寇曉衛(wèi)

摘 要：現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展和普及給人們的生活與工作帶來了巨大的轉(zhuǎn)變，同時也產(chǎn)生了巨大的生產(chǎn)推動作用，極大的強(qiáng)化各項(xiàng)工作的質(zhì)效水平。尤其是當(dāng)今時代信息大爆炸，企業(yè)檔案管理所需要應(yīng)對的工作量極具膨脹，傳統(tǒng)檔案管理模式不再適合當(dāng)下的實(shí)際情況，這也促使了企業(yè)檔案管理對信息技術(shù)的融合。據(jù)此，本文針對企業(yè)檔案管理信息技術(shù)的影響進(jìn)行了闡述，并就信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的具體應(yīng)用進(jìn)行了分析，希望可以有所助益。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；資源；效率；管理

企業(yè)檔案管理的主要對象是人事信息、項(xiàng)目資料以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，涉及內(nèi)容復(fù)雜多樣，總量規(guī)模也十分驚人。尤其是規(guī)模較大的企業(yè)，其龐大的檔案管理工作量往往會消耗大量的資源，因此，促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)的融入具有相當(dāng)?shù)谋匾?。一旦缺乏信息技術(shù)的應(yīng)用，在調(diào)閱、查詢、檢索以及管理等方面的工作都會變得更加困難，這是說明了現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用的最大作用。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生的影響

（一）有利于推動檔案管理方式的改革

現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)步和應(yīng)用極大改變了傳統(tǒng)行業(yè)的運(yùn)行模式，尤其是企業(yè)的檔案管理工作思維，為企業(yè)檔案管理模式帶來了全新的運(yùn)行效率。這樣的促進(jìn)和改善最先體現(xiàn)在對思維模式的沖擊之上，讓具體工作的實(shí)施人員擁有了更多的主動權(quán)，對工作效率和質(zhì)量有巨大的提升。企業(yè)檔案管理工作在信息化技術(shù)引導(dǎo)下，改善了傳統(tǒng)技術(shù)條件下的思維模式，鼓勵人員將創(chuàng)新與發(fā)展的理念融入到實(shí)際工作中，有效改善了傳統(tǒng)工作模式中的不足，讓檔案管理的價值得到了最大的發(fā)揮。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的智能化

企業(yè)檔案管理工作量在信息時代得到了爆發(fā)式的發(fā)展，復(fù)雜多樣的信息數(shù)據(jù)需要通過信息化手段來進(jìn)行搜集和處理，幫助企業(yè)管理人員更好的去挖掘其中的價值，促進(jìn)企業(yè)成長。同時，現(xiàn)代信息技術(shù)本身也在不斷的成長，其中比較明顯的便是智能化水平的不斷強(qiáng)化。智能化的檔案管理工作具有非常明顯的優(yōu)勢，可以通過設(shè)置進(jìn)行快速的信息提取、采集與整合，甚至可以對使用者的意圖進(jìn)行模糊邏輯的分析，更好的滿足用戶需求。讓信息和數(shù)據(jù)得到智能化的處理，對價值進(jìn)行更深的挖掘，幫助企業(yè)開展更具活力的管理決策。

（三）提高檔案管理者的水平

傳統(tǒng)檔案管理模式相對于現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理，在質(zhì)效水平上的差距毋庸置疑，更主要是讓從業(yè)人員的思維受到了限制。在市場不斷變化的背景下，思維僵化往往是對綜合素質(zhì)最大的限制。因此，信息化檔案管理對檔案管理者的思維也帶來了一定的影響，促進(jìn)管理者對先進(jìn)生產(chǎn)和管理模式進(jìn)行適應(yīng)，幫助其在發(fā)展的市場中站穩(wěn)腳跟，去為企業(yè)帶來更大的產(chǎn)出和效益。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中的信息技術(shù)應(yīng)用

（一）電子信息技術(shù)在檔案管理內(nèi)容中的應(yīng)用

企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)容往往具有復(fù)雜性和規(guī)模巨大的特點(diǎn)，傳統(tǒng)模式的工作主體是人力，因此，工作人員的壓力巨大，日常的檔案分類排列和定期清點(diǎn)就會消耗大量的精力。而信息技術(shù)的應(yīng)用則有效緩解了檔案管理工作中的人員壓力，同時極大的提升了工作質(zhì)效。尤其是在以下三個方面有巨大的改善：

第一是檔案文件目錄編纂、信息存儲、內(nèi)容檢索等。文檔目錄是為了相關(guān)人員能夠更好進(jìn)行查閱和管理而產(chǎn)生的，是對文檔內(nèi)容的簡要介紹。信息技術(shù)的應(yīng)用很大程度的提高了目錄整合的質(zhì)效，而電子版的目錄編撰和展示也更加鮮明，能便捷的進(jìn)行調(diào)整和改寫。

第二是檔案內(nèi)容的存儲與檢索。信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案根據(jù)隨后的電子版模式進(jìn)行存儲，同時又根據(jù)存儲空間的大小進(jìn)行保存。相關(guān)人員的調(diào)閱需求往往只需要運(yùn)用系統(tǒng)檢索功能就可以產(chǎn)生作用，有效提高了資源調(diào)用的效率。

上述兩點(diǎn)屬于信息技術(shù)對傳統(tǒng)模式的功能優(yōu)化，而檔案文件關(guān)鍵詞標(biāo)引則是信息技術(shù)對職能的拓展。根據(jù)檔案文件錄入時的需求，對關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)注。查閱人員在搜索欄鍵入關(guān)鍵詞既可以準(zhǔn)確進(jìn)行查閱，提高了對資源的調(diào)用速率和針對性，具有非常強(qiáng)的適用性。

除此之外，信息技術(shù)在檔案內(nèi)容管理上的應(yīng)用還表現(xiàn)在許多方面，例如：匯總、打印以及數(shù)據(jù)分析等等，給企業(yè)檔案信息價值的最大化帶來了極大的促進(jìn)，有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值。

（二）電子信息技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建中的應(yīng)用

信息技術(shù)的應(yīng)用也很好的促進(jìn)了企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作。企業(yè)除了可以利用信息技術(shù)的存儲功能來讓信息和數(shù)據(jù)得到保存，同時也可以通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)，通過系統(tǒng)來進(jìn)行信息和數(shù)據(jù)的管理。更可以利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)來對信息價值進(jìn)行深度挖掘，總結(jié)以往經(jīng)濟(jì)活動中的得失經(jīng)驗(yàn)，為今后的企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)。

企業(yè)在實(shí)際檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用中，還需要配以相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫軟件，專業(yè)的數(shù)據(jù)調(diào)用和瀏覽工具，方便相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)查閱和分析。而檔案信息系統(tǒng)的建立也可以進(jìn)行拓展，根據(jù)自身的需求進(jìn)行功能建設(shè)，自動化目錄生產(chǎn)、自動分類以及數(shù)據(jù)分析等等，為檔案管理工作提供更多的可能，也為企業(yè)帶來了巨大的效益。然而，再具體的工作當(dāng)中還需要秉持嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的工作態(tài)度，需要做好資源的備份和保護(hù)工作，防止因?yàn)槿魏蔚氖д`造成不可逆的損失。

（三）電子信息技術(shù)在檔案備份與恢復(fù)中的應(yīng)用

信息技術(shù)融入檔案管理工作之后，為檔案管理工作帶來了巨大的提升，同時產(chǎn)生許多的功能。其中，不可忽視的便是檔案保存和恢復(fù)的功能。因?yàn)闄n案信息管理工作將信息和數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，以計(jì)算機(jī)硬盤作為載體。因此，檔案數(shù)據(jù)為了便于保存和恢復(fù)，往往會上傳云盤進(jìn)行備份，或是留存相應(yīng)的備用硬盤作為儲備，防止因?yàn)椴僮鞑划?dāng)、系統(tǒng)故障以及存儲空間不足等問題所造成的檔案信息的丟失。同時，還需要防止檔案信息泄漏所帶的影響，尤其是做好系統(tǒng)權(quán)限的劃分，提高管理體制的執(zhí)行力度。日常查閱的資源僅需要基礎(chǔ)權(quán)限，而秘密檔案和檔案修改則需要更高的權(quán)限，確保檔案信息處于全面的保護(hù)之下。除此之外，還需要定期對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更新、數(shù)據(jù)庫維護(hù)和檢查等工作，定期對云端數(shù)據(jù)進(jìn)行更新。

3 結(jié)束語

信息時代高速發(fā)展的技術(shù)為企業(yè)帶來巨大的生產(chǎn)力發(fā)展，同時也讓不少缺乏技術(shù)應(yīng)用的企業(yè)逐漸掉隊(duì)?，F(xiàn)代化的企業(yè)生產(chǎn)力強(qiáng)化不僅需要在業(yè)務(wù)上做好信息技術(shù)融入，同樣也需要將技術(shù)引入到包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)工作，提高企業(yè)現(xiàn)代化的整體水平，強(qiáng)化企業(yè)的市場競爭實(shí)力。

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