“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下電子文件利用方式研究

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷深入發(fā)展，使得電子文件的利用越來(lái)越廣泛，并已經(jīng)成為我國(guó)信息化實(shí)踐的一種基本憑證。在檢索、傳輸、利用等方面，電子文件以簡(jiǎn)單、高校、快捷、可足不出戶的在電腦終端可以看到并利用的特點(diǎn)，使得人們對(duì)其信賴有加，并使用越來(lái)越頻繁。但是，電子文件在利用的過(guò)程中也存在一定的安全和管理問(wèn)題。因此，本文通過(guò)對(duì)電子文件在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下利用的方式及其存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并針對(duì)性的提出改進(jìn)策略，為互聯(lián)網(wǎng)背景下，電子文件利用的安全性提供保障。

關(guān)鍵詞：電子文件；“互聯(lián)網(wǎng)+”；電子文件利用方式

在現(xiàn)代化的企事業(yè)單位管理中或者個(gè)人的生活中，文件是主要的信息交流的重要載體，同時(shí)，文件作為“憑證”“信息資源”等的定位，這對(duì)于企業(yè)、政府和社會(huì)的發(fā)展具有非常重要的意義。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件這種自動(dòng)化的信息載體已經(jīng)取代之前的紙質(zhì)文件被廣泛的運(yùn)用，但是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的電子文件的傳化雖然推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，并給企事業(yè)單位、政府和社會(huì)的管理創(chuàng)造了便利，但是在電子文件的利用和管理方面還是存在一定的問(wèn)題，這些問(wèn)題有一部分是技術(shù)的原因?qū)е碌模且灿幸恍┦且驗(yàn)楝F(xiàn)用的文件管理不足造成的。因此，研究互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件的利用方式具有非常重要的意義。

1 電子文件利用的方式分類(lèi)

（一）作為文件載體利用

電子文件作為文件載體利用，主要是指企事業(yè)單位或者政府的文件保管的部門(mén)給文件使用者直接提供所需的電子文件的文件載體的一種方式。這個(gè)利用方式要求文件保管的部門(mén)必須具備輸出、處理和實(shí)現(xiàn)電子文件的軟硬件的平臺(tái)。這種利用方式，減少了通信傳輸過(guò)程中的管理工作，但是這種利用，很大程度上局限于文件保管部門(mén)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中文件信息資源的量。

（二）作為載體復(fù)制利用

載體復(fù)制，是指用戶利用移動(dòng)硬盤(pán)或者光盤(pán)等將檔案部門(mén)載體上的電子文件信息復(fù)制過(guò)來(lái)，并帶回去使用的一種電子文件利用方式。這種方式可以達(dá)到同一個(gè)電子文件被多次的重復(fù)使用，更加的提升了信息資源的利用率，但是，這樣的利用方式，在一定程度上加大了電子文件的信息安全隱患，在處理不當(dāng)?shù)臅r(shí)候，也容易造成電子文件中的信息的缺失。因此，在使用這種電子文件利用方式的時(shí)候，一定需要設(shè)置一定的復(fù)制和使用的權(quán)限，確保電子文件中信息資源的安全性、完整性和保密性。

（三）在網(wǎng)絡(luò)瀏覽的利用

隨著互聯(lián)網(wǎng)+的不斷深入發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)給予了電子文件提供了更大、更便捷的傳遞平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)瀏覽成為了電子文件的信息資源的一個(gè)重要的交流方式，網(wǎng)絡(luò)流程也就成為了電子文件利用的一個(gè)重要方式。這種利用方式對(duì)于企業(yè)之間、單位之間、館際之間等信息資源的互相交流是非常有利的。這種利用方式解決了之前的電子文件存儲(chǔ)載體或者復(fù)制等要求，直接通過(guò)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子文件的傳遞，這樣更加的便捷、安全、保密性強(qiáng)，而且只需要利用雙方都有瀏覽器和相應(yīng)的電子文件信息資源輸出設(shè)備就可以完成的。

2 互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件利用方式存在的問(wèn)題

（一）電子文件信息安全存儲(chǔ)問(wèn)題

在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下，電子文件的利用方式有以上三種，但是在這個(gè)利用的過(guò)程中，容易造成電子文件信息的存儲(chǔ)的安全和內(nèi)容的安全。這種安全問(wèn)題主要是由電子文件的存儲(chǔ)載體造成的。電子文件的存儲(chǔ)載體可能會(huì)因?yàn)槭褂锰没蛘咦陨淼馁|(zhì)量等問(wèn)題造成的存儲(chǔ)載體的損毀，導(dǎo)致電子文件載體的信息數(shù)據(jù)不具可讀性。

（二）電子文件流轉(zhuǎn)中的信息安全問(wèn)題

對(duì)于電子文件的信息安全來(lái)說(shuō)，信息安全技術(shù)主要是應(yīng)用在電子文件的流轉(zhuǎn)中和存儲(chǔ)過(guò)程中，這表明了，電子文件的信息安全是一個(gè)連續(xù)不可間斷的過(guò)程，雖然對(duì)電子文件存儲(chǔ)過(guò)程中的安全很重要，但是電子文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全也不可忽視。在現(xiàn)在的電子文件流傳過(guò)程中的信息安全技術(shù)有一種應(yīng)用比較廣泛的就是加密技術(shù)，這是一種對(duì)電子文件進(jìn)行加密后形成一段不可讀的代碼，需要輸入相應(yīng)的密鑰才可以看到真實(shí)的電子文件信息的一種方式，防止電子文件在流傳的過(guò)程中出現(xiàn)安全問(wèn)題，但是現(xiàn)實(shí)生活和工作中，很少有單位對(duì)該情況給予高度重視，加密技術(shù)也很少運(yùn)用到電子文件的流傳中，造成了電子文件信息安全問(wèn)題的頻發(fā)。

（三）電子文件信息安全管理問(wèn)題

電子文件信息安全的管理，是電子文件管理的重要部分，也是信息安全保障的前提，但是很多的信息安全管理問(wèn)題都是因?yàn)楣芾砣藛T的安全意識(shí)淡薄或者信息安全管理制度的不完善等引起的。例如2010年的維基解密事件，該事件的發(fā)生和形成雖然有非法人員的竊取行為造成的，但是更重要的是內(nèi)部電子文件信息管理人員安全管理意識(shí)淡薄引起的。當(dāng)電子文件信息管理人員缺乏信息安全管理意識(shí)的時(shí)候，他們對(duì)于電子文件的管理能力是不夠的，對(duì)于電子文件信息安全的問(wèn)題沒(méi)有處理能力，也無(wú)法做到絕對(duì)維護(hù)，那樣對(duì)于電子文件信息的安全構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。因此，為了更好的確保電子文件信息安全，建立適合的電子文件信息管理機(jī)構(gòu)，制定科學(xué)合理的電子文件信息安全管理制度是十分必要的。

目前，我國(guó)的很多企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，主要采用的是電子文件和紙質(zhì)文件并存的一種管理方式，這種方式對(duì)于電子文件信息的安全是十分不利的，在進(jìn)行電子文件的信息管理的制度的制定的時(shí)候，因?yàn)榫窒抻诓糠謧鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理的存在，使得電子文件信息化管理與現(xiàn)代化信息發(fā)展存在一定的差距，無(wú)法做到完全的電子文件信息的安全管理。而一切的電子文件信息安全的管理是需要依靠檔案管理人員來(lái)完成的，這就需要管理人員具備一定的電子文件信息資源的收集、整理、歸納和利用電子文件的能力，并且這些能力需要得到電子文件信息管理機(jī)構(gòu)的認(rèn)可，通過(guò)一定的管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。

3 基于聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件的利用方式的建議

（一）建立電子文件信息檢索數(shù)據(jù)庫(kù)

建立電子文件信息檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)，是指按照一定的程序，將電子文件的信息資源進(jìn)行篩選、整合、編排、存儲(chǔ)、管理等的一個(gè)過(guò)程。這種方式可以有效的對(duì)各類(lèi)的電子文件信息進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，后期人們?cè)诶秒娮游募畔z索數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，可以根據(jù)自己的需求選擇不同的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類(lèi)檢索，減少了檢索的時(shí)間，確保了信息的完整性和有效性，這是在最大程度上利用了現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)+的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)電子文件的利用。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上聚合共享

實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上的聚合共享，可以促進(jìn)電子文件信息資源的有效聚合，達(dá)到最大程度的信息資源的共享和交流。在現(xiàn)代化信息科技飛速發(fā)展的今天，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子文件的信息資源的獲取是一種適合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要方式，這種方式提高了檔案開(kāi)放服務(wù)的水平，同時(shí)也給予了不同需求的人們選擇不同檔案信息的機(jī)會(huì)，這種聚合共享在一定程度上講電子文件的信息資源進(jìn)行了整合，在達(dá)到共享的同時(shí)，降低了分散查找資料的難度。

（三）對(duì)電子文件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理

在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下，電子文件資源信息的網(wǎng)絡(luò)利用，關(guān)鍵是對(duì)單子文件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)電子文件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先需要將電子文件利用過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保電子文件的有效利用。但是現(xiàn)代社會(huì)中，雖然很多企事業(yè)單位對(duì)電子文件實(shí)施了管理，但是其標(biāo)準(zhǔn)不一，具有自身的特色，使得相互交流出現(xiàn)了障礙，只有在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)施電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能有效的推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件的利用，現(xiàn)實(shí)電子文件的交流和共享。

參考文獻(xiàn)

[1]殷菲.電子文件信息安全問(wèn)題與策略研究[D].安徽大學(xué)，2016.

[2]陳琿夏.機(jī)構(gòu)電子文件管理能力評(píng)估與實(shí)證研究[D].浙江大學(xué)，2014.

作者簡(jiǎn)介

羅茜（1984-），女，漢，湖南長(zhǎng)沙市人，本科，助理館員。endprint