文/中冶南方工程技術(shù)有限公司 彭森

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

文/中冶南方工程技術(shù)有限公司 彭森

本文探討了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理理念、組織模式和技術(shù)應(yīng)用的改變，對基于“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的企業(yè)檔案管理案例進(jìn)行分析，指出“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)檔案管理應(yīng)以用戶需求為最終目標(biāo)，重構(gòu)檔案館管理服務(wù)價(jià)值鏈，打造“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”平臺的新理念和新模式，為企業(yè)檔案管理提供有效的創(chuàng)新路徑。

互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；管理創(chuàng)新

企業(yè)檔案信息資源對企業(yè)決策和管理起著非常重要的作用，為企業(yè)管理活動服務(wù)是檔案開發(fā)與利用的根本出發(fā)點(diǎn)。當(dāng)前的“互聯(lián)網(wǎng)+”成為了檔案館領(lǐng)域新的發(fā)展模式，將推動檔案館服務(wù)理念、信息技術(shù)和服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”是以一種互聯(lián)網(wǎng)思維介入到檔案工作中，促進(jìn)檔案思維的轉(zhuǎn)化，是對社會記憶的生產(chǎn)與傳承模式進(jìn)行重新的構(gòu)建。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要構(gòu)建“雙眾”循環(huán)開發(fā)圈，實(shí)施大眾參與檔案數(shù)據(jù)管理、檔案創(chuàng)意定制服務(wù)。要從建立檔案工作平臺、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)和提供標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作三個(gè)方面構(gòu)建檔案工作的服務(wù)模式。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案管理的改變

“互聯(lián)網(wǎng)+”的核心理念是互聯(lián)網(wǎng)思維。“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理更多的是“互聯(lián)網(wǎng)+”對檔案管理思維、服務(wù)模式和基礎(chǔ)架構(gòu)的融合與創(chuàng)新。實(shí)際工作中，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息資源建設(shè)和科技檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，將“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理業(yè)務(wù)范圍中，取得了較好的示范效果作用。

“互聯(lián)網(wǎng)+”理念下的檔案管理要求從互聯(lián)網(wǎng)角度變革思維與理念，強(qiáng)調(diào)以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化形式，實(shí)現(xiàn)用戶的普遍獲取并借助新的媒體為用戶提供方便快捷的服務(wù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)綜合服務(wù)創(chuàng)新，建立多元化、知識化的服務(wù)模式。

“互聯(lián)網(wǎng)+”理念對檔案管理組織模式的影響則是依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)重新鍛造業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、關(guān)系結(jié)構(gòu)和文化結(jié)構(gòu)等價(jià)值鏈，將企業(yè)檔案管理與企業(yè)公眾化、個(gè)性化需求相結(jié)合，構(gòu)建協(xié)同融合、智慧互聯(lián)的新的管理與服務(wù)模式，從而提升企業(yè)檔案管理的文化價(jià)值功能。

“互聯(lián)網(wǎng)+”為企業(yè)檔案管理帶來了新的信息技術(shù)，進(jìn)一步推動了數(shù)字檔案、智慧檔案館、大數(shù)據(jù)知識服務(wù)平臺的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)開展管理與服務(wù)，能夠構(gòu)建一個(gè)“開放、平等、協(xié)作、分享”的多主體的企業(yè)檔案管理平臺。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

中冶南方工程技術(shù)有限公司（簡稱“中冶南方”）是集雄厚的專業(yè)技術(shù)實(shí)力、工程實(shí)施能力和資源整合能力于一體的綜合型工程公司。企業(yè)檔案管理利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)對企業(yè)范圍內(nèi)歸檔的各種分散的檔案信息進(jìn)行整合，并努力創(chuàng)新檔案管理服務(wù)。

一是“+互聯(lián)網(wǎng)”。公司檔案館在企業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，在網(wǎng)絡(luò)、軟硬件和接口等方面全面提升了檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施水平，并開發(fā)建立了統(tǒng)一的檔案管理信息平臺——文檔和設(shè)計(jì)過程管理平臺。該平臺融合了原有各類檔案業(yè)務(wù)分散的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔業(yè)務(wù)流程和管理的全方位、全過程的管理，能夠最大限度發(fā)掘公司內(nèi)部檔案的信息與資源價(jià)值，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理服務(wù)。

二是管理服務(wù)價(jià)值鏈的重構(gòu)。中冶南方利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)打造了全過程的檔案管理服務(wù)體系，使檔案業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)文檔的收集、整理、保管、利用階段提升到文檔產(chǎn)生、流通和交互的源頭開始檔案管理，實(shí)現(xiàn)文檔與檔案替換；檔案管理與企業(yè)各個(gè)部門及用戶的關(guān)系不再是歸檔與提供利用的關(guān)系，而是全過程的指導(dǎo)、文檔整合與提供利用服務(wù)的關(guān)系，搭建了雙向通道的文檔平臺。

三是形成大檔案、大資源的發(fā)展路徑。即利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)豐富檔案資源，拓展檔案工作主體和資源類型，建立資源共建共享機(jī)制和平臺。在組織體系上，檔案館組織體系呈現(xiàn)向組織分散轉(zhuǎn)變的趨勢，對公司研發(fā)、設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)建設(shè)等成果文件，總承包項(xiàng)目現(xiàn)場檔案等都專門設(shè)立了組織體系；在人才配備與培養(yǎng)上，年輕檔案管理人員都是具備檔案學(xué)、信息管理方面的專業(yè)碩士水平，能夠很好地接受互聯(lián)網(wǎng)思維創(chuàng)新，并能夠?yàn)槠髽I(yè)用戶提供檔案信息咨詢和綜合服務(wù)等。

三、結(jié)論

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的企業(yè)檔案管理要積極導(dǎo)入“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，改變企業(yè)檔案管理與服務(wù)發(fā)展觀念，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造智慧檔案館、開放的大數(shù)據(jù)知識服務(wù)檔案館；同時(shí)，要關(guān)注用戶需求的變化，重構(gòu)管理服務(wù)價(jià)值鏈，不斷提升高端咨詢+綜合服務(wù)能力，創(chuàng)新管理服務(wù)新模式，最終形成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”新模式。

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