檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)及對策分析

張學(xué)成+李云華+陳麗+鄧秀武+趙明星

摘 要：檔案管理包含社會生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的大量信息資料，蘊藏著巨大的可利用價值。但是，當(dāng)前檔案管理中普遍對檔案信息的價值利用效率低下，檔案管理方式和手段落后，難以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案數(shù)量劇增，檔案管理的難度遠遠超過以前，給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，亟須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式。因此，通過對新時期檔案管理的發(fā)展方向進行分析，明確了現(xiàn)代化檔案管理的必然性；對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)進行分析，并提出提高大數(shù)據(jù)背景下檔案管理效率的對策，以期促進新時期檔案管理效率的提升，更好地讓檔案管理發(fā)揮社會價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大數(shù)據(jù)；挑戰(zhàn)；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）29-0183-02

檔案管理是記錄以及存儲各類技術(shù)信息與生產(chǎn)知識的重要手段。隨著社會的發(fā)展、信息化程度的提高，大量的現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)被應(yīng)用到了檔案管理的工作之中，促進了檔案管理水平快速提升。利用一定的信息化手段，實現(xiàn)檔案管理工作的歷史性突破，取得極大的發(fā)展與進步，并同時，在這個過程當(dāng)中的檔案管理工作發(fā)展還出現(xiàn)了許多新的方向。大數(shù)據(jù)時代，其數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，對各行各業(yè)都帶來巨大的挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度遠遠超過以前，如何在新的時代條件下對檔案進行管理，成為亟待解決的問題。檔案管理作為信息管理的重要內(nèi)容，大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的影響不可估量。相關(guān)人員須要正確面對大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，不斷完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，才能更加有效地進行檔案管理。

一、新時期檔案管理的發(fā)展方向

（一）無紙?zhí)摂M化發(fā)展方向

隨著社會的進步、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也越來越廣泛，應(yīng)用到了社會的各個領(lǐng)域之中。就檔案管理工作來說，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實現(xiàn)無紙化的辦公方式，因為以往紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展，需要被摒棄。無紙化檔案管理資金投入少、可存儲容量大、資源占用的面積較小，同時管理也具有便捷性，若是用戶想要獲取到相關(guān)的信息資源是一件十分容易的事情。

（二）微縮數(shù)字化發(fā)展方向

通過將微縮攝影與數(shù)碼影像等技術(shù)手段應(yīng)用在檔案管理工作中，可以更直接的推動檔案管理工作向著數(shù)字化方向發(fā)展。使用數(shù)碼縮微技術(shù)可以將數(shù)量極多的傳統(tǒng)紙質(zhì)類型的文件資源進行縮小直到成為體積特別小的微縮品，然后將其制作為電子文件。所謂數(shù)碼影像技術(shù)則是借助于光磁轉(zhuǎn)換和數(shù)碼相機來對影像進行高清晰度的處理。上述技術(shù)手段的共同特點就是利用計算機設(shè)備對電子化文件資源進行存儲、甄別和管理，通過對一定數(shù)量的電子文件資源進行積累就能產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。借助于計算機對文件信息進行登記存儲，只需要輸入一次信息就能實現(xiàn)無限次數(shù)、多種形式的輸出，可極大程度提升用戶對文件信息進行查找的便捷性，并且還為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。微縮數(shù)字化能夠很方便地將檔案資料進行快捷的存儲，并且管理也更加方便，但是同樣帶來了檔案資料價值量降低，檔子資料數(shù)量大大增加，給檔案管理帶來了不便，體現(xiàn)了鮮明的大數(shù)據(jù)特點。

（三）信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展方向

如今，無論是我國的政府部門、國有企事業(yè)得單位或者是民營企業(yè)之中都構(gòu)建了較為全面的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為了將文件資料保密性進行加強，一些單位明文規(guī)定本單位的網(wǎng)絡(luò)不得接入互聯(lián)網(wǎng)，一些單位甚至還采取了直接與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離的方式。對于文件信息真假的辨別，也因為電子文件的簽署技術(shù)大量的應(yīng)用而在各部門、單位中建立起了良好的信用基礎(chǔ)。電子文件簽署和平常的紙質(zhì)文件存在較為明顯的差別，其簽署的方式為在電子文件之中留下特有的“印記”標志。這代表著電子文件的簽署人身份的認證，同時還有預(yù)防盜竊利用、修改等功能。同樣，這種方法帶來了極大便捷的同時，檔案信息量的增加也給檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，需要更加尋找更加有效的檔案管理方式。

（四）多元智能化發(fā)展

隨著科技的進步，計算機信息技術(shù)得到了快速發(fā)展。檔案資源載體發(fā)展趨勢表現(xiàn)為更加多元化，檔案資源的管理工作可以選擇的傳播載體、存儲以及記錄方式已不僅僅限制于傳統(tǒng)的圖片、紙質(zhì)等形式，已經(jīng)出現(xiàn)了磁盤、光盤等多種類型的存儲方式；同時，可以存儲檔案資源的形式也不僅僅只局限于圖片、文字，還可以存儲視頻和音頻，進行檔案資源的管理工作時用以存儲檔案的手段有了極大的豐富。多種多樣的檔案載體的存在也會極大程度地促進檔案館藏種類和數(shù)量的多元化發(fā)展，以往的檔案獲取方式和管理方式很明顯已經(jīng)跟不上新時代發(fā)展的需求，因此，相關(guān)的用以檔案管理的設(shè)備就需要跟上時代發(fā)展的潮流。

二、大數(shù)據(jù)的基本概念

自從2012年美國政府在《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》中提出大數(shù)據(jù)時代以來，世界各國對大數(shù)據(jù)的支持力度越來越大。美國政府在2012年斥資2億美元啟動“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計劃”；同年在我國政府的大力支持下，廣東省率先制訂了“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略工作方案”，成為我國第一個開啟大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的省份。

大數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)量異常大，需要通過新的數(shù)據(jù)處理模式才能使用的信息資產(chǎn)，對數(shù)據(jù)的處理模式需要具備更加強的決策力、流程優(yōu)化能力?！按髷?shù)據(jù)”的出現(xiàn)是隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動設(shè)備等技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來的新技術(shù)。生活中大量的移動設(shè)備、無線傳感設(shè)備等每時每刻都產(chǎn)生著海量數(shù)據(jù)，對這些信息進行處理需要新的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。

“大數(shù)據(jù)”技術(shù)是一場新的信息革命，大數(shù)據(jù)對生產(chǎn)生活有著重大影響，將很大程度上改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)生活方式。在云計算的發(fā)展下，“大數(shù)據(jù)”成為新的信息技術(shù)熱點，大量數(shù)據(jù)被收集起來并進行分析利用，將會給各行各業(yè)帶來新的發(fā)展機遇，大數(shù)據(jù)將為企業(yè)創(chuàng)造更多的財富。

我國檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)過了相當(dāng)長一段時間的發(fā)展，但是發(fā)展水平依舊不理想。在云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)同檔案管理結(jié)合的情況下，依舊難以滿足檔案管理的需要。當(dāng)前我國檔案管理面臨著管理工作向數(shù)據(jù)化信息轉(zhuǎn)變，對信息數(shù)據(jù)服務(wù)的要求越來越高，檔案管理環(huán)節(jié)還有待于進一步變革。endprint

三、檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理思維的轉(zhuǎn)變和突破

同傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中檔案數(shù)據(jù)的完整性、多樣性、混雜性特點更加突出。大數(shù)據(jù)條件下，檔案管理人員需要對檔案管理問題有充分的認識，必須既重視檔案資料的獲取，又要重視檔案的的使用，發(fā)揮檔案的潛在價值。大數(shù)據(jù)的核心在于從龐大的數(shù)據(jù)庫中挖掘出有價值的信息。因此，檔案管理人員需要對傳統(tǒng)檔案由藏向用進行轉(zhuǎn)變。要牢固樹立主動服務(wù)的意識，進行發(fā)散性思維，深層次挖掘檔案的價值和作用。檔案管理人員需要對數(shù)據(jù)進行相關(guān)分析，對數(shù)據(jù)進行再認識，通過大數(shù)據(jù)進行啟發(fā)式思維，改變過去粗放式數(shù)據(jù)管理的模式，利用數(shù)據(jù)驅(qū)動企業(yè)和組織發(fā)展，為企業(yè)管理和決策提供更加科學(xué)、合理的信息，促進企業(yè)管理能力的提高。

（二）檔案館融人智慧城市需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)給國家治理帶來新的手段。我國在2013年開始進行智慧城市建設(shè)，并不斷擴大試點。我國城市建設(shè)逐步通過技術(shù)革新，通過大數(shù)據(jù)促進城市發(fā)展。根據(jù)智慧城市建設(shè)的原則，智慧城市處處都透露著大數(shù)據(jù)的痕跡。檔案館作為智慧城市重要的組成部分，大數(shù)據(jù)是城市化發(fā)展的必然需要。檔案館目前的主要功能還停留在保存檔案的地位，很多檔案都是永久性保存，但是檔案寶貴的信息資源卻不能得到有效利用。出現(xiàn)這一問題的根本原因是檔案館的管理方式落后，不能適應(yīng)新的時代條件下檔案管理的要求，檔案管理缺少大數(shù)據(jù)人才。我們要意識到大數(shù)據(jù)的重要性，抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展的機遇，擴大信息資源的存儲，重視對信息資源的開發(fā)利用，為生產(chǎn)生活提供更多有價值的資源。

（三）檔案工作從實體管理上升到知識管理需要大數(shù)據(jù)技術(shù)

在大數(shù)據(jù)條件下僅僅對數(shù)據(jù)文件進行查詢和利用的方案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，檔案用戶更希望通過檔案挖掘數(shù)據(jù)背后隱藏的價值，提高信息資源的利用價值。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式必須改變，除了提供檔案中的數(shù)據(jù)之外，還要提供其背后的信息。技術(shù)引擎是為檔案管理服務(wù)的核心技術(shù)，目前針對檔案服務(wù)的技術(shù)引擎還沒有，需要通過技術(shù)創(chuàng)新，為大數(shù)據(jù)服務(wù)。

四、檔案管理運用大數(shù)據(jù)的策略

（一）對檔案資源進行統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份

大數(shù)據(jù)需要具備海量數(shù)據(jù)存儲和處理的能力，需要對檔案資料進行統(tǒng)一備份和管理。我國已經(jīng)建成超過十個大數(shù)據(jù)園區(qū)，陜西、天津、重慶等地的大數(shù)據(jù)園區(qū)規(guī)劃較明確。2015年陜西灃西新城成功獲得國家新型工業(yè)化（大數(shù)據(jù)）產(chǎn)業(yè)示范基地，成為我國唯一一個以大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)為主導(dǎo)的國家新型工業(yè)化產(chǎn)業(yè)示范基地。預(yù)計到2020年西咸大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)基地和各市建設(shè)的大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)的大數(shù)據(jù)產(chǎn)值將達到1 000億元以上。如今，在這個產(chǎn)業(yè)園區(qū)中，中國聯(lián)通西安數(shù)據(jù)基地里，每天流動著200G—300G的數(shù)據(jù)量，占據(jù)陜西省全省日均流量的十分之一。目前，產(chǎn)業(yè)園區(qū)已經(jīng)引進的中國聯(lián)通、中國電信、中國移動、陜西廣電網(wǎng)絡(luò)四大運營商。伴隨著如此龐大的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)檔案的安全性不得不重視。要綜合掌握檔案資料就要對檔案進行及時備份。目前，對檔案進行備份主要采用電子備份的方式，如今隨著大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)數(shù)量的增多，僅僅采用電子備份已經(jīng)難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)的需要，在有必要時可以在大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)建立全國性或者區(qū)域性檔案備份中心，這也是檔案管理要面對的問題。

（二）合作開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫

由于大數(shù)據(jù)的信息量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，一個行業(yè)要想使用大數(shù)據(jù)驅(qū)動發(fā)展，就要突破產(chǎn)業(yè)、專業(yè)、資金、技術(shù)等的限制。檔案管理單位可以同數(shù)據(jù)開發(fā)公司進行合作，開發(fā)適用于檔案行業(yè)的分析工具設(shè)備。有著大量數(shù)據(jù)的電力公司可以同擅長數(shù)據(jù)分析的研究院、科技單位進行合作，共同進行數(shù)據(jù)分析工具的開發(fā)。一些有著檔案分析經(jīng)驗的檔案管理人員，可以與進行數(shù)據(jù)開發(fā)的單位進行深度合作，共同參與大數(shù)據(jù)分析設(shè)備和工具的研發(fā)。在進行檔案數(shù)據(jù)開發(fā)過程中，需要注意以下方面。

明確檔案管理的目的，制定周密計劃，穩(wěn)步推動相關(guān)工作。（1）實現(xiàn)檔案史料的數(shù)字化，在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)；（2）通過合作開發(fā)、研究，對檔案管理、適用范圍的理論和實踐進行分析，提高檔案分類管理效率，減少檔案管理工作量；（3）建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，及時進行檔案史料匯編，公布相關(guān)數(shù)據(jù)庫，提高檔案數(shù)據(jù)庫的實用性；（4）保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的資金、人力、物力投入到位。

（三）提高檔案館員綜合素質(zhì)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，檔案管理作為社會服務(wù)的重要工具，需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，與時俱進，及時學(xué)習(xí)相關(guān)管理新技術(shù)、新方法。檔案管理員要提高檔案管理觀念，意識到檔案管理的重要性，改變傳統(tǒng)檔案單純保管的方式，重視對檔案的綜合利用，建立信息一體化管理模式。檔案管理員要了解大數(shù)據(jù)，掌握相關(guān)計算機技能，適應(yīng)新形勢下檔案管理的需要，利用先進的信息技術(shù)手段開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案信息價值，提高檔案信息資源的共享效率。

（四）增大檔案宣傳力度

檔案包含了社會發(fā)展各行各業(yè)的信息，是時代發(fā)展的詳細記錄，蘊涵著豐富的社會文化。檔案作為文化的“母資源”，已經(jīng)受到了很多國家的重視。2015年總理李克強在政府工作報告中明確指出要發(fā)展檔案事業(yè)。要想更好地讓檔案服務(wù)社會建設(shè)，就要讓更多的人意識到檔案的重要性，并充分利用檔案帶來的價值。在人們?nèi)粘Ｉ钪?，檔案的重要性常常被忽視，對檔案的利用不夠重視，對檔案重要性的宣傳也不夠重視。所以，要提高對檔案的宣傳力度，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的優(yōu)勢，讓社會大眾意識到檔案潛在的價值，在進行宣傳時強調(diào)檔案的價值性，通過對檔案作用的全面的宣傳，更好促進大數(shù)據(jù)檔案管理的發(fā)展。

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[責(zé)任編輯 柯 黎]endprint