上海航天技術(shù)研究院 陳瓊 毛云杰 陳昌敢

基于信息化全生命周期的合同管理實(shí)踐

上海航天技術(shù)研究院 陳瓊 毛云杰 陳昌敢

開展合同全生命周期管理，建立了從合同簽訂、審批、履約、后評估全過程的閉環(huán)管理體系，實(shí)現(xiàn)了合同管理、科研生產(chǎn)及經(jīng)費(fèi)管理的有效銜接，對單位管理效率、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮了重要作用。通過不斷夯實(shí)合同管理基礎(chǔ)，規(guī)范合同管理過程，優(yōu)化合同管理手段，深入推進(jìn)后評估工作機(jī)制，顯著提升了合同管理系統(tǒng)化、動態(tài)化管理水平，為科研生產(chǎn)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

合同管理包括合同談判、文本起草、合同評審、法人授權(quán)委托、合同簽訂、合同用印、合同履行、合同歸檔、合同統(tǒng)計(jì)分析與后評估等全生命周期的管理，是全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性的管理。在市場經(jīng)濟(jì)日益發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會，加強(qiáng)對合同的管理已成為共識，同時(shí)合同管理也成為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分。為有效促進(jìn)科研生產(chǎn)按計(jì)劃開展，合同管理是實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)研制的重要手段和途徑。合同管理能明確型號任務(wù)的整體目標(biāo)，使型號任務(wù)形成系統(tǒng)，以合同管理為核心可統(tǒng)籌調(diào)控整個(gè)型號任務(wù)的運(yùn)行狀態(tài)。其涉及范圍廣，參與的部門眾多，如型號的分工定點(diǎn)、計(jì)劃進(jìn)度和質(zhì)量管理等。同時(shí)合同管理也是實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)研制的經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)手段，有力支撐了上海航天技術(shù)研究院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，確保了全年任務(wù)的全面完成。

一、合同管理的現(xiàn)存問題

1.合同簽訂滯后

部分科研型號合同簽訂滯后，合同未簽訂已開始發(fā)生經(jīng)費(fèi)往來。這一問題的主要原因包括：一是因按照上級下達(dá)的科研計(jì)劃，科研型號研制任務(wù)需提前啟動，合同未簽訂預(yù)付款已撥付；二是因科研型號研制任務(wù)時(shí)間緊，研制時(shí)間跨度大，合同不能及時(shí)簽訂。

2.合同執(zhí)行與型號研制脫節(jié)

一是合同履約節(jié)點(diǎn)與合同文本不匹配。

科研型號研制任務(wù)往往需分階段、跨年度完成，根據(jù)每階段完成的型號任務(wù)進(jìn)行撥付款，而在合同管理信息系統(tǒng)中僅有科研型號研制任務(wù)完成時(shí)間，而與之對應(yīng)的履約節(jié)點(diǎn)與型號合同文本中分階段完成任務(wù)不匹配，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確、全面、動態(tài)掌握型號研制的準(zhǔn)確情況。

二是合同履約有異常無法及時(shí)掌握。

研究院科研生產(chǎn)任務(wù)包括戰(zhàn)術(shù)武器型號、宇航型號（航天運(yùn)輸領(lǐng)域、應(yīng)用衛(wèi)星領(lǐng)域、空間科學(xué)領(lǐng)域）。涉及的范圍廣，簽訂的合同數(shù)量多，合同履約發(fā)生異常時(shí)，合同經(jīng)辦人員不能充分、及時(shí)掌握動態(tài)信息，導(dǎo)致難以保障合同經(jīng)費(fèi)實(shí)現(xiàn)年初制定的到款指標(biāo)。

三是科研經(jīng)費(fèi)到款數(shù)與合同執(zhí)行數(shù)準(zhǔn)確率不高。

科研型號經(jīng)費(fèi)往往將多個(gè)合同多筆款項(xiàng)打包支付，科研經(jīng)費(fèi)管理與合同管理模塊對單筆具體合同的收款情況未有機(jī)關(guān)聯(lián)，合同經(jīng)辦人只能手動維護(hù)合同執(zhí)行金額，導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)實(shí)際到款金額與合同執(zhí)行金額有偏差，準(zhǔn)確率不高。

3.合同后評估機(jī)制未形成

合同履行完成后，研究院未組織對重點(diǎn)合同、異常合同進(jìn)行后評價(jià)，相關(guān)的評價(jià)機(jī)制未形成，導(dǎo)致合同管理工作無法再上新臺階。

4.合同管理與軍品免稅工作要求適應(yīng)性不強(qiáng)

軍品免稅工作涉及合同簽訂、合同管理、軍品免稅申報(bào)、財(cái)務(wù)開票及結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。目前，根據(jù)軍品免稅工作要求，合同經(jīng)辦部門采用手工匯總列表管理，各部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，信息采集不夠及時(shí)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確度不高。同時(shí)，軍品免稅工作與合同管理工作存在資源重復(fù)，信息不共享，導(dǎo)致工作效率低下。

二、提升合同管理的主要措施

研究院全面落實(shí)中國航天科技集團(tuán)公司黨組、工作會、型號工作會相關(guān)要求，在“十三五”規(guī)劃中明確提出“企業(yè)化、市場化、產(chǎn)業(yè)化、國際化”的發(fā)展方針，實(shí)現(xiàn)效率和效益兩個(gè)提升。因此，研究院對合同管理工作進(jìn)行全面梳理、完善，通過頂層策劃、健全合同管理體系、梳理工作流程、加強(qiáng)后評估工作等措施，為確保型號任務(wù)的全面完成保駕護(hù)航。按照合同全生命周期管理理論，從合同起草、談判、訂立、審批、生效到履行、后評估全過程實(shí)施管理，研究院針對科研生產(chǎn)核心任務(wù)，牢牢抓住全生命周期管理，健全合同管理體系，提升合同執(zhí)行能力，強(qiáng)化合同執(zhí)行后評估，持續(xù)提升信息化手段，為型號任務(wù)的全面完成奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.健全合同管理體系

確保型號任務(wù)圓滿完成是研究院可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)之基，型號任務(wù)也是重點(diǎn)工作。圍繞型號任務(wù)，研究院健全了合同管理體系，完善了合同管理組織機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)，落實(shí)責(zé)任；按照收支兩條線進(jìn)行分層分類管理；明確了合同管理的審批流程，修訂完善了合同管理辦法，將軍品免稅相關(guān)工作納入合同管理規(guī)章制度。

2.優(yōu)化合同管理信息化手段

一是建立了合同類型庫。

按照收支兩條線對合同進(jìn)行分類，主要有收款、付款和鑒證合同，并建立了合同類型庫。其中收款合同主要包括型號合同、技術(shù)合同、租賃合同、綜合管理合同等，付款合同主要包括型號合同、綜合管理合同、租賃合同、投資建設(shè)合同等。

二是建立往來單位數(shù)據(jù)庫和主業(yè)項(xiàng)目庫。

為嚴(yán)格把控往來單位資質(zhì)和科研型號合格供應(yīng)商目錄，新增往來單位需提供相關(guān)資質(zhì)、佐證材料進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，按照集團(tuán)外、集團(tuán)內(nèi)進(jìn)行分層管理。同時(shí)為便于統(tǒng)計(jì)分析科研型號合同，縱向項(xiàng)目按照型號合同的主業(yè)項(xiàng)目進(jìn)行分類，程按照合同評審類別、合同類型及密級設(shè)置不同的流程來審批。合同評審類別有會議評審和書面評審。前者由承辦部門組織相關(guān)職能部門召開會議，對合同文本及合同相關(guān)材料進(jìn)行評審并形成書面評審意見，并經(jīng)總（副）法律顧問和分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。承辦部門將會議評審意見及會議相關(guān)材料錄入合同管理信息系統(tǒng)，完成部門領(lǐng)導(dǎo)審批、合同管理員編號確認(rèn)等流程。后者所有審批程序均在合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行，按照軍品合同/非軍品合同以及密級程度的不同，分別設(shè)置不同的審批流程。

六是合同與科研經(jīng)費(fèi)收支全面貫通。

為動態(tài)、全面地管控合同履約情況以及科研經(jīng)費(fèi)收支情況，打通合同管理與科研生產(chǎn)經(jīng)費(fèi)管理的孤島鏈，實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)據(jù)聯(lián)動的目標(biāo)。在科研生產(chǎn)經(jīng)費(fèi)管理中能動態(tài)查詢所有生效合同，選擇相應(yīng)的合同分批次進(jìn)行撥付款；在合同管理信息系統(tǒng)中能動態(tài)、準(zhǔn)確地查詢合同實(shí)際履行情況，實(shí)現(xiàn)了合同與科研經(jīng)費(fèi)無縫聯(lián)動。

七是建立軍品免稅模塊。

為嚴(yán)把合同源頭，全面掌控軍品免稅合同的信息，動態(tài)跟蹤軍品免稅的狀態(tài)。在合同信息系統(tǒng)中建立了軍品型號免征增值稅模塊，將軍品免稅相主要分為導(dǎo)彈武器、運(yùn)載火箭、衛(wèi)星、預(yù)研等。

三是建立了虛擬合同模塊。

為解決合同簽訂滯后存在的問題，建立了虛擬合同模塊，簡化了虛擬合同的審批流程，將科研經(jīng)費(fèi)預(yù)付款寫入虛擬合同。待虛擬合同轉(zhuǎn)為正式合同，將所有合同相關(guān)的項(xiàng)目信息、收付款節(jié)點(diǎn)、合同條款、合同執(zhí)行到款數(shù)等信息帶入到正式合同中，按照正式合同相關(guān)要求對合同進(jìn)一步完善后進(jìn)行審批、履約等。

四是合同設(shè)置多個(gè)節(jié)點(diǎn)且到期提醒。

為準(zhǔn)確反映型號研制的準(zhǔn)確狀況，在合同錄入模塊設(shè)置了多個(gè)合同履約節(jié)點(diǎn)。合同經(jīng)辦人可根據(jù)型號任務(wù)的合同計(jì)劃節(jié)點(diǎn)明確合同的履約節(jié)點(diǎn)。同時(shí)對于到期未收付款的合同，信息系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警提醒。通過提醒功能能夠宏觀的把握科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)的開展以及后續(xù)補(bǔ)救工作，將損失降低到最小。

五是根據(jù)合同類型、密級設(shè)置不同的審批流程。

為強(qiáng)化職責(zé)分工，發(fā)揮職能部門專業(yè)優(yōu)勢，合同審批流關(guān)要求通過信息化手段貫徹落實(shí)到合同管理中。

3.建立合同后評估工作機(jī)制

為提升合同管理水平，及時(shí)總結(jié)合同管理經(jīng)驗(yàn)，建立了合同后評估工作機(jī)制。一是建立了后評估工作組織體系，明確職責(zé)分工。合同歸口管理部門負(fù)責(zé)開展合同后評估工作，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，各相關(guān)職能部門密切配合，各司其責(zé)形成后評估工作組織體系和工作組；二是按照“全面覆蓋、橫向合同為主”的工作原則，明確了評估范圍、對象，并形成了合同履行后評估合同清單和研究院院部合同履行后評估審簽表；三是明確了后評估的工作流程，合同經(jīng)辦部門進(jìn)行自評，職能部門進(jìn)行評估，后評估工作小組進(jìn)行綜合評估；四是形成結(jié)果分析報(bào)告，對存在的問題反饋整改；五是優(yōu)化職能，整合跨部門的管理職能，形成長效工作機(jī)制，已落實(shí)到研究院合同管理的規(guī)章制度中。

三、取得的主要效果

通過不斷完善研究院合同管理工作，2016年全面實(shí)現(xiàn)了年初確定的科研生產(chǎn)任務(wù)。

1.整體的聯(lián)動性不斷加強(qiáng)

合同管理工作的水平不斷提升，增強(qiáng)了部門間的工作協(xié)作，全面、動態(tài)掌控了科研生產(chǎn)合同經(jīng)費(fèi)的收付款情況，合同執(zhí)行效率得到了大幅的提升，合同的執(zhí)行也得到了有效的控制，合同與科研生產(chǎn)經(jīng)費(fèi)的配套管理更加緊密。

2.管理效率大幅提升

以合同管理為核心，依托合同管理信息化平臺，全面實(shí)現(xiàn)了合同從簽訂、審批、履約、后評價(jià)等全生命周期管理的表格化和信息化，合同管理工作流程更加清晰，過程透明、科學(xué)高效，風(fēng)險(xiǎn)得到了有效控制。同時(shí)不斷豐富了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，完成了科研經(jīng)費(fèi)管理與合同執(zhí)行實(shí)時(shí)性統(tǒng)計(jì)，為研究院提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的決策依據(jù)，極大地提高了管理效率。

3.經(jīng)濟(jì)效益持續(xù)提升

合同管理與科研生產(chǎn)經(jīng)費(fèi)有機(jī)結(jié)合，資源共享，加強(qiáng)了經(jīng)費(fèi)的收支管理以及科研生產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)的管控，有效提高了合同執(zhí)行效率，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)的管控。同時(shí)狠抓軍品合同免稅的管理工作，降低了軍品合同帶來的稅賦，研究院2016年批復(fù)軍品合同金額及經(jīng)濟(jì)總量實(shí)現(xiàn)快速增長，效益持續(xù)提升，為研究院科研生產(chǎn)可持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、后續(xù)工作目標(biāo)

研究院以問題和效益為導(dǎo)向，梳理存在的問題，持續(xù)加強(qiáng)目標(biāo)管理、過程管理和閉環(huán)管理，不斷提高合同管理工作的規(guī)范化和精細(xì)化。

一是夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范管理；二是進(jìn)一步優(yōu)化合同管理模式，提升合同管理水平；三是持續(xù)提升信息化手段。

科研生產(chǎn)任務(wù)是研究院的發(fā)展之本、不敗之源、開拓創(chuàng)新之基。其合同管理工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和關(guān)心支持下，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步優(yōu)化管理方式，提升管理手段，取得了一定的成績，獲得了航天科技集團(tuán)的肯定。同時(shí)，通過以問題為導(dǎo)向，堅(jiān)持發(fā)現(xiàn)問題、采取措施、提升能力、固化已有經(jīng)驗(yàn)為管理原則，為未來合同管理工作指明方向。研究院合同管理工作將在不斷探索合同管理理論、結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)、不斷完善管理體系、不斷提升管理能力、確保在全面完成科研任務(wù)的基礎(chǔ)上，再接再厲，勇攀高峰，為研究院“十三五”規(guī)劃的總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。