信息時代檔案管理工作的展望

劉冠良

摘 要：當(dāng)今時代是信息化的時代，伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在社會各行各業(yè)中，檔案管理工作也是其中之一。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需求，檔案管理工作必須要跟隨時代潮流，進(jìn)行信息化建設(shè)。本文對檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，闡述了信息時代下檔案管理的概念及特點，進(jìn)而提出檔案管理工作的發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理工作；發(fā)展前景

信息化時代下的檔案管理工作的含義是運用信息技術(shù)對檔案中的信息資源進(jìn)行接收、采集、保存等，并利用檔案信息資源提供服務(wù)。在這種情況下，檔案管理工作的效率大大提高，由原來的實體檔案管理變?yōu)殡娮訖n案，改變了其原有的記錄方式，變?yōu)槔矛F(xiàn)代化的技術(shù)對檔案工作進(jìn)行管理。而這也對檔案管理工作提出了新的要求。

1 信息時代檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作的觀念較為落后

傳統(tǒng)的檔案管理工作以實體保管為主，實用性不高，而信息時代的檔案管理工作擁有之前近百倍的數(shù)據(jù)量，十分注重信息的實用性，要求檔案管理人員有強烈的服務(wù)意識。在這種情況下，對于檔案管理工作的轉(zhuǎn)變觀念顯得并不強烈，對其的重視程度也不夠，導(dǎo)致對這方面的人力、物力和財力的投資也不夠，完善的保障機制還有待強化。

1.2 檔案管理工作的模式較為滯后

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般以手寫為主，而這種方式導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)缺乏及時性，使資料檢索過程變得緩慢，數(shù)據(jù)使用的效率也變得極低。而信息化時代的檔案管理工作主要采用電子輸入的方式，運用電子系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索與使用，大大提高了檔案數(shù)據(jù)的使用效率。但現(xiàn)今從事檔案管理工作的人員主要以中老年人為主，他們對于計算機的使用并不熟練，導(dǎo)致檔案管理工作仍以傳統(tǒng)的模式為主，浪費了信息技術(shù)對檔案管理工作的有力優(yōu)勢。

1.3 檔案管理工作的規(guī)劃難以統(tǒng)一

檔案管理工作的信息資源受地域和環(huán)境的限制，在許多方面存在著制約因素。在這種情況下，國家很難出臺統(tǒng)一的指導(dǎo)規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理工作無法按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)實施。而且由于檔案管理工作的自身因素，使其存在著較多的不確定因素，難以進(jìn)行有效的規(guī)劃。

2 信息化時代檔案管理工作的推進(jìn)措施

2.1 創(chuàng)新理念

時代的發(fā)展推動檔案管理工作的發(fā)展，帶來工作理念的創(chuàng)新。這種創(chuàng)新，不僅僅是對檔案管理方式的創(chuàng)新，而且要加強對檔案使用價值的創(chuàng)造。信息發(fā)展時代下，所有的工作理念都應(yīng)該緊隨時代的變化而變化，檔案管理工作也應(yīng)如此。檔案管理部門應(yīng)該與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案的管理工作理念和管理方式，提高工作中的服務(wù)意識，為大眾提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

2.2 優(yōu)化服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依靠手工進(jìn)行管理，對于檔案的查找十分麻煩，進(jìn)行檢索和查詢時也有諸多不便，導(dǎo)致檔案管理工作的工作效率不高。在信息時代下，建立統(tǒng)一的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺，可以隨時隨地地進(jìn)行檔案的檢索和查詢。另外，要加強檔案管理的自動化建設(shè)，也就是在網(wǎng)絡(luò)上將檔案進(jìn)行整理，使檔案的使用更加方便。在這種情況下，對于檔案管理工作人員的計算機能力就提出了極高的要求。因此，可以選擇招聘一批優(yōu)秀的計算機人才，搭配原有的職工進(jìn)行工作，推進(jìn)檔案管理工作服務(wù)額提高。

2.3 建設(shè)數(shù)據(jù)庫

伴隨著信息時代的發(fā)展，大部分實體檔案管理工作向信息化過渡，這就要求提高信息管理的效率，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。然而，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立是一項復(fù)雜而漫長的工程，不可操之過急，應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)。在建設(shè)過程中，不僅要加強信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作的融合，還應(yīng)當(dāng)注重檔案的分類管理和分檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成可供閱讀和下載的數(shù)據(jù)庫，從而有效地促進(jìn)檔案管理工作。

3 信息化時代檔案管理工作的發(fā)展前景

信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，使檔案不僅僅可以隨時隨地地為民眾提供服務(wù)，還可以在網(wǎng)絡(luò)上為更多的人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如今，許多單位已經(jīng)應(yīng)用電子技術(shù)，如建立網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息，使信息更加具有及時性和有效性。檔案管理工作作為伴隨著信息技術(shù)的融合，擁有十分廣闊的發(fā)展前景。如今檔案管理工作已經(jīng)不再是單一的手寫工作，而是向著多元化、深入化的方向發(fā)展。信息化時代下的檔案形式已經(jīng)不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，擁有更多的格式，如音頻、視頻等。對于無法直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)保存的事物，也有多種方法進(jìn)行保管，如一些實體物質(zhì)，可以通過拍照上傳的形式上傳至電腦，進(jìn)行存儲；對于較為珍貴的紙質(zhì)文檔，可以通過掃描儀掃描的方式，傳入網(wǎng)絡(luò)，供需要者下載使用。在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)點也是十分令人驚異的，網(wǎng)絡(luò)管理可以節(jié)省大量的人力、物力和財力，減少管理所需的步驟，節(jié)約管理者和使用者時間，節(jié)省檔案管理工作的成本。隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，檔案管理工作已經(jīng)向著足不出戶、自行取得的模式轉(zhuǎn)變：檔案管理工作者將檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)，使用者可登錄網(wǎng)站等自行進(jìn)行下載，不必向管理者進(jìn)行咨詢，省去了繁瑣的詢問過程。此外，信息時代的檔案管理工作擁有多方面的用途，對于許多宣傳部門和教育部門而言，制定宣傳和教育方針政策時，都需要借助檔案作為參考，以免與已有的政策相悖。另外，國家相關(guān)部分對于檔案管理工作也十分重視，積極推動檔案工作的信息化建設(shè)。綜上所述，信息化時代的檔案管理工作的發(fā)展前景十分可觀。

4 結(jié)語

檔案作為信息資源的集合，歷來受到國家和人們的重視。隨著科技的發(fā)展、信息化時代的到來，檔案管理工作也在發(fā)生著日新月異的變化：從實體保管向著信息化保管轉(zhuǎn)變。運用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，將檔案的保存變得更加簡單和方便，檔案資料保存的完整性也得到了有效的保證，增大了檔案信息的存儲度，提高了檔案管理工作的效率。信息化時代的檔案管理工作也擁有技術(shù)、制度和政策等多方面的優(yōu)勢，發(fā)展前景十分可觀。

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