新時期高職院校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

展賢東

摘 要：近年來隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)開始廣泛應(yīng)用于高職院校的檔案管理工作中。檔案管理是高職院校日常管理工作的一個重要組成部分，目前迎來了新的發(fā)展和機遇，如何順應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展、促進檔案管理水平的提升，促進高職院校檔案管理崗工作的規(guī)范化，為學(xué)校教學(xué)、科研等工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，成為擺在檔案管理人員面前的一個新課題。為此，有必要針對新時期高職院校檔案管理工作規(guī)范化進行深入分析。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理工作；規(guī)范化；新途徑

高職檔案是高職院校在教學(xué)、科研等活動中形成的具有保存價值的資料，高職檔案管理是院校的一項基礎(chǔ)性工作。近年來隨著我國高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展，新形勢下對高職檔案管理工作也提出了非常高的要求，如何實現(xiàn)告知檔案管理工作的規(guī)范化，對于高職教學(xué)教學(xué)管理規(guī)范化具有非常重要的意義。下面主要結(jié)合筆者的實際工作經(jīng)驗，談一談當(dāng)前高職院校檔案管理工作規(guī)范化的一些問題。

1 高職院校檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度存在很多漏洞

當(dāng)前很多高職院校在檔案管理工作中，都制定了相應(yīng)的管理制度，但是仔細(xì)分析這些制度就可以發(fā)現(xiàn)，其中漏洞百出，例如檔案管理職責(zé)劃分不夠明確。檔案管理工作需要各部門配合才能順利完成，這一過程中需要各部門進行信息的收集，然后將收集好的信息交給檔案管理部門保存。然而，當(dāng)前檔案管理工作中并未明確其他部門收集信息的職責(zé)，這種情況下就會造成其他部門的袖手旁觀，為檔案管理增加了難度。

1.2 檔案管理方法不先進

在信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)中應(yīng)用，但是當(dāng)前很多高職院校單純重視教育教學(xué)方面，忽視了檔案管理方法的創(chuàng)新，因此這些學(xué)校檔案管理方式非常落后。檔案管理工作中人員的工作量較大，一些失誤的出現(xiàn)避免不了，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利進行。另外，當(dāng)前很多高職院校依然在使用紙質(zhì)檔案，這種檔案在管理工作中難度較大，并且它們的占地面積大，這種檔案管理方式已經(jīng)不能與當(dāng)前的社會發(fā)展形勢相適應(yīng)。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)差

傳統(tǒng)檔案管理主要依靠管理人員完成工作，因此要求檔案管理人必須具備管理方面的知識，同時還要有一些實踐經(jīng)驗，這樣才能獲得良好的效果。然而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，要求管理人員必須具備一定的操作計算機的能力，然而通過調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前很多學(xué)校的檔案管理明顯忽視了人員隊伍建設(shè)，導(dǎo)致整體檔案管理人員素質(zhì)水平都不高，計算機操作能力也不強，不能與當(dāng)前信息化檔案管理形勢相適應(yīng)，整體管理效果不理想。

2 新時期高職院校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

2.1 完善檔案管理工作制度

檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，牽涉的范圍比較廣，因此檔案資源收集一定要堅持科學(xué)性、規(guī)范性的原則，使檔案管理工作可以“有法可依”，制定完善的檔案管理制度，確定檔案資料的完整性。同時，還要對工作人員的職業(yè)意識進行培養(yǎng)，檔案收集、整理及借閱等程序都要進行嚴(yán)格的制度管理，這樣可以為檔案的真實性和權(quán)威性提供保證。此外，在檔案管理信息化建設(shè)方面，國家出臺了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，很多制度也相繼頒布，因此應(yīng)從實際工作情況出發(fā)，制定出完善的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，為以后的檔案利用與資源共享提供方便，為以后檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.2 加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校檔案可以為教育研究、經(jīng)驗教學(xué)總結(jié)等工作提供重要依據(jù)，為高校建設(shè)提供非常重要的信息支持，因此有必要將這項工作納入到學(xué)校整體規(guī)劃之中，充分認(rèn)識高職院校中檔案管理工作的重要性，確保檔案管理的科學(xué)性與完整性。與此同時，在檔案管理工作中應(yīng)注意開拓宣傳渠道，充分利用多種形式對檔案管理工作的重要性進行宣傳，形成一種人人重視檔案管理、人人參與檔案管理工作的氛圍，切實將高職院校檔案管理工作納入到有序發(fā)展的軌道上來。

2.3 加快檔案管理信息化建設(shè)

目前已經(jīng)進入信息化社會，信息化也必將成為檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢，因此高職院校檔案管理應(yīng)該從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案、數(shù)字化檔案，以實現(xiàn)對檔案資源的合理有序配置，為各部門人員大開發(fā)利用提供依據(jù)，促進檔案信息資源共享的實現(xiàn)。一方面，在信息化條件下應(yīng)注重檔案管理合乎規(guī)則，基于安全性角度講密級設(shè)置工作做好，禁止外來的U盤、光盤等存儲設(shè)備，并安裝安全性能較高的秘鑰或防火墻，以確保信息化條件下高職院校檔案管理的安全性；另外一方面，應(yīng)為用戶提供更多的客戶端和接口，方便用戶檢索檔案資料。高職院?？梢詫ｉT為師生用戶、社會用戶分別提供權(quán)限，使這些客戶可以從學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫中查找、調(diào)取自己需要的資料和信息，這樣一來，數(shù)據(jù)的實時化傳輸、信息共享才真正得以實現(xiàn)。

3 結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案是學(xué)校教學(xué)、科研等相關(guān)工作中形成的具有保存價值的資料，高職院校檔案管理在院校各項工作中是非?；A(chǔ)的一項工作，檔案管理規(guī)范化可以充分滿足教育發(fā)展需求，同時也是高職院校自身發(fā)展的需要。近年來我國高職院校在檔案管理工作中普遍存在檔案制度不完善、檔案管理隨意性強人員素質(zhì)水平低等問題，在以后的檔案管理發(fā)展之中，必須充分重視完善檔案管理工作制度，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能切實提升檔案管理的效能，推動高職院校檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻

[1]李玲.高職院校檔案工作規(guī)范化管理建設(shè)探析——以重慶科創(chuàng)職業(yè)學(xué)院檔案館為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，08：77.

[2]馬承榮，鐘真宜，江琳，姚偉卿，彭梅芳.高職院校二級單位教學(xué)檔案規(guī)范化管理機制研究[J].蘭臺世界，2016，15：46-48.

[3]張瑞菊.高職院校檔案達標(biāo)工作思考——以四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].技術(shù)與市場，2014，04：215+217.

[4]馮飛.高職院校黨建工作長效機制研究——以江蘇信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].統(tǒng)計與管理，2014，07：159-160.endprint