張琰
[提要] 從改革開放至今,我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平在不斷進(jìn)步,也由此產(chǎn)生了越來越多的中小企業(yè)。但這些中小企業(yè)在市場(chǎng)上存活的時(shí)間卻不是很長(zhǎng),其根本原因還是企業(yè)沒有一個(gè)健全的內(nèi)部控制制度。本文以正德建筑勞務(wù)有限公司為例,對(duì)其內(nèi)部控制所存在的一些問題總結(jié)分析,并對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度改進(jìn)提出建議。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;中小企業(yè);問題;對(duì)策
中圖分類號(hào):F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
收錄日期:2017年9月26日
一、正德建筑勞務(wù)有限公司基本情況
正德建筑勞務(wù)有限公司于2017年6月成立,注冊(cè)資金500萬元,專業(yè)從事建筑工程工業(yè)與民用建筑工程勞務(wù)作業(yè)分包,鋼筋作業(yè)分包,木工、砌筑、抹灰、石制作、油漆作業(yè)、混凝土、腳手架、模板、焊接、水暖電安裝作業(yè)分包。公司按照“權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)”的制度,實(shí)行法人經(jīng)理負(fù)責(zé)制?,F(xiàn)有管理人員及各類專業(yè)技術(shù)人員56人。由于公司剛剛成立,雖然公司是以現(xiàn)代企業(yè)管理制度管理企業(yè),初步建立了內(nèi)部控制制度,但是其內(nèi)部控制的實(shí)施依然存在著諸多問題。
根據(jù)《中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》,我國(guó)中小企業(yè)劃分為中型、小型、微型三種類型,具體標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)企業(yè)從業(yè)人員、營(yíng)業(yè)收入、資產(chǎn)總額等指標(biāo),結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)制定。其中,建筑業(yè)有以下規(guī)定:營(yíng)業(yè)收入80,000萬元以下或資產(chǎn)總額80,000萬元以下的為中小微型企業(yè)。其中,營(yíng)業(yè)收入6,000萬元及以上,且資產(chǎn)總額5,000萬元及以上的為中型企業(yè);營(yíng)業(yè)收入300萬元及以上,且資產(chǎn)總額300萬元及以上的為小型企業(yè);營(yíng)業(yè)收入300萬元以下或資產(chǎn)總額300萬元以下的為微型企業(yè)。根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn),正德建筑勞務(wù)有限公司屬于小企業(yè)范疇。
二、正德建筑勞務(wù)有限公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題
(一)人力資源管理不完善。正德建筑勞務(wù)有限公司目前人員主要是吸收一些專業(yè)建筑施工隊(duì),即通常所說的包工隊(duì)(農(nóng)民工)。從而導(dǎo)致招聘進(jìn)公司的新員工的整體素質(zhì)不是很高,對(duì)人員的管理比較松散,工人還是主要聽包工頭的,員工還沒有形成企業(yè)認(rèn)同感,管理難度較大。進(jìn)而也不能夠更加出色地為公司的前程和發(fā)展貢獻(xiàn)力量;同時(shí),公司里許多新員工是老員工介紹進(jìn)公司的,這樣關(guān)系型的員工就非常多,極易使公司內(nèi)部的員工形成小集體,排斥關(guān)系網(wǎng)外的員工,從而增加了人力資源的成本。
(二)公司規(guī)章制度不完善,信息溝通不及時(shí)。正德建筑勞務(wù)有限公司沒有規(guī)范的員工工作手冊(cè),公司規(guī)章制度沒有明確的規(guī)定,只是一些口頭上的傳達(dá),所以并不是所有員工都愿意遵守這些規(guī)定要求。因?yàn)楣緞偝闪⒉痪?,還沒有制定出一套規(guī)范正式的規(guī)章制度,這大大地影響了公司在員工心目中的信譽(yù)與權(quán)威性。而且不僅對(duì)于內(nèi)部的規(guī)章制度不夠完善,外部信息溝通渠道也還沒完全建立,企業(yè)網(wǎng)站還沒建立。內(nèi)部信息溝通也沒有通過制定管理體制的形式進(jìn)行,比如定時(shí)召開管理層會(huì)議、工作會(huì)議、班前會(huì)議等。
(三)沒有完善的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。由于人員限制,對(duì)于公司的隱性風(fēng)險(xiǎn)正德建筑勞務(wù)有限公司并沒有成立出一個(gè)專門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析和應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)控制小組。當(dāng)企業(yè)遭到風(fēng)險(xiǎn)時(shí),企業(yè)的一些管理者們對(duì)于處理風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)驗(yàn)不足,因其自身沒有明確的風(fēng)險(xiǎn)管理觀念,所以只能依靠管理層的個(gè)別經(jīng)驗(yàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行抉擇,做出相應(yīng)的對(duì)策,但又因?yàn)樽陨砟芰λ?,所以做成的決策往往具有盲目性,這樣不能夠達(dá)到治本的效果,只能治標(biāo),對(duì)公司的長(zhǎng)久生存和繼續(xù)發(fā)展有很大的威脅,也有不好的影響。
(四)沒有合格的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。內(nèi)部會(huì)計(jì)的管理制度是為了確保公司的會(huì)計(jì)工作能夠合法有序進(jìn)行的一大重要措施,對(duì)內(nèi)部控制體系的更加完善起到促進(jìn)作用。正德建筑勞務(wù)有限公司為了減少公司的開支,人員配備不足,對(duì)員工的職責(zé)方面劃分不明確,一人身兼多職的情況屢屢出現(xiàn)。而且正德建筑勞務(wù)有限公司只設(shè)立一個(gè)財(cái)務(wù)部,只聘請(qǐng)了外聘的會(huì)計(jì)人員來兼職做賬,進(jìn)行企業(yè)的賬務(wù)處理。并沒有像其他正規(guī)的大企業(yè)般對(duì)財(cái)務(wù)部的崗位職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的劃分,出納和會(huì)計(jì)的職責(zé)劃分十分不明確,有時(shí)甚至?xí)?jì)又兼任出納,致使不相兼容的兩個(gè)會(huì)計(jì)崗位由一人同時(shí)兼任,這樣就沒有形成各崗位間的相互監(jiān)督、相互制約,會(huì)造成資金管理方面的重大隱患。
公司的一些日常票據(jù)和企業(yè)的公章并沒有做到分開保管,全都掌握在一人手中,而且沒有專門的從事財(cái)務(wù)的審核方面工作的會(huì)計(jì)人員,平時(shí)就是由企業(yè)的總經(jīng)理來審核。而且公司里面的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)方面的最新知識(shí)更新比較緩慢,對(duì)于國(guó)家稅務(wù)部門所要求的最新報(bào)稅方式也是不太清楚,知識(shí)結(jié)構(gòu)非常陳舊。還有一點(diǎn)就是公司里的會(huì)計(jì)人員是領(lǐng)導(dǎo)的親屬,這樣導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員只聽從領(lǐng)導(dǎo)的意愿,并沒有嚴(yán)格的按照規(guī)范來為公司做賬。造成了會(huì)計(jì)信息的不真實(shí)、不準(zhǔn)確,同時(shí)也為一些有不良用心的人提供了可乘之機(jī)。企業(yè)更沒有設(shè)立專門的內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)會(huì)計(jì)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督,企業(yè)財(cái)務(wù)管理方面存在巨大漏洞。
三、完善正德建筑勞務(wù)有限公司內(nèi)部控制的建議
(一)建立完善的人力資源管理制度。為了完善人力資源管理制度,正德建筑勞務(wù)有限公司應(yīng)該丟掉任人唯親的這種招聘方式,可以通過網(wǎng)絡(luò)等各種途徑選拔出無論是經(jīng)驗(yàn)還是業(yè)務(wù)能力方面都比較出色的人來為公司所重用;另一方面一定要對(duì)公司員工進(jìn)行定期的培訓(xùn),不要總是指望著老人帶新人,這樣有很多東西都是注意不到的,定期的培訓(xùn)能夠使公司員工提高自身的專業(yè)能力和道德素養(yǎng)。打破包工隊(duì)的傳統(tǒng)模式,即打破小團(tuán)體,把包工頭變成企業(yè)中層,對(duì)員工實(shí)行統(tǒng)一的管理制度。
(二)完善企業(yè)規(guī)章制度,建立信息傳遞機(jī)制。首先,對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說,要想快速良好地發(fā)展,必須要上下齊心。如何做到這一點(diǎn),當(dāng)然是要制定企業(yè)切實(shí)有效,實(shí)際可行的公司規(guī)章制度。使員工人手一份規(guī)章制度手冊(cè),做到做事有章可查,有據(jù)可依,大家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一思想;其次,要建立起良好的對(duì)外信息溝通渠道。要建立公司官網(wǎng),并請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行信息更新、維護(hù)。一方面在網(wǎng)站上發(fā)布企業(yè)的信息成果等,使更多人了解企業(yè),拓寬業(yè)務(wù)渠道;另一方面在網(wǎng)站上設(shè)置業(yè)務(wù)接洽板塊,以及咨詢服務(wù)板塊,以便及時(shí)接洽業(yè)務(wù),回答客戶疑問,只有信息溝通及時(shí)暢快,才有可能把潛在客戶發(fā)展成現(xiàn)實(shí)客戶;最后,要建立起良好的內(nèi)部信息溝通渠道。主要的做法是通過定期召開不同層次的工作會(huì)議來實(shí)現(xiàn)。比如,定期召開公司高層管理會(huì)議,可以允許部分或全部中層領(lǐng)導(dǎo)列席會(huì)議;定期召開中層管理工作會(huì)議,注意傳達(dá)和布置高層整體管理方案;定期召開員工的班前、班后會(huì)議,及時(shí)總結(jié)實(shí)際中的問題,并逐級(jí)匯報(bào)。
(三)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估。公司要想強(qiáng)化其內(nèi)部控制,首先就應(yīng)該加強(qiáng)自身對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí),這樣才能在市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中生存下來。正德建筑勞務(wù)有限公司應(yīng)該針對(duì)企業(yè)自身的財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)以及行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)來安排專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估人員進(jìn)行評(píng)估工作。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估員可以通過向各個(gè)部門收集真實(shí)、完整、精確的數(shù)據(jù)信息來進(jìn)行定性及定量的分析,提前判斷企業(yè)將會(huì)遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)的可能性,并對(duì)此做出及時(shí)的應(yīng)對(duì)策略,這樣才能更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),將損失降到最低點(diǎn)。越是小企業(yè)越是經(jīng)不得風(fēng)雨,更應(yīng)該重視風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避,在這方面企業(yè)不能省錢。
(四)建立健全企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。第一,公司應(yīng)將職責(zé)劃分明確。專人專職,不相容職責(zé)應(yīng)分離開。尤其是在財(cái)務(wù)部門下面應(yīng)設(shè)立會(huì)計(jì)崗位和出納崗位,并對(duì)會(huì)計(jì)和出納的職責(zé)劃分清楚,讓每個(gè)職位了解清楚自己的職責(zé),來實(shí)現(xiàn)各個(gè)崗位之間的相互監(jiān)督與制約。同時(shí),要完善審核監(jiān)督制度,由專門人員負(fù)責(zé)審核;第二,設(shè)立一個(gè)單獨(dú)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),不歸財(cái)務(wù)部門管轄,而直接對(duì)董事長(zhǎng)負(fù)責(zé),其主要職責(zé)便是在企業(yè)內(nèi)檢查錯(cuò)誤,防止作弊,并且要做到以監(jiān)督和服務(wù)為重中之重。如果不設(shè)單獨(dú)的內(nèi)部審計(jì)部門,也可以定期聘請(qǐng)專業(yè)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行內(nèi)部審計(jì),以此來對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)進(jìn)行監(jiān)督;第三,企業(yè)要聘請(qǐng)專業(yè)素養(yǎng)高,職業(yè)道德好的專業(yè)會(huì)計(jì)從業(yè)人員從事企業(yè)會(huì)計(jì)工作,擯棄家族式用人模式。
總之,我國(guó)中小企業(yè)已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的重要力量,面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),如何規(guī)避中小企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)和如何建立完善內(nèi)部控制制度,對(duì)當(dāng)今社會(huì)中小企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,要求自2018年1月1日起施行。這標(biāo)志著從國(guó)家層面越來越重視對(duì)中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善。
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