提高辦公室檔案管理工作效率的途徑探討

唐靜

摘 要：檔案管理是辦公室工作開展的重要保障，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其重要性，本文探討了提高辦公室檔案管理效率的措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；提高

前言：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室檔案管理方法逐漸跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐，提高辦公室檔案管理工作效率是當(dāng)務(wù)之急。

一、關(guān)于辦公室檔案管理工作的概要

隨著時(shí)間的推移，網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展得越發(fā)迅猛，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸滲透到每一個(gè)人的生活中，并且成為人們生活中不可缺少的一項(xiàng)科學(xué)技術(shù)。所以，如果想要提高辦公室檔案管理工作的工作效率，就應(yīng)該完整地凸顯電子信息化管理的好處，順應(yīng)目前的生活水平，響應(yīng)相關(guān)規(guī)章制度并不斷進(jìn)行技術(shù)上的改變，將創(chuàng)新為技術(shù)發(fā)展的第一要義，不斷更新?lián)Q代，從而保證這項(xiàng)工作可以順利并且成功地進(jìn)行下去。如果想讓檔案更加完整更加完善，應(yīng)該要讓搜索功能比較便捷，這樣才能徹底發(fā)揮檔案的作用。

二、提高辦公室檔案管理效率的意義

第一，由于辦公室在對(duì)檔案除了保存更多時(shí)候是使用查詢的功能，所以如果想要提高辦公室檔案工作的工作效率，更好的和現(xiàn)代生活相適應(yīng)，使得人們使用更為便捷，如果想要達(dá)到預(yù)期效果，就應(yīng)該著眼于辦公室檔案的管理工作，并且把這份工作和社會(huì)與人們的實(shí)際需求相適應(yīng)，這樣才能保證這份工作不會(huì)缺乏社會(huì)性能和功能性以及它本身具有的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

第二，檔案本身是具備連貫性、持續(xù)性和不間斷性的，所以我們才應(yīng)該著眼于管理檔案的工作，適時(shí)、適度地提高工作效率，從實(shí)際出發(fā)，按照現(xiàn)實(shí)的情況和需求，使用合適的手段和方法，有利于檔案的保存和工作的完善。檔案本身是有時(shí)代意義的，如果想要讓檔案保存得更為完善就應(yīng)該不斷整合、搜集相關(guān)信息，避免丟失或者遺漏數(shù)據(jù)。

第三，社會(huì)生活的進(jìn)步有利于檔案工作的執(zhí)行，因?yàn)槲覀兊纳鐣?huì)生活是不可避免需要接觸到檔案的，只有將檔案管理的工作完善，才能讓社會(huì)生活更好地發(fā)展，讓社會(huì)發(fā)展和社會(huì)生活有借鑒的地方和意義。

三、當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

3.1沒(méi)有重視檔案管理工作

目前辦公室檔案管理工作的進(jìn)展較慢主要的原因之一就是因?yàn)閱挝换蚱髽I(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用。檔案是單位或企業(yè)中一個(gè)巨大的隱形資源，如果能夠把它合理地進(jìn)行使用，能夠促進(jìn)單位或企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是目前很多單位只認(rèn)為檔案管理就是把這些資料進(jìn)行保存，沒(méi)有重視對(duì)檔案的利用。在管理過(guò)程中，只做到了“管理”這個(gè)形式，并沒(méi)有重視這些檔案的價(jià)值。造成檔案管理工作的實(shí)際意義較低，沒(méi)有針對(duì)性與實(shí)用性。

3.2管理意識(shí)以及方式落后

導(dǎo)致辦公室檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的一個(gè)重要原因就是目前我國(guó)辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)缺乏。在辦公室檔案管理工作中，一些工作人員屬于兼職，缺乏專業(yè)水平，最終對(duì)工作效率及管理方式造成了影響，在管理過(guò)程中缺乏科學(xué)的方式，使得檔案管理工作慢慢落后。在新時(shí)期，也沒(méi)有把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理中，與時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)。

3.3工作人員工作素養(yǎng)較低

由于辦公室檔案管理的工作人員沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)也沒(méi)有進(jìn)行一個(gè)比較完善的工作培訓(xùn)，當(dāng)工作人員不具備相適應(yīng)的工作技能，這就導(dǎo)致他們也無(wú)法高效率地完成檔案管理的工作。同時(shí)，從前的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在的時(shí)代，因?yàn)閺那笆羌堎|(zhì)檔案時(shí)代，而現(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，工作人員應(yīng)該學(xué)習(xí)最新的技術(shù)和工作技能，這樣才能更好適應(yīng)現(xiàn)在的管理工作。

3.4網(wǎng)絡(luò)信息化的使用不足

作為辦公室的檔案管理人員，應(yīng)該把每個(gè)時(shí)期不同類型的檔案實(shí)施整理，倘若工作人員還是應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方法，就不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化在檔案管理中的應(yīng)用還存在很多不足，一些地方還存在信息化檔案與紙質(zhì)檔案并存、混亂的問(wèn)題，必須進(jìn)一步得到改善。而且，現(xiàn)在辦公室檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的水平還不夠高，不能形成一定的規(guī)模，這對(duì)檔案的保存及尋找都有著很大的不便。

四、提高辦公室檔案管理效率的途徑

4.1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

在實(shí)施辦公室檔案管理的人員應(yīng)該對(duì)管理工作有全面的意識(shí)，清楚檔案管理的基本理論，轉(zhuǎn)變管理工作中的功利思想及消極的工作態(tài)度。工作人員應(yīng)該積極主動(dòng)的了解單位或企業(yè)現(xiàn)在的運(yùn)行情況，清楚自己的工作職責(zé)以及目標(biāo)，完善日常工作中檔案的收集以及管理，在結(jié)束工作之后把管理結(jié)果上報(bào)給上層領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)具體情況結(jié)合相關(guān)部門構(gòu)建信息溝通平臺(tái)，使檔案管理工作順利的實(shí)施。不可以盲目隨意的對(duì)檔案實(shí)施管理，應(yīng)該確保這些資料對(duì)單位或企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展切實(shí)有效。增強(qiáng)檔案管理的工作效率，同時(shí)為單位或企業(yè)的建設(shè)添磚加瓦。

4.2完善檔案管理制度

由于從前我們并未太過(guò)重視檔案的管理工作，所以對(duì)于這項(xiàng)工作并沒(méi)有一個(gè)比較完善的管理制度，如此一來(lái)工作也無(wú)法真正到位，工作人員的工作效率無(wú)法提高。為了避免這種情況的發(fā)生，我們首先應(yīng)該著眼于檔案管理工作，完善管理制度：首先，重視檔案的私密性，所以應(yīng)該針對(duì)不同文件的私密等級(jí)做出不同的保護(hù)措施；其次，由于檔案的數(shù)量很多，種類也很復(fù)雜，所以工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行一定的收納規(guī)整，使得后續(xù)工作更加便捷；最后，在工作的過(guò)程中，監(jiān)督工作人員的行為和工作技能，保證工作的順利進(jìn)行。

4.3提高管理人員水平

當(dāng)前大量單位或企業(yè)的辦公室檔案管理人員都存在專業(yè)水平及綜合素質(zhì)不高的問(wèn)題。只有提高管理人員的整體素質(zhì)，才可以使檔案管理工作更好的實(shí)施。要想增強(qiáng)管理人員的水平，需要有一個(gè)培養(yǎng)的過(guò)程。單位或企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員實(shí)施適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，不能頻繁進(jìn)行工作人員調(diào)動(dòng)，這只會(huì)給管理工作的進(jìn)度和質(zhì)量帶來(lái)不利的影響。單位或企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)，并且應(yīng)用不同的方法來(lái)促進(jìn)他們學(xué)習(xí)新專業(yè)知識(shí)，增加其知識(shí)的儲(chǔ)備量。并且針對(duì)培訓(xùn)結(jié)果定期實(shí)施檢查，讓員工有不斷學(xué)習(xí)，提升自己的意識(shí)。

4.4建立意見反饋機(jī)制

在完善檔案管理的時(shí)候，在加強(qiáng)相關(guān)管理制度的前提下，還應(yīng)該建立管理工作意見反饋機(jī)制，這種反饋機(jī)制重點(diǎn)是在具體檔案管理中，按照具體檔案管理提出有關(guān)管理意見，及時(shí)把意見反饋到管理人員那里，管理人員按照意見及時(shí)實(shí)施改進(jìn)。當(dāng)然這種反饋機(jī)制價(jià)值的發(fā)揮，要求辦公室檔案管理人員進(jìn)行積極配合，可以及時(shí)將意見實(shí)施反饋，同時(shí)此方法很好地帶動(dòng)了辦公室檔案管理人員的工作積極性，針對(duì)檔案管理工作的進(jìn)步具有重要意義。

4.5建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

如今信息化科技在社會(huì)中已經(jīng)非常成熟，而且企業(yè)的檔案信息量也在持續(xù)提高。以前在檔案管理中通常主要的工作是手工抄寫以及轉(zhuǎn)錄，這已經(jīng)很難與目前企業(yè)的發(fā)展需求相符合了。因此，建立科學(xué)的檔案信息資料庫(kù)非常迫切。這是對(duì)于辦公室檔案管理的創(chuàng)新，是新時(shí)代實(shí)施檔案管理工作的前提，針對(duì)管理工作有著非常重要的作用。應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以便于檔案的存放及查詢，把傳統(tǒng)檔案管理工作與高新科技聯(lián)系起來(lái)，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)性的數(shù)據(jù)庫(kù)，從源頭上提高辦公室檔案管理的工作效率。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，辦公室各項(xiàng)工作的開展都和檔案管理工作有直接的聯(lián)系，所以想要推進(jìn)辦公室工作的順利開展，需要提高辦公室檔案管理的工作效率。

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