電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考

文/濟(jì)南市城肥清運(yùn)管理二處 宿昊

電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考

文/濟(jì)南市城肥清運(yùn)管理二處 宿昊

隨著電子政務(wù)系統(tǒng)的迅速發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題也遇到了巨大挑戰(zhàn)，為了促進(jìn)電子政務(wù)系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展，這些問題亟須解決。目前，我國電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理仍然還有很多的不足。本文在觀察和研究了電子文件檔案歷史狀況和發(fā)展前景之后，指出了電子文件檔案發(fā)展中的不足之處以及對于這些不足的思索。

檔案管理；電子政務(wù)；問題分析

一、 阻礙電子文件檔案管理發(fā)展的因素

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用普及的廣泛，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案也隨之出現(xiàn)而且發(fā)展迅猛，早在20世紀(jì)60年代，電子檔案就受到了計(jì)算機(jī)的深遠(yuǎn)影響。上世紀(jì)60年代初期在瑞典斯德哥爾摩舉辦國際檔案會(huì)議，提出了檔案自動(dòng)化的要求，這項(xiàng)會(huì)議高瞻遠(yuǎn)矚，為電子政務(wù)檔案的發(fā)展開辟了新道路。后來在第五屆和第六屆國際檔案會(huì)議上，規(guī)范了檔案工作機(jī)械化和現(xiàn)行檔案管理的問題。

（一）電子文件檔案的安全問題不受重視。當(dāng)今社會(huì)，自從第一臺(tái)計(jì)算機(jī)問世以來，計(jì)算機(jī)和因特網(wǎng)的發(fā)展越來越迅速，普及也越來越廣泛，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)是我們生活中不可分割的一部分，與人們的吃穿住行密切相關(guān)，互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展帶動(dòng)了電子政務(wù)檔案的迅速發(fā)展，早在20世紀(jì)60年代，電子檔案就受到了計(jì)算機(jī)的深遠(yuǎn)影響。因?yàn)橐蛱鼐W(wǎng)登陸沒有限制條件，總是會(huì)有肆意毀壞、大幅修改、惡意改削，這些情況，究其原因無非是因?yàn)殡娮诱?wù)系統(tǒng)中的檔案經(jīng)過因特網(wǎng)的快速傳遞、隨意發(fā)布和任意瀏覽造成的，最重要的是在保管和存檔的時(shí)候還會(huì)被各種各樣的計(jì)算機(jī)病毒入侵，這就造成原有電子政務(wù)檔案的徹底損壞甚至于無法恢復(fù)，這些給電子文件檔案的管理人員帶來了很大的難題，這些安全問題難以處理。

（二）管理權(quán)限有問題， 責(zé)任主體不明確。業(yè)務(wù)部門和檔案部門比較的話，理論上說業(yè)務(wù)部門有電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理權(quán)限，但是事實(shí)上，檔案部門和業(yè)務(wù)部門是共同擁有電子檔案的管理權(quán)限的，所以，如果出現(xiàn)電子檔案被肆意修改或丟失無法尋回的情況，很難明確責(zé)任過失由哪個(gè)部門來承擔(dān)。這就造成了責(zé)任主體的不明確，造成了主體難分，罪名難定，管轄權(quán)無法明確的情況，

（三）整合共享方式不統(tǒng)一。在當(dāng)今的政務(wù)信息體制下，常常是在各個(gè)不同的部門之中分別開展政務(wù)信息資源的開發(fā)和利用，規(guī)劃不能得到統(tǒng)一的保障，部門之間建設(shè)模式也無法得到統(tǒng)一的保障，這就很容易形成閉塞的信息孤島。而且電子檔案整合方式十分不統(tǒng)一，以至于共享概念十分模棱兩可，共享方式無論是從哪種層面來看都是參差不一無法統(tǒng)一的，內(nèi)涵相差很多。而且更麻煩的是，整合共享模式多樣，從檔案實(shí)體來說，使用分散的管理使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一，橫向體制和一致的系統(tǒng)；但是使用集中的管理使整合共享中遇到途徑多樣，縱向的體制和異構(gòu)的系統(tǒng)，所以單單是檔案實(shí)體使用分散或集中的管理就有著截然不同的結(jié)果。再結(jié)合實(shí)際情況來看，整合共享的方法、方式有著多樣的模式，無法得到統(tǒng)一。

二、對電子信息文檔問題的思考

（一）完善電子政務(wù)技術(shù)和法律。在我們相關(guān)人員對在電子政務(wù)檔案進(jìn)行收集整理的時(shí)候，或者是后續(xù)工作鑒定和保存的時(shí)候，一定要做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，提前防備惡意毀壞、黑客入侵、無法修復(fù)等問題的出現(xiàn)，而且要意識(shí)到做好備份的重要性，以免出現(xiàn)電子政務(wù)技術(shù)方法不完善的問題；還要完善電子政務(wù)檔案管理的法律法規(guī)，做到有法可依。強(qiáng)化法律法規(guī)建設(shè)，而這個(gè)法律必須要具有很高的水平和可操作性，這些法律法規(guī)應(yīng)依照計(jì)算機(jī)法、互聯(lián)網(wǎng)法、信息法等不斷深入探究，最重要的是出了問題有要保障，有措施，依照法律來辦事，真正做到有法可依。

（二）明確責(zé)任主體，向“無人管理”說不。因?yàn)殡娮诱?wù)的重要性，各單位領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視電子政務(wù)的問題。因?yàn)樨?zé)任主體不明確，所以關(guān)鍵還是在于抓落實(shí)，各個(gè)部門要按照分工和要求來進(jìn)行工作。針對這些情況，筆者認(rèn)為首先要明確電子政務(wù)檔案的責(zé)任主體，避免由于相關(guān)部門職能交叉和職責(zé)不清導(dǎo)致電子檔案被肆意修改或丟失無法尋回的情況。也可以明確監(jiān)督考評機(jī)制，成立業(yè)務(wù)部門和檔案部門的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，專門負(fù)責(zé)電子政務(wù)檔案的管理工作，發(fā)現(xiàn)不到位的情況，及時(shí)整改，做到檔案信息化，向“無人管理”說不。

（三）整合共享策略。檔案管理工作應(yīng)從檔案本身拓展到現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個(gè)過程，所以在信息整合過程中應(yīng)該注意很多方面，一方面要想方設(shè)法盡量滿足共享方式的統(tǒng)一，形成無論是從信息上、還是實(shí)體上都要一體化的共享方式；另一方面，分散式和集中式電子檔案的結(jié)果截然不同，最好從共享方式、共享深度上來考慮，使得不管用什么方式都能達(dá)到有效的水平。

三、結(jié)論

總而言之，目前我國電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理仍然還有很多的不足等著我們?nèi)ジ倪M(jìn)，比如說還有著信息泄露等安全問題，責(zé)任主體不明確和共享方式不統(tǒng)一、電子檔案管理軟件提升以及管理制度落后的問題。在電子政務(wù)系統(tǒng)中要意識(shí)到上述問題以及對這些問題的思考，這些對于現(xiàn)代檔案管理是一個(gè)重大的進(jìn)步。

[1]李建華.淺析電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理的問題與對策[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐,2017(1).

[2]胡震.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問題[J].卷宗,2016(7).