事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理策略探討

陳坤+葉偉

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，展開(kāi)對(duì)于檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠使得檔案管理工作者便會(huì)擁有較高效率，同時(shí)還可以對(duì)事業(yè)單位人力資源進(jìn)行有效優(yōu)化，對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理規(guī)劃，從而促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步。當(dāng)前社會(huì)處于信息時(shí)代的大環(huán)境下，隨著檔案進(jìn)入數(shù)字化建設(shè)原來(lái)的管理方法已不能滿足當(dāng)前數(shù)字化檔案在管理上面的要求。本文分析了事業(yè)單位在進(jìn)行信息化管理過(guò)程中的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；管理模式

對(duì)于檔案的管理來(lái)講是事業(yè)單位工作范圍里面的屬于日常性的工作，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化方式展開(kāi)管理，所帶來(lái)的效益是非常的客觀的，首先，對(duì)于事業(yè)單位在存放檔案的物質(zhì)資源上有著很大的節(jié)約，同時(shí)一定程度上也減少了檔案在查閱使用的過(guò)程中損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。由于對(duì)于檔案的數(shù)字化處于初期階段，管理模式不完善仍然有著許多漏洞的存在著，從而導(dǎo)致了檔案管理上效率低下，一定程度上阻礙了事業(yè)單位的工作進(jìn)度。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，是由傳統(tǒng)的以實(shí)體紙質(zhì)文檔為主的進(jìn)行的保管方式轉(zhuǎn)向以數(shù)字化的形式進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)從而對(duì)社會(huì)進(jìn)行檔案服務(wù)社會(huì)。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，將檔案信息作出一系列的技術(shù)處理加工，從而強(qiáng)化對(duì)檔案的管理方面的而效率與收益。相對(duì)于檔案管理上的傳統(tǒng)形式，檔案的數(shù)字化管理對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、編輯以及查找審閱是極為便捷的，同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)在信息傳播上有著極大地優(yōu)勢(shì)，同時(shí)減少了對(duì)時(shí)間資源上的耗費(fèi)有力的推動(dòng)管理上的工作效率的提高，進(jìn)而控制了檔案管理的成本。然而，現(xiàn)實(shí)情況下事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的方面仍然沿用以前的管理方式。還有一部分單位已經(jīng)擁有了管理檔案的相關(guān)系統(tǒng)，由于系統(tǒng)功能上的欠缺，僅對(duì)部分個(gè)體單元進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的錄入。如果進(jìn)行檔案上的調(diào)取與查閱時(shí)主要還是利用傳統(tǒng)的操作方式，信息化手段沒(méi)有都得到徹底的執(zhí)行，檔案管理未能與信息時(shí)代的不打保持一致從而使得檔案管理工作相對(duì)滯后。因此要求事業(yè)單位及時(shí)作出調(diào)整強(qiáng)化自身的學(xué)習(xí)能力推進(jìn)信息化建設(shè)。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字化認(rèn)知程度不足

對(duì)于進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)起步階段，事業(yè)單位檔案管理者對(duì)檔案的認(rèn)知水平為達(dá)到應(yīng)有的水平。僅僅簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理知識(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的謄抄與保存，未能發(fā)掘出檔案管理的真正價(jià)值與作用。部分單位未能從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看待該項(xiàng)工作，對(duì)于檔案的管理這項(xiàng)工作而言該工作不是一個(gè)短期的任務(wù)它是一項(xiàng)長(zhǎng)期的活動(dòng)。多數(shù)事業(yè)單位里，在檔案數(shù)字化建設(shè)上工作力度不夠僅僅進(jìn)行表面形式上的工作，并未從根本上進(jìn)行數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。

2.2 檔案管理工作者素質(zhì)水平

傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案的數(shù)字化建設(shè)，檔案數(shù)字化管理對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用較為頻繁，然而實(shí)際情況中，部分事業(yè)單位里面，負(fù)責(zé)檔案管理人員素質(zhì)水平較低，僅對(duì)傳統(tǒng)管理方式熟悉，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)未找到正確的切入點(diǎn)，從而降低了工作者的工作效率，限制了檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 管理設(shè)備配套滯后

對(duì)于檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)于工作環(huán)境的要求有著一定程度上的降低，檔案數(shù)字化管理所需的設(shè)備僅僅要求具備計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的辦公場(chǎng)所便能夠滿足。由于多數(shù)單位對(duì)檔案管理的新模式重視程度不足在進(jìn)行管理工作中配套設(shè)備較為落后，設(shè)備上的配套更新優(yōu)化未能滿足管理工作需要，未能將檔案管理數(shù)字化建設(shè)落實(shí)到具體的工作中去。

3 新型管理模式下的策略

3.1 提高事業(yè)單位工作人員的技能和素質(zhì)

由于事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中檔案管理上業(yè)務(wù)能力還有素質(zhì)未能勝任當(dāng)前的管理工作中的，所以加強(qiáng)工作人員的技能和素質(zhì)是較為迫切的可以通過(guò)定期崗位培訓(xùn)、會(huì)議、視頻等渠道進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。建立起有效的培訓(xùn)機(jī)制，使得關(guān)于新型的管理知識(shí)能夠得到及時(shí)的補(bǔ)充，從而對(duì)自身技能與素質(zhì)進(jìn)行快速的提升。同時(shí)注意對(duì)新型人才進(jìn)行及時(shí)的引進(jìn)，對(duì)相關(guān)人才引入到檔案管理崗位之中來(lái)，從而培訓(xùn)出擁有檔案數(shù)字化管理專業(yè)知識(shí)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。

3.2 增加對(duì)檔案管理資源的投入

對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中需要具有檔案管理的專業(yè)性團(tuán)隊(duì)同時(shí)在管理設(shè)備上要求能夠及時(shí)跟上工作需要。因此需要增加對(duì)檔案管理進(jìn)行財(cái)力資源上的投入做到對(duì)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新升級(jí)還有就是對(duì)先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)和學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高管理水平將檔案數(shù)字化管理切實(shí)的落到實(shí)際行動(dòng)上，維護(hù)好管理人員的辦公環(huán)境進(jìn)而得到有效的提高，提升管理人員的工作效率，使得檔案管理價(jià)值得到更大的體現(xiàn)。

3.3 構(gòu)建新型的管理模式和系統(tǒng)

對(duì)于進(jìn)行檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中以前的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不適合數(shù)字化管理上了，因此需要進(jìn)行對(duì)新型的管理模式建立，從而保障檔案數(shù)字化管理能夠有序穩(wěn)定的開(kāi)展。對(duì)于檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人來(lái)講，要對(duì)檔案數(shù)字化管理模式進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整尋找到與新型管理技術(shù)相適應(yīng)的管理模式以及采用與管理技術(shù)相匹配的設(shè)備。

3.4 做好數(shù)字化建設(shè)的防火墻

檔案數(shù)字化建設(shè)可以為檔案管理人員還來(lái)管理方面的便利，增加了工作效率，一定程度上減小了工作量，同時(shí)也要對(duì)檔案數(shù)字化的安全性進(jìn)行嚴(yán)格的控制防范。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理建設(shè)中，同樣要注意對(duì)檔案數(shù)字化的管理系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)入口進(jìn)行安全管理，進(jìn)行周期性安全隱患展開(kāi)排查，電腦中出現(xiàn)的漏洞要做到及時(shí)系統(tǒng)更新，出現(xiàn)的病毒要進(jìn)行及時(shí)查殺。對(duì)于工作人員在檔案管理上的安全意識(shí)的培養(yǎng)也是非常重要的，首先是要求管理者對(duì)保密協(xié)議的嚴(yán)格執(zhí)行，在管理系統(tǒng)中對(duì)進(jìn)行權(quán)限上的設(shè)置并且對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行加密處理加強(qiáng)保護(hù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)能夠極大的提高其辦公的效益，從而推進(jìn)事業(yè)單位不斷發(fā)展，同時(shí)也促進(jìn)了檔案數(shù)字化管理不斷的進(jìn)步，并且檔案管理人員通過(guò)對(duì)自身素質(zhì)的提高加強(qiáng)對(duì)其重視程度這需要事業(yè)單位和檔案工作人員進(jìn)行不斷的探索，提高工作人員自身素質(zhì)進(jìn)一步完善檔案的數(shù)字化建設(shè)。

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作者簡(jiǎn)介

陳坤（1981-），男，漢族，湖北十堰人，職稱：助理館員，檔案方面，十堰市疾病預(yù)防控制中心。endprint