運用PDCA循環(huán)來完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作

朱慧

摘 要：在衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的新時代，專業(yè)技術(shù)人員的檔案是對員工人事變動、年度考核、科技研究、榮譽稱號、學歷證明等信息的詳細記載，是醫(yī)院不可缺少的重要人事信息資源。因此，明確認識到專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理狀況和發(fā)展方向，利用PDCA循環(huán)管理工具來切實改進醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理工作，將對醫(yī)院的人才建設(shè)梯隊的建設(shè)起到不可替代的作用。

關(guān)鍵字：醫(yī)院；專業(yè)技術(shù)人員檔案管理；PDCA循環(huán)

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案是指在工作的過程中所形成的文字、照片、表格、數(shù)字資料，檔案的形成反映了一個專業(yè)技術(shù)人員在業(yè)務(wù)工作中形成的業(yè)績。而專業(yè)技術(shù)人員的檔案的收集與整理相比較行政檔案資料的收集與整理會更加的繁瑣，資料的收集工作更加的復(fù)雜。所以，如何進一步的規(guī)范和整理好專業(yè)技術(shù)人員的檔案工作，推動專業(yè)技術(shù)的產(chǎn)生，對醫(yī)院來說是非常重要的。

1 專業(yè)技術(shù)人員的檔案現(xiàn)狀

醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的檔案主要由個人的包括學歷、執(zhí)業(yè)證書、職稱評審資料、科研成果、各類榮譽等等能夠體現(xiàn)個人成績的資料組成。專業(yè)技術(shù)人員的檔案主要分為四類，第一類為基礎(chǔ)性檔案，包括個人學歷證明，學分證書、培訓證書等；第二類分為科研技術(shù)類，包括完成的各項科研成果及科學研究和獲獎證明材料等；第三類分為考核類資料，包括任職的資格證明，聘書、任職文件、年度考核等；第四類分為其他類，包括個人參加各種學術(shù)性的講座資料，社團的榮譽等。

2 專業(yè)技術(shù)人員檔案存在問題

1.檔案管理人員的專業(yè)化問題

檔案專業(yè)管理人員的不專業(yè)，也會造成檔案資料的不完整。新舊人員的替換、機構(gòu)設(shè)置重組等原因，往往會造成專業(yè)檔案人員的工作變動，新人員的上崗會造成業(yè)務(wù)的不熟悉，對檔案專業(yè)知識的不了解，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，會嚴重影響檔案的質(zhì)量。其次，檔案工作的信息化管理，新人員對軟件的功能不了解，也會造成檔案的統(tǒng)一規(guī)范化的不完善。

2.檔案的收集、整理、利用的問題

目前，我院的專業(yè)技術(shù)人員的檔案還處于發(fā)展階段，檔案人員整理歸檔工作技術(shù)還不成熟，檔案的整理工作也處于“懵懂”狀態(tài)，專業(yè)分類的概念也比較的模糊，各類的學術(shù)性的、專業(yè)性比較強的資料分散在個人手中，沒有完整的上交到檔案處。沒有了統(tǒng)一規(guī)范化的保管，檔案資料極其容易丟失，不管是個人的晉升還是對醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃都是極其不利的。專業(yè)技術(shù)人員的檔案的整理歸檔，最終是為了合理的利用，而如果只是重視檔案的收集、整理，而忽略了資料本身的開發(fā)利用，會大大的造成資源的浪費。

3.合同制人員檔案的歸檔問題

醫(yī)院的發(fā)展的速度，編制類的臨床醫(yī)生、護士已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的需求，這就需要醫(yī)院不斷的通過公開考試招收沒有編制的合同制專業(yè)技術(shù)人員。合同制人員的業(yè)務(wù)檔案往往容易被忽略。合同制人員的原始檔案保存在人才交流中心內(nèi)，其在工作后所形成的不光是學歷資料、年度考核還是晉升資料都往往會分散在各處，得不到很好的歸檔和保管。

3 專業(yè)技術(shù)人員檔案的改進措施

1.加強檔案人員的培訓

專業(yè)技術(shù)人員繁瑣的歸檔內(nèi)容和復(fù)雜的規(guī)范程序，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓是很難整理好的，所以定期要組織檔案人員培訓學習，更新知識概念，更好發(fā)展檔案工作。其次不但要加強檔案人員的專業(yè)知識培訓，還要加強檔案人員的素質(zhì)培訓，在檔案的整理過程當中，要防止檔案內(nèi)容的泄漏、篡改和偽造。專業(yè)性的檔案人才隊伍是檔案事業(yè)的發(fā)展的關(guān)鍵。因此重視業(yè)務(wù)檔案人才的選拔和培養(yǎng)，積極協(xié)調(diào)各部門的資料收集、整理工作，才能更好的滿足業(yè)務(wù)檔案的管理需求。

2.建立專業(yè)技術(shù)人員的檔案材料收集、整理、利用制度

專業(yè)技術(shù)人員的資料收集方式可采取及時收集和年終收集制度。及時收集資料如個人在參加活動后獲得的榮譽，每一項的科研成果，聘書等個人基本材料應(yīng)及時的將復(fù)印件和原件上交給檔案部門進行登記、審核并辦結(jié)移交手續(xù)后歸檔。專業(yè)技術(shù)人員的年終考核、年終獎懲材料及反應(yīng)個人業(yè)績的過程和結(jié)果的材料，到年底時就應(yīng)準確的上交給檔案部門。加強檔案的利用率的工作也刻不容緩，不管是個人的晉升還是專業(yè)技術(shù)人員的評定，都不能夠由個人提供基本資料，而應(yīng)該由檔案室提供經(jīng)過審核過的材料，作為評審的依據(jù)。

3.加強合同制人員檔案的規(guī)范化整理

由于合同制專業(yè)技術(shù)人員的部分信息不需要納入衛(wèi)計委的總體規(guī)劃當中，很多資料不需要集中上交，所以造成了信息的部分流失，專業(yè)技術(shù)人員的資料里需要增加人事檔案的部分內(nèi)容，里面就包括了人員的履歷表、學歷、學位證書、所有學生時期學習情況統(tǒng)計表等。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展和進步，合同制人員的檔案從無到有，業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容會越來越豐富，收集的范圍也會越來越廣。所以，更加科學的管理檔案，才能為醫(yī)院的各項人才建設(shè)服務(wù)。

4 專業(yè)技術(shù)人員檔案工作的未來發(fā)展

專業(yè)技術(shù)人員的檔案資料未來的電子化發(fā)展是必然的趨勢。目前部分醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)人員已經(jīng)實行了電子化管理，各專業(yè)技術(shù)人員可通過電腦上傳電子檔畢業(yè)證書、職稱證書等基本材料，這些資料的審核工作就需要專業(yè)的檔案人員進行整理。專業(yè)技術(shù)人員的電子化管理改變了傳統(tǒng)的手工操作、手工管理的落后局面，形成了網(wǎng)絡(luò)的統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強的專業(yè)技術(shù)人員檔案系統(tǒng)。電子檔案的管理相對于紙質(zhì)文檔來說具有節(jié)約空間、儲備容量大的特點。利用信息化專業(yè)軟件能夠更好的實時更新、反饋、統(tǒng)計等管理工作。完整的電子資料和紙質(zhì)資料的結(jié)合，不但減少了人力物力，同樣減少了紙質(zhì)材料的損耗。不管是個人的晉升、科研、考察等的利用，還是醫(yī)院的發(fā)展統(tǒng)計，都是一個既方便又快捷的方法，實現(xiàn)了電子資料與紙質(zhì)資料的互補，同樣的實現(xiàn)了檔案的利用價值。

專業(yè)技術(shù)人員的檔案工作是一個不斷探索和創(chuàng)新的工作。在整理歸檔文件的過程中，會遇到各種各樣的問題，只有不斷的循序漸進，去發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗，才能夠找到適合檔案管理工作的管理工具，才能夠促進檔案管理的規(guī)范化運行，才能夠更加科學、有效、合理的管理好人才隊伍，才能更好的促進醫(yī)院的快速發(fā)展。endprint