淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

張曉湖　穆麗潔

摘 要：文書檔案管理工作是衡量一個企業(yè)單位整體管理水平高低的重要性標(biāo)志，檔案管理的高效性、完整性以及規(guī)范性可以為企業(yè)的發(fā)展提供有效的信息基礎(chǔ)。要想做好文書檔案管理工作就必須從思想上引起重視，并加強各部門之間的協(xié)調(diào)與互動，這樣才能對檔案資料的收集起到推動性的作用，提高文件檔案管理工作的效率，本文從當(dāng)前文件檔案管理中存在的問題進行分析，對其解決辦法及策略進行了深入的研究和探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案 管理 問題 對策

引言

文書檔案是一個單位里所有信息的集聚地，其管理質(zhì)量的好壞直接反映了單位對檔案管理工作的重視程度，只有保證檔案管理工作的完整性，才能為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的信息基礎(chǔ)，促進企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題分析

從我國當(dāng)前文書檔案管理的現(xiàn)狀來看，大多數(shù)企事業(yè)單位對檔案管理工作重視度不夠，沒有規(guī)范化的工作流程和管理制度，更缺乏專業(yè)性的管理人員，以至于使檔案管理工作處于松散狀態(tài)下，管理不到位，資料信息丟失、破損等現(xiàn)象 屢見不鮮，具體來講：

（一）文書檔案管理不到位

文書檔案管理是一項非常復(fù)雜和細致性的工作，它不僅需要檔案信息的準(zhǔn)確性，還要做到妥善的保管，而在現(xiàn)實狀況下：

其一，文書檔案數(shù)據(jù)雜亂無章。雖然在逐步實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的當(dāng)下，大部分的文書檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了電子化控制，但因為長期以來的歷史問題，仍舊使檔案管理工作沒有得到完全的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管控，而且在進行電子檔案的錄入中也存在著很大的不規(guī)范現(xiàn)象，致使電子檔案與紙質(zhì)檔案存在偏差，而且也不容易查詢。

其二，檔案保管不到位，雖然電子化的社會使檔案全部以電子表格的形式存檔，但紙質(zhì)版的文書檔案仍舊是必不可少的，但在具體的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)版的房產(chǎn)檔案時常存在丟失、缺損，甚至霉變的現(xiàn)象，而且檔案管理室也不具備應(yīng)有的條件，這就給檔案查詢工作帶來了很大的隱患和不便。

（二）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)差

其一，作為檔案管理人員其實就是人民的勤務(wù)員，需要用熱情的態(tài)度去面對來進行文書的整理及歸類，但在現(xiàn)實情況下，部分檔案管理員覺得檔案管理工作十分的枯燥和乏味，沒有認真的工作態(tài)度，更沒有良好的心態(tài)，總是以敷衍的心情去進行工作，致使檔案保存工作差錯百出，給企業(yè)管理工作帶來很大的麻煩。

其二，作為文書檔案管理工作者，沒有經(jīng)過專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，他們的專業(yè)理論知識不足，隨著信息化時代的到來，檔案管理員必須要掌握計算機基礎(chǔ)理論知識和熟練的電腦操作經(jīng)驗，這樣才能提高工作效率，降低錯誤率。另外，在進行信息數(shù)據(jù)的采集及整理時，也存在著時間上的差距，而且范圍小，不分類，這就給后期的文檔案管理工作帶來隱患。

（三）信息系統(tǒng)化、自動化程度不高

目前檔案管理工作尚未形成統(tǒng)一的、規(guī)范的管理系統(tǒng)，不能適應(yīng)檔案發(fā)展的需求。很多企事業(yè)單位受到經(jīng)濟、科技等方面的影響，自動化程度遠遠不夠。比如說，檔案信息查詢管理系統(tǒng)功能尚不完善，設(shè)備更新不及時，這就給檔案信息的查詢與利用影響極大。另外一些實現(xiàn)了高度自動化、網(wǎng)絡(luò)化控制的文件檔案管理體系中，因為缺乏安全意識，重視力度不夠，致使一些檔案資源因為網(wǎng)絡(luò)的傳輸或提取，而被病毒侵入，文件丟失，系統(tǒng)癱瘓，使文書檔案管理工作處于十人艱難的境地。

二、解決文書檔案管理工作問題的辦法及策略研究

（一）加大文書檔案管理力度，提高重視度

其一，文書檔案管理工作并不是人力資源管理部門自己的工作，而是需要所有部門的協(xié)調(diào)與配合，尤其是作為公司的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，更要從思想意識上引起足夠的重視，加大對文書檔案管理的力度，提高對文書檔案管理工作的認識，這樣才能促進各部門間的合作，有效的劃分出各個部門的檔案管理職責(zé)。

其二，加大對文書檔案管理的宣傳力度，讓企業(yè)員工都能了解到文書檔案管理的重要意義，讓大家都參與到檔案資料的收集當(dāng)中，爭得全員的支持和理解，才更有利于檔案管理工作的開展。比如說，可以召開相應(yīng)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)講座，還可以邀請有關(guān)人士人為大家普及檔案的作用，這樣才能促使檔案管理工作向著更高水平的方向邁進。

其三，增加文書檔案管理工作的預(yù)見性，能為企業(yè)的發(fā)展和決策提供可靠的信息依據(jù)和數(shù)據(jù)資料，而且作為檔案管理者，更有責(zé)任通過檔案管理能力的提升，來主動為企業(yè)的管理工作提供檔案資料，幫助企業(yè)做出更具有準(zhǔn)確性和前瞻性的決策。

（二）推動文書檔案管理工作走上規(guī)范化的道路

要想使文書檔案管理工作走上規(guī)范化的發(fā)展道路，首先就要對其基礎(chǔ)性工作進行整理和提升，這就要求檔案管理人員在全心全意的做好本職工作，對一些諸如采集、整理、選擇、歸檔等工作細節(jié)能全身心的投入進去，保證檔案管理工作的精確性。加強各部門之間的聯(lián)系與溝通，保證各個部門的資料能及時、準(zhǔn)確的進行保存和歸檔，讓信息收集過程變得更加順暢，促進文檔案管理工作能夠健康有序的進行。

（三）提高文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度

在我國科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案管理的自動化程度也越來越高，實現(xiàn)電子化、數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)不是夢，但在網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理中，更需要加強警惕，一定要做到其管理過程的安全性。雖然在電子技術(shù)操控下的文書檔案管理比傳統(tǒng)的管理模式更加的方便和快捷，而且還能節(jié)約大量的人力資源，更便于人們對資料的查找和使用，也在很大程度上促進了企業(yè)的發(fā)展和進步。但因為在網(wǎng)絡(luò)管理中時常存在著各種病毒的侵襲，所以要想提高其安全性，就必須要投入更大的力度，加強其保密功能，比如說可以為計算機設(shè)置開機保護，在網(wǎng)絡(luò)登錄時一定要進行身份驗證，而且還要加大網(wǎng)管監(jiān)控力度等，只有提升計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性能，才能有效的防止文書檔案丟失或被破壞，也才能進一步推動企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。

（四）增強文書檔案管理人員的綜合性素質(zhì)

文書檔案管理工作是一項比較單調(diào)和枯燥的工作，也是一項需要細心和耐心的工作，它并不像大多數(shù)人所想象的只是把各種資料進行堆集和保管，而是要在檔案資料的采集過程中進行研究認真的總結(jié)和分類，這樣才能把各項基礎(chǔ)性工作做好，方便資料的查詢和利用。因此，作為管理人員必須要加大對文書檔案管理工作者的培訓(xùn)力度，讓他們進行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，還要進行監(jiān)督和考核，這樣才能促使他們學(xué)到更加專業(yè)的理論知識，具有與進俱進的精神，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

（五）建立文書檔案管理體系

在加強對檔案管理人員進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時，還要建立健全一套完整的文書檔案管理體系，這樣才能使各部門明確職責(zé)，切實負責(zé)。而且在管理體系的約束下，還能促進檔案管理工作的順利開展，提高工作的質(zhì)量和效率，在很大程度上為企業(yè)節(jié)約大量的人力、物力和財力，使文書檔案管理工作得到質(zhì)的提升。

三、結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理工作是企事業(yè)單位信息資料匯集的中心，只有在新時代的發(fā)展下，加大對其科學(xué)管理的力度，提倡全員參與，才能使文書檔案管理工作更加的完善，向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

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