論如何實施內(nèi)部審核及內(nèi)審員的作用

唐琳茹

摘 要：內(nèi)部審核，也稱為一方審核，是由組織自行建立并組織實施的自我評價機制，審核的對象為組織自己所策劃的體系、過程等，驗證組織所策劃的體系、過程及其實際運行的符合性、適宜性和有效性，也可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。內(nèi)部審核是保持組織質(zhì)量管理體系正常有效運行的不可或缺的環(huán)節(jié)，也是企業(yè)內(nèi)部能夠順利進(jìn)行各種業(yè)務(wù)流程的重要因素，幫助組織驗證其生產(chǎn)經(jīng)營活動過程的適宜性，充分性和有效性。組織如果能夠?qū)?nèi)部審核工作進(jìn)行正確的理解和認(rèn)知，使得內(nèi)審工作得以順利的實施，才能使內(nèi)部審核工作充分發(fā)揮其作用。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核；實施；內(nèi)審員；改進(jìn)

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.34.061

1 內(nèi)部審核、內(nèi)審員的目的和作用

1.1 內(nèi)部審核的定義

內(nèi)部審核是由體系負(fù)責(zé)人、主管組織或者與被審核活動無直接責(zé)任關(guān)系的人員，根據(jù)既定的計劃和內(nèi)部審核流程負(fù)責(zé)實施。內(nèi)審員是組織內(nèi)審的實際實施者，定期對企業(yè)的各種過程按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查，用來保證企業(yè)的每一項經(jīng)營管理過程能夠達(dá)到組織確定實施的相關(guān)管理體系和標(biāo)準(zhǔn)的要求。

1.2 內(nèi)部審核的目的

內(nèi)部審核的目的是證實組織實際運行的管理體系的績效和有效性的信息，從而識別出組織活動中真實存在漏洞或問題，確保能夠進(jìn)行適宜的糾正并且能夠采取相應(yīng)的措施，有效地實施和保持業(yè)務(wù)管理體系并使其持續(xù)改進(jìn)。

1.3 內(nèi)部審核的作用

組織所確定實施的業(yè)務(wù)管理體系的過程需要進(jìn)行監(jiān)視，測量和控制的，為了及時了解業(yè)務(wù)活動中存在的問題和漏洞并快速有效的對其進(jìn)行解決，只有通過內(nèi)部審核來達(dá)成，這項工作對組織的業(yè)務(wù)管理體系的維持和持續(xù)改進(jìn)起著重大作用。

定期對組織自身的管理體系和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行和運轉(zhuǎn)效果的監(jiān)視測量和控制，發(fā)現(xiàn)并處理與體系和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的不符合項，從而保證質(zhì)量管理體系工作正常的、有序的進(jìn)行和運轉(zhuǎn)。 對組織的領(lǐng)導(dǎo)者現(xiàn)實做出的決定、所確定的方針、目標(biāo)、和組織內(nèi)部的規(guī)則，客戶要求等特定例行評價，評價實際過程的真實績效和有效性；確定企業(yè)本身的業(yè)務(wù)管理體系是不是能夠有效的保持和運行；依據(jù)業(yè)務(wù)體系的規(guī)范，對企業(yè)涉及的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行評價，查看企業(yè)實際運行的業(yè)務(wù)管理體系是不是能夠達(dá)到其方針、流程和業(yè)務(wù)體系及相關(guān)法律、規(guī)范的要求。

達(dá)到顧客的要求，符合法律法規(guī)要求的能力：在現(xiàn)實工作中通過內(nèi)部審核了解管理過程存在的問題點和漏洞，通過顧客的意見，發(fā)現(xiàn)新的需求，和改進(jìn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的需求，有了新的需求，才能夠產(chǎn)生改進(jìn)組織的業(yè)務(wù)管理體系的意愿，使得體系能夠盡快的改善，也是使企業(yè)提高的一種有效的手段。

提供客觀的、公道的依據(jù)。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者對其進(jìn)行具體的經(jīng)營管理活動的有效的、管理方式，盡可能快速的識別出在生產(chǎn)經(jīng)營的業(yè)務(wù)流程中的問題，實施有效的糾正和預(yù)防措施；管理者將根據(jù)內(nèi)審的實際情況做出改進(jìn)和完善業(yè)務(wù)體系；領(lǐng)導(dǎo)者通過內(nèi)審知曉業(yè)務(wù)活動的實際情況和結(jié)果，為進(jìn)一步持續(xù)改進(jìn)業(yè)務(wù)管理體系提供更好的機遇，使業(yè)務(wù)管理體系的有效進(jìn)行。

通過內(nèi)審，能自我了解問題和漏洞、分析根本原因，并實施切實有效的糾正和糾正措施解決發(fā)現(xiàn)的難題，從根源解決問題和漏洞，從而達(dá)到業(yè)務(wù)管理體系的持續(xù)改進(jìn)。

1.4 內(nèi)審員定義

內(nèi)審員，即內(nèi)部審核員，全稱為內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核員，內(nèi)審員一定是要通過一定的教育、培訓(xùn)，考試通過后由其培訓(xùn)或者認(rèn)證組織進(jìn)行評價和審核，確認(rèn)該名內(nèi)審員能夠具備能力進(jìn)行公司內(nèi)部的體系評審，以及幫助外部審核的順利完成和通過，對組織的質(zhì)量管理體系的保持和持續(xù)改進(jìn)起重要作用。

1.5 內(nèi)審員的作用

內(nèi)審員是要有強烈的責(zé)任感對組織的業(yè)務(wù)管理體系進(jìn)行宣傳，內(nèi)審員在業(yè)務(wù)管理體系的搭建、實現(xiàn)和保持中，起著重要的作用。

（1）對質(zhì)量管理體系的實際運行起監(jiān)督控制作用；

（2）對質(zhì)量管理體系的保持和持續(xù)改進(jìn)起參謀作用；

（3）在質(zhì)量管理方面，起管理者和員工之間溝通和聯(lián)絡(luò)的紐帶作用；

（4）在組織進(jìn)行第二、第三方審核中起到內(nèi)外接口的作用；

（5）在質(zhì)量管理體系的有效實施中起帶頭作用。

2 內(nèi)部審核的實施

2.1 策劃審核

進(jìn)行內(nèi)部審核策劃時應(yīng)考慮，有沒有復(fù)雜的程序或者需要特別關(guān)注的過程，質(zhì)量管理體系的成熟度，業(yè)務(wù)活動或者操作方法是否需要頻繁的審核，是否有任何過程或者區(qū)域以往曾經(jīng)出現(xiàn)過問題，或發(fā)生的問題仍然存在，有再次發(fā)生問題的潛在風(fēng)險，依據(jù)這些問題，在策劃審核時應(yīng)重點關(guān)注，并加大關(guān)注程度和審核力度。

（1）審核頻次：原則上不少于一年一次，如果出現(xiàn)質(zhì)量事故或顧客的重大投訴，就應(yīng)該考慮增加審核頻次

（2）時間選定：結(jié)合各部門的工作情況， 錯開階段性工作較多的階段，必須在管理評審之前，因為內(nèi)部審核是管理評審的輸入之一。

（3）人員安排：選擇有資質(zhì)的內(nèi)審員，業(yè)務(wù)骨干或者重點培養(yǎng)對象作為內(nèi)審員。

（4）編制計劃：內(nèi)審計劃應(yīng)該覆蓋公司全體部門實際工作相關(guān)的所有條款。

2.2 審核準(zhǔn)備

（1）編寫檢查表。

編寫檢查表應(yīng)該覆蓋所審部門對應(yīng)條款的全部內(nèi)容；表邪檢查表應(yīng)先了解所審部門上一次審核內(nèi)容，以進(jìn)一步了解所審部門工作的內(nèi)容；審核要點要有針對性，一般同一條款準(zhǔn)備1-3個問題即可。

（2）了解對應(yīng)審核部門的主要工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程。

2.3 首次會議

參會人員包括：內(nèi)審員，高層管理人員。各部門負(fù)責(zé)人，各部門聯(lián)絡(luò)員。由審核組長介紹本次內(nèi)部審核的審核目的，范圍和依據(jù)，征集各個部門對本次審核的安排是否存在異議，介紹本次內(nèi)審方式和審核員的承諾，內(nèi)審工作的具體要求等。endprint

2.4 現(xiàn)場審核

在現(xiàn)場審核時要盡可能提開放性的問題，不要有標(biāo)準(zhǔn)答案的限制，給受審人員充分的時間回答問題，聽取回答時要注意聆聽并填寫審核記錄。

2.5 形成審核發(fā)現(xiàn)并確定不符合項

不符合項：指在內(nèi)部審核過程中提供的樣本不能證明符合條款要求，并對管理工作造成一定的影響的項目；不符合項分為：“一般不符合”和“嚴(yán)重不符合”，區(qū)別的標(biāo)準(zhǔn)是不符合對管理工作產(chǎn)生影響的大?。滑F(xiàn)場審核過程中確定的不符合項應(yīng)及時告知受審核方，并詢問是否存在異議，以便完全掌握受審方的實際情況。

2.6 末次會議

參會人員包括：內(nèi)審員，高層管理人員。各部門負(fù)責(zé)人，各部門聯(lián)絡(luò)員。各小組分別介紹本次內(nèi)審的實際發(fā)現(xiàn)，告知不合格項，審核小組組長向產(chǎn)生不符合項的部門發(fā)放不符合報告，管理者代表對本次審核情況做點評并提出整改期限及相關(guān)要求。

2.7 編寫審核報告

審核報告安排在內(nèi)部審核之后，有審核組長進(jìn)行編寫，包括整個審核概要，指出本次審核一些好的做法及發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險和問題，提供領(lǐng)導(dǎo)決策和管理評審時參考。

遵循上述基本審核流程及方法，確保審核報告中的信息是準(zhǔn)確的，能夠體現(xiàn)出組織體系運行的實際情況，有助于管理層在管理層作出正確的改進(jìn)決定。

3 內(nèi)審員在內(nèi)部審核中的作用

從實際審核環(huán)節(jié)的重要性來看，組織應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的內(nèi)部審核員崗位，即內(nèi)審員，此職位可以是專職也可以是兼任，以擔(dān)負(fù)對本組織的內(nèi)部定期審核的工作，而且應(yīng)按規(guī)定向管理者提交完整的審核報告，揭示組織實際運行中存在問題及改進(jìn)意見。內(nèi)審員在組織中扮演著特別重要的角色，重要程度體現(xiàn)在下列幾個方面：

（1）對企業(yè)的業(yè)務(wù)體系進(jìn)行監(jiān)測，快速準(zhǔn)確的識別出問題和漏洞并向上級匯報，避免問題的隱藏。

（2）與受審部門一起找出在內(nèi)審時暴露的開口問題和漏洞并幫助其分析問題產(chǎn)生的本質(zhì)性的原因，給出切實可行的方案或者建議。

（3）作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和普通雇員之間溝通工作傳輸，內(nèi)審員可以在平時的工作當(dāng)中隨時接受來自于雇員的針對體系存在的問題，針對問題，答疑解惑，并向員工們宣傳標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則，必要時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，起到聯(lián)系和反饋的功能。

（4）進(jìn)行外部審核時作為內(nèi)外部的接口，解釋相關(guān)情況或問題，將審核員的建議或意見轉(zhuǎn)達(dá)到組織內(nèi)部相關(guān)管理人員手中，使得管理體系更為快捷的改進(jìn)。

和其他體系過程一樣，內(nèi)部審核要求策劃，定義，實施及控制，如果不具備這些特點，或者僅僅是為了應(yīng)付認(rèn)證機構(gòu)的審核不得已而為之，那么所謂的“內(nèi)部審核”就會變成浪費資源和時間的無意義的活動。

實踐證明，內(nèi)部審核能通過幫助組織找出體系建立與運行中的問題，識別和確定風(fēng)險，尋找好的做法和機遇，更好的服務(wù)于顧客，組織應(yīng)該意識到，通過成功的內(nèi)部審核所獲得的可用于改進(jìn)的信息是組織的寶貴財產(chǎn)，其價值將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過組織在時間和培訓(xùn)等當(dāng)面的投資所產(chǎn)生或帶來的價值。最高管理成應(yīng)通過明確，具體的支持和配置適當(dāng)?shù)馁Y源，確保內(nèi)部審核活動的有效實施，為贏得管理層的信任和支持，內(nèi)審員應(yīng)努力提供有價值的信息，是管理層能夠利用這些信息進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃和決策。endprint