淺析醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)管理

汪媛媛

【摘 要】分析醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)管理工作的現(xiàn)狀和問(wèn)題，包括物資采購(gòu)與服務(wù)類(lèi)采購(gòu)，通過(guò)應(yīng)用“DOCTOR”采購(gòu)體系思想科學(xué)合理的解決問(wèn)題，供公立醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)管理借鑒。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院工會(huì)；采購(gòu)管理；改進(jìn)措施；“DOCTOR”體系

分析醫(yī)院工會(huì)的職責(zé)，是依據(jù)《工會(huì)法》《中國(guó)工會(huì)章程》等，在醫(yī)院黨委和上級(jí)工會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，發(fā)揮出黨群聯(lián)系的紐帶作用，組織醫(yī)院職工發(fā)展建設(shè)醫(yī)院，增強(qiáng)科室和職工的凝聚力。一項(xiàng)調(diào)查顯示，醫(yī)院工會(huì)各類(lèi)采購(gòu)費(fèi)用支出中占醫(yī)院工會(huì)賬目總支出65%以上，醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)管理工作的好壞，直接影響著醫(yī)院成本控制。

一、醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)管理工作的問(wèn)題淺析

1.采購(gòu)渠道復(fù)雜

每逢春節(jié)及大型節(jié)日，工會(huì)為職工發(fā)放福利，而往往采買(mǎi)準(zhǔn)備時(shí)間較短，多是通過(guò)工會(huì)工作人員及財(cái)務(wù)人員共同進(jìn)行市場(chǎng)走訪、比較、調(diào)研、詢價(jià)，綜合考評(píng)后實(shí)施采購(gòu)，其主觀影響因素較大。醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)按照采購(gòu)方式的不同，可以分為公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、比選、詢價(jià)等幾種采購(gòu)方式。而服務(wù)類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目，如大型演出類(lèi)指導(dǎo)老師、導(dǎo)演等則屬于單一來(lái)源的方式采購(gòu)。流通和庫(kù)存成本增高。

2.產(chǎn)品質(zhì)量管控不嚴(yán)

為滿足醫(yī)院年節(jié)假日的要求，每年均會(huì)開(kāi)展物資采購(gòu)活動(dòng)，常見(jiàn)職工福利、慰問(wèn)品等。近年來(lái)職工人數(shù)增加，日常生活必需品的米、面、油及職工生日福利蛋糕等等由于采購(gòu)類(lèi)型多、數(shù)量大，福利品的采買(mǎi)涉及多家供應(yīng)商，增加了管理難度。

3.成本控制不力

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，物資價(jià)格處于不斷變化之中，受商家營(yíng)銷(xiāo)手段、貨物質(zhì)量的影響，醫(yī)院工會(huì)物資采購(gòu)價(jià)格高低差異較大，繼而影響采購(gòu)管理工作的開(kāi)展。加之以往工會(huì)采購(gòu)的方法及策略性有待加強(qiáng)，什么時(shí)候選取何種采購(gòu)的方式，選擇好了事半功倍，選擇不好事倍功半。

二、基于docToR體系思想解決醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)管理工作的問(wèn)題

1.符合整體部署

（1）開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，掌握市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)，建立物資采購(gòu)賬本。（2）定期檢查采購(gòu)工作流程，針對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題進(jìn)行糾正，避免采購(gòu)盲目性，降低異常損耗，提高運(yùn)營(yíng)效率。（3）實(shí)施工會(huì)采購(gòu)項(xiàng)目統(tǒng)一管理，成立工會(huì)采購(gòu)管理委員會(huì)，全面統(tǒng)籌。（4）對(duì)員工的慰問(wèn)與福利要符合醫(yī)院精神，以團(tuán)結(jié)職工增強(qiáng)凝聚力，堅(jiān)持適度適中的原則。

2.產(chǎn)品目標(biāo)管理

對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量一定嚴(yán)加控制與管理。福利慰問(wèn)品關(guān)系到員工的切身利益，綜合詢價(jià)管理措施的應(yīng)用，能解決物資價(jià)格虛高的問(wèn)題，提高采購(gòu)管理水平。質(zhì)量目標(biāo)管理分為事前、事中、事后三個(gè)方面去管理，其中事前選擇供應(yīng)商時(shí)，注重對(duì)其資質(zhì)的審查，對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、納稅情況及涉及食品安全、衛(wèi)生安全的適宜進(jìn)行核查；事中管理包括，在采購(gòu)過(guò)程中對(duì)其合同約束嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)；事后管理包括，落實(shí)驗(yàn)收抽查制度，如果出現(xiàn)供貨產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)返廠處理。

3.加強(qiáng)成本控制

采購(gòu)成本控制一般包括變更采購(gòu)策略、調(diào)整采購(gòu)規(guī)格型號(hào)、引入多家供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)等。通過(guò)詢價(jià)會(huì)、考察詢價(jià)市場(chǎng)、調(diào)研供應(yīng)商、網(wǎng)上詢價(jià)等形式，提高詢價(jià)工作質(zhì)量。詢價(jià)工作應(yīng)該遵循兩個(gè)原則：（1）誠(chéng)實(shí)守信，保證過(guò)程公開(kāi)、公正、公平。（2）質(zhì)量和價(jià)格相統(tǒng)一。對(duì)于價(jià)格虛高的產(chǎn)品，一律不得進(jìn)入；通過(guò)引入競(jìng)爭(zhēng)、變更采購(gòu)方式與策略等手段，嚴(yán)格控制價(jià)格。

4.不斷學(xué)習(xí)研究

要想把工會(huì)采購(gòu)工作搞好，體現(xiàn)在兩個(gè)方面：工會(huì)會(huì)員滿意度高，采購(gòu)產(chǎn)品成本合理；學(xué)習(xí)研究先進(jìn)采購(gòu)管理思想，不斷把醫(yī)院工會(huì)的采購(gòu)工作搞上去。

5.保證合規(guī)合法

現(xiàn)在醫(yī)院春節(jié)及大型節(jié)日福利、生日蛋糕通過(guò)正規(guī)招投標(biāo)公司進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)，涉及大額資金使用前要求召開(kāi)工會(huì)委員會(huì)會(huì)議集體討論協(xié)商確定。無(wú)論醫(yī)院內(nèi)部什么類(lèi)型、什么部門(mén)的采購(gòu)工作，都要遵循合規(guī)合法，學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，院紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)全程監(jiān)督。除了要有完善的規(guī)章制度以外，采購(gòu)期間還要加強(qiáng)監(jiān)督，健全各個(gè)工作制度，例如財(cái)務(wù)管理制度、物資供應(yīng)制度、會(huì)議記錄制度等。監(jiān)督機(jī)制的實(shí)施如下：提出規(guī)范化的工會(huì)采購(gòu)流程，成立工會(huì)采購(gòu)委員會(huì)，組員由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室代表、職工代表組成，對(duì)整個(gè)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督管理。每一項(xiàng)目都要配合院內(nèi)外的監(jiān)督檢查參考。

6.及時(shí)記錄存檔

作為醫(yī)院工會(huì)管理的一部分，每次工會(huì)采購(gòu)工作的紀(jì)要筆錄，都要保存完整。一方面作好記錄與檔案整理，完善工會(huì)物資供應(yīng)商管理；另一方面參會(huì)人員簽到薄、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要及時(shí)存檔，以備上級(jí)部門(mén)隨查。

三、改善前后對(duì)比1.doctor組成要素

（1）Deploy：部署、配置、調(diào)配。物資采購(gòu)前應(yīng)該進(jìn)行可行性論證，包括使用科室論證、采購(gòu)管理委員會(huì)論證、院長(zhǎng)辦公會(huì)論證。（2）Object：目標(biāo)。要求采購(gòu)科室明確自身定位和發(fā)展方向，實(shí)施目標(biāo)管理。（3）Cost：費(fèi)用、代價(jià)、成本。采購(gòu)工作的基礎(chǔ)就是成本控制，要對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行科學(xué)評(píng)估和集體詢價(jià)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格的有效控制。（4）To study：研究、學(xué)習(xí)、進(jìn)修。利用品管圈、PDCA等管理法，對(duì)采購(gòu)管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，提升采購(gòu)效率和質(zhì)量。（5）Official：官方的、法定的、行政當(dāng)局批準(zhǔn)的。要求采購(gòu)活動(dòng)滿足國(guó)家法律規(guī)定，保證采購(gòu)工作的透明性，實(shí)現(xiàn)集體決策目標(biāo)。（6）Record：記錄、錄音、檔案。和采購(gòu)相關(guān)的所有工作，都應(yīng)該及時(shí)準(zhǔn)確記錄，并形成檔案保存起來(lái)，作為審計(jì)工作依據(jù)。

2.應(yīng)用效果

（1）在D環(huán)節(jié)上，醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)既滿足了醫(yī)院對(duì)員工的福利的宗旨，同時(shí)本著適度適中的原則。（2）在O環(huán)節(jié)上，實(shí)施目標(biāo)管理后，工會(huì)采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量得到明顯改善。（3）在C環(huán)節(jié)上，采購(gòu)價(jià)格虛高現(xiàn)象得以控制，成本得到有效控制。（4）在T環(huán)節(jié)上，對(duì)國(guó)內(nèi)先進(jìn)醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)進(jìn)行考察學(xué)習(xí)，不斷吸取成功經(jīng)驗(yàn)，提高了解決問(wèn)題的能力。（5）在O環(huán)節(jié)上，工會(huì)采購(gòu)工作更加法制化、規(guī)范化。（6）在R環(huán)節(jié)上，通過(guò)雙人記錄和錄音，提高了記錄準(zhǔn)確性。

四、探討

綜上所述，醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)管理是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的重要組成部分，關(guān)系到醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前工會(huì)采購(gòu)中存在的問(wèn)題，應(yīng)該成立采購(gòu)部門(mén)（工會(huì)采購(gòu)委員會(huì)）、綜合詢價(jià)管理、細(xì)化采購(gòu)措施、完善監(jiān)管制度。以DOCTOR采購(gòu)體系運(yùn)用在醫(yī)院工會(huì)采購(gòu)當(dāng)中，實(shí)踐證實(shí)具有較高的應(yīng)用價(jià)值。DOCTOR醫(yī)院采購(gòu)管理體系是一套較為系統(tǒng)全面的現(xiàn)代化醫(yī)院采購(gòu)管理理論，在制度、流程及管理思想等方面，均具有借鑒意義。

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