，工作人員就認(rèn)為檔案可有可無(wú)，或者在錄入過(guò)程中，不經(jīng)過(guò)嚴(yán)格篩選就入檔，造成有用檔案沒(méi)有錄入在內(nèi)，無(wú)用檔案堆積一堆。其次，各部門(mén)在征收檔案時(shí)，調(diào)動(dòng)對(duì)方的積極性，使其主動(dòng)提供有價(jià)值的檔案，做出成績(jī)以取得上級(jí)部門(mén)的認(rèn)可。最后，圍繞豐富館藏資源、增加檔案接收手段、緩解庫(kù)房緊張等問(wèn)題，向縣委縣政府提出要求和設(shè)想性建議，以其他縣級(jí)檔案管理中心為實(shí)例，說(shuō)明檔案亟待規(guī)范的重要意義，并待時(shí)機(jī)成熟后，配合上級(jí)完成新館選址、新館擴(kuò)建及設(shè)備提升等一切工作。

大力開(kāi)展檔案接收工作，也應(yīng)取得政府的大力支持，因?yàn)槊嫦蛉鐣?huì)廣泛接收檔案，是一項(xiàng)復(fù)雜的內(nèi)容，其中包括黨、政、軍、團(tuán)及所屬的企事業(yè)機(jī)關(guān)單位；還有各街道辦事處、廠礦、學(xué)校、個(gè)體經(jīng)營(yíng)等實(shí)體單位；還要深入到村、屯、隊(duì)等各條戰(zhàn)線搜集。

這一過(guò)程中，不僅要讓各部門(mén)和基層單位滿意，還要服務(wù)到位，以保證他們的需求，所以，為保證館藏的質(zhì)量，應(yīng)在政府的引導(dǎo)下，得到群眾的密切配合。

二、做好收集工作，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，檔案館接收的紙質(zhì)檔案越來(lái)越多，這些紙質(zhì)檔案給檔案館的庫(kù)存增加了壓力，檢索起來(lái)也十分麻煩，因此，完善電子檔案管理工作勢(shì)在必行。這雖然存在過(guò)渡期和工作量增加的難度，但實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理，是實(shí)現(xiàn)檔案功能化的重要途徑。

檔案數(shù)據(jù)化是將簡(jiǎn)單的紙質(zhì)圖表、照片、文案等資料，通過(guò)掃描等方式錄入微機(jī)，再通過(guò)編碼等細(xì)節(jié)，完成檢索和調(diào)檔工作。

這一方面，需要仔細(xì)研究哪些檔案的接收對(duì)歷史發(fā)展有用，一方面需要在應(yīng)用的過(guò)程中，審核檔案的價(jià)值和保留的必要性。對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，有不少數(shù)據(jù)和資源來(lái)之不易且不可復(fù)制，因此，不能單純認(rèn)為占用館存空間的檔案，就應(yīng)輕易損毀和不予錄用。要保證每份館藏資源都作為實(shí)驗(yàn)依據(jù)和調(diào)研報(bào)告可用，是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。

在完成檔案配套接收、分類(lèi)整理、歸檔利用等工作過(guò)程中，要制定相應(yīng)的措施和制度，建立信息化檔案的投放力度，不惜花費(fèi)重金引進(jìn)設(shè)備。因?yàn)橄鄬?duì)檔案的價(jià)值而言，這筆資金用于搶救瀕危滅絕的資源，是劃算的，也是有意義的；提升檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，將鑒別檔案價(jià)值的本領(lǐng)作為從業(yè)人員的基礎(chǔ)要求，確保檔案的含金量。

三、開(kāi)發(fā)館藏資源，提高服務(wù)水平

檔案的存儲(chǔ)，歸根結(jié)底是為各部門(mén)服務(wù)的。因此，縣級(jí)檔案館要以服務(wù)各單位的需求為已任，向全社會(huì)提供便捷、高效的檔案信息，滿足黨和國(guó)家實(shí)現(xiàn)政治發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技強(qiáng)國(guó)的遠(yuǎn)大目標(biāo)。

縣級(jí)檔案館通過(guò)開(kāi)展便民服務(wù)，向全社會(huì)征集老照片和紙質(zhì)文檔，同時(shí)為解決老百姓信訪問(wèn)題、戶籍、低保等民生問(wèn)題提供政策指導(dǎo)，發(fā)揮檔案的作用，使老百姓認(rèn)識(shí)到參與完善檔案資源、收集檔案數(shù)據(jù)與個(gè)人利益息息相關(guān)，從而更加信任檔案館，通過(guò)口口相傳，給予更大的支持。

利用檔案的優(yōu)勢(shì)，以農(nóng)村宅基地的建設(shè)和發(fā)展為窗口，使人們了解到政府多年來(lái)做出的新舉措，意識(shí)到黨和國(guó)家為人們著想的初衷和所帶來(lái)的顯著社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而自覺(jué)維護(hù)檔案館藏的齊全和完整性，避免重要數(shù)據(jù)的流失，隨時(shí)填充檔案數(shù)據(jù)，甚至以代代相傳的方式，提供散落在民間的可貴材料。

事實(shí)上，館藏資源的豐富，為老百姓維權(quán)、咨詢(xún)提供的幫助，也與社會(huì)形成了良性循環(huán)的互動(dòng)局面，例如，如何利用檔案信息為百姓解決林權(quán)糾紛問(wèn)題提供法律依據(jù)；如何借助檔案編史，為組織部修志、編纂、發(fā)行《城市重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的可行性報(bào)告》提供服務(wù)等等。

因此，豐富館藏和提高服務(wù)水平是相輔相成的，檔案館的工作人員要以從事檔案事業(yè)為榮，積極主動(dòng)落實(shí)接收檔案的實(shí)地驗(yàn)收，完成年度檔案進(jìn)館工作的數(shù)量，加快檔案進(jìn)館的接收進(jìn)度。