淺析企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

曹瑩

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)最基礎(chǔ)性的管理工作，同時也是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。通過科學(xué)的管理企業(yè)檔案，可以對一個企業(yè)業(yè)績和管理水平進行有效衡量?？梢哉f企業(yè)檔案是對企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果的真實記載，是企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展研究的第一手資料。在當(dāng)前信息時代，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已無法與檔案管理工作需求相適應(yīng)。檔案管理模式發(fā)生了不斷的變化，同時具體的管理流程和管理手段也隨之發(fā)生變化。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，電子檔案應(yīng)運而生，這也加快推動了企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進程，在這種情況下，需要努力提高企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案的開發(fā)和利用，更好的發(fā)揮出企業(yè)檔案的重要價值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化管理；收集；電子文件；服務(wù)

當(dāng)前計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案工作中各種先進信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，這也有效的推動了檔案數(shù)字化發(fā)展的進程。但在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，由于對檔案工作重視度不夠，投入較少，再加之各種軟硬件設(shè)施配備不齊全，人員對先進設(shè)備操作不熟練，對先進技術(shù)不熟悉，這就導(dǎo)致檔案管理手段落后，檔案管理無法適應(yīng)當(dāng)前檔案數(shù)字化發(fā)展的需要。因此企業(yè)需要加快推動檔案數(shù)字化管理的進程，全面提升企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平，從而為企業(yè)的發(fā)展提供重要的信息支持。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義

（一）更具便捷性

企業(yè)在發(fā)展過程中，有價值的信息都被檔案記載下來，這也使企業(yè)檔案數(shù)量不斷增加，種類復(fù)雜。在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作中，不僅管理工作效率較低，而且無法實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效利用。通過對企業(yè)檔案進行數(shù)字化管理，利用現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不僅具有較大的儲存空間，而且實現(xiàn)了檔案信息的快速檢索，即由計算機即能夠完成檔案信息的存儲和檢索，檔案管理工作效率更為快捷、高效，實現(xiàn)了企業(yè)信息資源的共享，這為企業(yè)的快速發(fā)展起到了積極的促進作用。

（二）有利于實現(xiàn)檔案信息的保護

企業(yè)的紙質(zhì)檔案在長期的保存和使用過程中，紙張極易受到損壞，影響企業(yè)檔案信息的完整性。在檔案數(shù)字化管理工作中，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化了電子檔案，利用計算機、專用管理軟件和網(wǎng)絡(luò)即可以實現(xiàn)電子檔案信息的存儲，不僅存儲所占空間較少，而且儲存空間容量較大。企業(yè)所有的檔案信息都匯集到網(wǎng)絡(luò)儲存空間中，并為檔案需求者提供使用服務(wù)，有效的實現(xiàn)了對原件檔案信息的保護。而且采用紙質(zhì)和電子檔案的共存管理，保障了企業(yè)檔案信息的安全性。

（三）增強企業(yè)檔案的安全性

實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，在企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，檔案管理人員會設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，有效的保證了檔案的安全性。同時在數(shù)字化管理工作中，還會應(yīng)用各種先進的安全防范技術(shù)，避免了檔案信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生，相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的安全性有了大幅度的提升。

2 加強企業(yè)檔案數(shù)字化管理的建議

（一）加強對資料的收集

當(dāng)前我們處于信息爆炸時代，信息交流十分頻繁，作為企業(yè)檔案管理人員，需要及時對檔案信息和資料進行收集。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，現(xiàn)代企業(yè)利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可以在互聯(lián)網(wǎng)上收集各種企業(yè)發(fā)展需要的信息，而且檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與企業(yè)各系統(tǒng)都實現(xiàn)了有效的銜接，這為檔案信息資料的收集提供了更加便利的條件。企業(yè)檔案信息也能夠及時進行更新，有效的促進了企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平的提高。

另外，電子文件實現(xiàn)了自動上傳收集。當(dāng)前電子文件的形成通過下載或上傳即可完成，企業(yè)檔案管理部站可以在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，這樣就能夠第一時間收集到電子文件，并對其進行歸檔。

（二）開展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

（三）建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺，提高內(nèi)部調(diào)檔與查詢速度

首先，可通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強對于企業(yè)檔案信息的管理，完善檔案信息處理過程中的各項事務(wù)的操作與運營，保障信息技術(shù)的使用能夠切實為企業(yè)管理服務(wù)，并始終貫徹于檔案管理工作的各個流程當(dāng)中，全面推動現(xiàn)代化的實施。其次，建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺，按照檔案信息的具體內(nèi)容和所屬區(qū)域進行分類歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統(tǒng)一檢索和管理服務(wù)，提高調(diào)檔查詢速度，提升工作效率。

（四）全面采取信息安全備份，強化檔案信息安全性管理

非人為的不可抗力因素，是對檔案信息安全造成重大損害的癥結(jié)之一。計算機網(wǎng)絡(luò)硬件故障、各類自然災(zāi)害和不可預(yù)估性事故一旦出現(xiàn)對于檔案、尤其是對企業(yè)內(nèi)部“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到企業(yè)檔案信息本身的完整性，更將影響其使用價值，以及日后可用性，所以，在提高企業(yè)檔案信息安全性的同時，還應(yīng)當(dāng)適時做好檔案數(shù)據(jù)的安全備份工作。

為了讓數(shù)字檔案備份更加安全、更有保障，檔案管理人員可進行多重備份，并定期進行數(shù)據(jù)在線、脫機模式下的雙重檢驗。需要注意的是，備份至云端的數(shù)據(jù)需要及時構(gòu)筑防火墻、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升提供更多重保障。對于企業(yè)數(shù)字檔案的備份還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災(zāi)害，或是其他可能威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，完善對于兩地同檔案的備份與數(shù)據(jù)更新。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前信息時代，各種先進科學(xué)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的有效應(yīng)用，加快了檔案資源數(shù)字化和電子化的發(fā)展進程，全面提升檔案工作的效率。而且在數(shù)字化技術(shù)支持下，企業(yè)檔案信息的開發(fā)也朝著深層次和高水平發(fā)展，能夠更好的滿足企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求。在當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作中，還需要重視檔案信息的安全管理，實現(xiàn)檔案信息共享和安全的完美對接，從而使企業(yè)檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的長遠發(fā)展，推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

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