高校繼續(xù)教育學生管理中檔案規(guī)范化對策

金芳

摘 要：繼續(xù)教育學生檔案是高校檔案的重要組成部分，繼續(xù)教育學生檔案的規(guī)范化管理也是促進高校繼續(xù)教育健康發(fā)展的保障。隨著高等教育的快速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，高校繼續(xù)教育學生檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)社會發(fā)展的要求，提升檔案管理水平，為檔案的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。本文對高校繼續(xù)教育學生檔案規(guī)范化管理進行研究分析，并提出針對性的建議。

關(guān)鍵詞：繼續(xù)教育；學生檔案管理；規(guī)范化

1 高校繼續(xù)教育學生檔案管理現(xiàn)狀

（1）學生檔案現(xiàn)狀描述

對當前高校繼續(xù)教育學生檔案進行調(diào)查分析可知，在數(shù)字校園建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動下，高校檔案管理工作取得了長足的進步，繼續(xù)教育學生檔案管理工作日趨規(guī)范，檔案利用效率也在不斷提升。僅從高校繼續(xù)教育學生檔案的現(xiàn)狀來看，在日趨信息化的發(fā)展趨勢下展現(xiàn)出其一些特點。首先，高校繼續(xù)教育學生檔案管理中，由于繼續(xù)教育學生的生源地較廣，流動性較大，這使得學生檔案的管理難度加大，尤其是在信息化管理模式下，學生的流動性給學生檔案管理提出了更大的挑戰(zhàn)。高校繼續(xù)教育的形式有多種，比如遠程教育、函授教育等，而且不少學生并非選擇在高校本部就讀，這使得學生檔案管理工作更加困難，學生檔案具有較高的分散性特征。

（2）學生檔案規(guī)范化管理存在的問題

對高校繼續(xù)教育學生檔案進行的現(xiàn)狀調(diào)查與分析結(jié)果來看，檔案規(guī)范化管理存在較多的問題。

一是高校檔案管理中針對繼續(xù)教育學生檔案管理的體制不健全，缺乏足夠的重視，沒有常態(tài)化的管理規(guī)劃，這導(dǎo)致在檔案管理制度方面存在較大的漏洞；二是多數(shù)高校沒有專門針對繼續(xù)教育學生檔案管理的規(guī)章制度，多是與全日制學生檔案管理共用一套管理制度，這使得繼續(xù)教育學生檔案在管理中無法與其特征對應(yīng)起來，進而導(dǎo)致在檔案收集、整理與利用中規(guī)范化程度不夠；三是高校繼續(xù)教育學生檔案的服務(wù)功能有待加強，多數(shù)繼續(xù)教育學生檔案被堆放在一起，只有在老師查找學生信息時，或者學生需要自己的檔案時，才會組織調(diào)取，而且還存在一定的過期不歸還現(xiàn)象，這導(dǎo)致高校繼續(xù)教育學生檔案管理缺乏規(guī)范的利用服務(wù)制度；四是檔案高校繼續(xù)教育學生檔案的信息化建設(shè)程度不高，無法滿足日益增長的檔案信息需求。

2 繼續(xù)教育學生檔案規(guī)范化管理的意義

繼續(xù)教育學生檔案與全日制在校生檔案一樣，都是高校檔案的重要信息資源，做好高校繼續(xù)教育學生檔案的規(guī)范化管理工作，對于豐富高校校史檔案資源具有積極的意義。一是高校繼續(xù)教育學生檔案是高校校史檔案教育的生動材料，在以后的高校教育中能夠起到很好的示范與榜樣作用，是高校建設(shè)種寶貴的精神財富與精神資源，具有熏陶、教育、激勵和感化作用；二是繼續(xù)教育學生檔案是擴大學校社會影響的重要窗口，許多學生在畢業(yè)之后產(chǎn)生了重要的社會影響，這對高校自身形象建設(shè)具有積極的意義；三是繼續(xù)教育學生檔案是衡量高校辦學水平的重要尺度，最好繼續(xù)教育學生檔案規(guī)范化管理對進一步拓寬承認高等學歷教育課程設(shè)置具有積極的意義。

3 高校繼續(xù)教育學生檔案規(guī)范化管理對策

（1）增強規(guī)范化管理意識，建立規(guī)范的規(guī)章制度

從現(xiàn)狀描述和問題分析可知，當前高校在繼續(xù)教育學生檔案管理中缺乏足夠的重視程度，因此在今后的工作中，高校應(yīng)增強繼續(xù)教育學生檔案規(guī)范化管理的意識，檔案管理部門應(yīng)加強繼續(xù)教育學生檔案管理的規(guī)范化。高校應(yīng)結(jié)合自身情況，對檔案管理人員的自身素質(zhì)提高要求，使檔案管理工作更加規(guī)范有序，工作流程能夠常規(guī)化。針對繼續(xù)教育學生檔案的特點，建立成熟的學生檔案管理規(guī)章制度，尤其是針對繼續(xù)教育學生檔案管理方面，要制定針對性的規(guī)章制度。比如在對繼續(xù)教育學生檔案進行歸檔時，要明確歸檔的范圍與職責，對學生檔案進行查閱時，要制定清晰的遞交程序等。

（2）確保學生信息真實完整，做好畢業(yè)生檔案追蹤工作

在不斷提升高校檔案管理意識的同時，高校檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作作風，改變過去“等、靠、要”和事后歸檔的傳統(tǒng)觀念，應(yīng)提高檔案管理工作效率，重視繼續(xù)教育學生檔案管理工作，主動有學校教學部門開展緊密聯(lián)系，及時收集繼續(xù)教育學生從入學到畢業(yè)的所有檔案資料，并做到認真檢查核實，科學歸檔保存，確保檔案信息的真是可靠。在學生檔案資料的收集中，要注重收集有關(guān)學生創(chuàng)新能力、實踐能力、個人榮譽等反應(yīng)學生成長的信息資料，使學生檔案能夠真是的反應(yīng)學生的個性化成長。

此外，繼續(xù)教育學生畢業(yè)之后，高校檔案部門還應(yīng)與其保持密切的關(guān)聯(lián)，建立起有效的信息溝通渠道，保持對畢業(yè)生檔案的追蹤工作。要對繼續(xù)教育學生畢業(yè)后的成長軌跡、工作軌跡、生活軌跡等信息進行科學的收集與篩選，并及時將信息分類加工，使學生能夠感受到母校的人文關(guān)懷。

（3）加快檔案數(shù)字化管理進程

隨著信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展與普及，人們獲取信息的途徑越來越多樣化，尤其是網(wǎng)絡(luò)途徑日漸成為人們獲取信息的重要途徑。在社會信息化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的背景下，高校應(yīng)加強繼續(xù)教育學生檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)。尤其是針對高校繼續(xù)教育學生檔案分散性特點，提高檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，能夠有效的解決繼續(xù)教育學生檔案分散的問題，進而提升高校繼續(xù)教育學生檔案收集、整理、編輯與利用的效率。

隨著學生檔案內(nèi)容的不斷增加，數(shù)字化能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中遇到的諸多難題，比如紙質(zhì)檔案容易損壞，檔案丟失與出錯不易察覺等問題。在實踐工作中，高校檔案管理部門應(yīng)加強檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)，建立高校自己的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并保存至云盤。

（4）加大繼續(xù)教育學生檔案的開發(fā)利用

檔案必須要加大利用服務(wù)開發(fā)力度才能夠凸顯其價值，只有通過開發(fā)利用才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，更好的為社會服務(wù)。因此在高校繼續(xù)教育學生檔案規(guī)范化管理中，也應(yīng)加大對學生檔案的開發(fā)利用。比如在學校舉辦各種活動時，可以充分利用豐富的檔案資源舉辦校友檔案展，充分發(fā)揮檔案的社會宣傳功能，培育學生知校、愛校、榮校的情感，激發(fā)學生刻苦學習、奮發(fā)有為的精神。在繼續(xù)教育學生檔案開發(fā)利用中，要拓展服務(wù)范圍，擴大服務(wù)功能，實現(xiàn)檔案開發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)化管理目標。

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