信息背景下文書檔案管理工作分析

張翠翠

摘 要：為了能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，各行業(yè)在發(fā)展過程中，不斷將信息化技術(shù)融入其中。有的行業(yè)還會(huì)根據(jù)自身發(fā)展的現(xiàn)狀，對信息化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行部分調(diào)整，以便在信息化的幫助下，提升自身發(fā)展能力和水平。近年來，文書檔案管理工作也不斷加強(qiáng)對信息化手段的應(yīng)用，以此來提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是在實(shí)際管理和操作的過程中，還是會(huì)出現(xiàn)一些問題。本文就信息背景下文書檔案管理工作方面的內(nèi)容進(jìn)行簡單的論述與分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息背景；文書檔案；管理；分析

近年來，文書檔案管理工作正隨著信息化的建設(shè)與發(fā)展，變得越來越優(yōu)質(zhì)與便捷。因?yàn)槲臅鴻n案在過去的管理過程中，會(huì)由于檔案種類繁多或者工作人員的管理方式落后等而出現(xiàn)這樣那樣的問題。所以隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，很多文書檔案管理部門會(huì)將信息化的相關(guān)技術(shù)和手段應(yīng)用其中，以此來完善管理工作中存在的不足。但是信息的應(yīng)用在文書檔案管理的過程中，還是需要有所創(chuàng)新與突破，如果不注重細(xì)節(jié)方面的問題，很容易對管理工作造成困擾。因此，如何在信息化背景下，順利的開展文書檔案管理工作，成為了很多管理部門和相關(guān)研究人士需要考慮的問題。

1 現(xiàn)實(shí)信息化背景下文書檔案管理的要求

在信息時(shí)代發(fā)展的過程中，計(jì)算機(jī)已經(jīng)深入應(yīng)用到方方面面中，文書檔案管理也不例外，所以文書檔案管理的要求變得更加嚴(yán)格了，只有信息化的管理理念與之相互匹配，才能滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求，在這種情形下，就需要進(jìn)一步將文書檔案管理與信息化有機(jī)結(jié)合在一起，這樣才可以促進(jìn)文書檔案管理朝著更加先進(jìn)的水平發(fā)展。與此同時(shí)，文書檔案管理還要在工作流程上加以進(jìn)一步的優(yōu)化，不斷提高人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互機(jī)制。信息化條件下的文書檔案管理還需要在管理隊(duì)伍方面多下功夫，文書檔案管理是政府機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位等工作的重要內(nèi)容之一，所以加強(qiáng)文書檔案管理過程中的管理人員素質(zhì)是很有必要的，必須要進(jìn)一步建立起一支高素質(zhì)化的管理隊(duì)伍，這樣才能與信息化的文書檔案管理相互匹配。在當(dāng)前的文書檔案管理過程中，正面臨著工作效率低、缺少時(shí)效性等問題，所以管理文書檔案的部門應(yīng)該進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到當(dāng)前的發(fā)展趨勢，這對促進(jìn)管理水平的進(jìn)一步提升有著重要的意義。文書檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程，需要充足的資金保障，以及相應(yīng)的信息化設(shè)備和技術(shù)軟件的支持。既要考慮人員配備和繼續(xù)教育培訓(xùn)等開支，又要考慮館藏基礎(chǔ)設(shè)備的完善和館藏空間的擴(kuò)建等資金的花費(fèi)。

2 提升信息化背景下文書檔案管理工作效率的措施

2.1 提高文書檔案管理工作的理念

不論是文書檔案管理工作還是其他工作，都需要擁有明確而又正確的管理理念，這樣才能為工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，讓公司或企業(yè)朝著正確的方向前進(jìn)。對于文書檔案管理工作而言，正確的理念不僅是工作平穩(wěn)開展的必要條件，更給相關(guān)工作人員提供了可參考的管理依據(jù)。為了能讓文書檔案管理工作在信息化背景下持續(xù)發(fā)展，相關(guān)管理部門要根據(jù)行業(yè)內(nèi)部發(fā)展的現(xiàn)狀，規(guī)范出符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求的管理理念，這樣才能在保證信息化管理需要的同時(shí)，為文書檔案管理工作提供便利條件。另外，文書檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也要對信息化應(yīng)用加以重視，在認(rèn)識(shí)到信息化對管理工作重要性的同時(shí)，對其進(jìn)行深入的研究與了解，這樣在開展文書檔案管理工作的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)們才能給出正確的指導(dǎo)，讓工作人員能夠明確工作內(nèi)容和方向。創(chuàng)新因素在文書檔案管理的過程中，也是必不可少的條件之一。相關(guān)管理部門不僅要對管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，還要對管理方式和信息化應(yīng)用等方面加以創(chuàng)新，如對檔案管理工作制定分期的管理計(jì)劃等。在文書檔案管理工作開展的時(shí)候，管理部門還可以適當(dāng)?shù)耐度胍恍┫冗M(jìn)的機(jī)械設(shè)備，并將這些設(shè)備與信息化相融合，發(fā)揮出它們的最大價(jià)值，這樣不僅能提升管理工作的效率和質(zhì)量，還能在一定程度上減少人力資源的浪費(fèi)，為工作人員減輕負(fù)擔(dān)。

2.2 加強(qiáng)高素質(zhì)文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，不僅是保證文書檔案管理工作順利開展的決定性因素，更是保持管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。如果在文書檔案管理工作開展的過程中，工作人員的專業(yè)水平不到位，且沒有一個(gè)正確的工作態(tài)度和一顆積極向上的心，那么就會(huì)嚴(yán)重影響管理工作的質(zhì)量，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成重要文件資料的泄露，給社會(huì)發(fā)展帶來不良影響。對于管理人才而言，應(yīng)該具備專業(yè)化的知識(shí)，采用科學(xué)化的手段對文書檔案進(jìn)行管理，能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)的相關(guān)技能，并且具備較高的信息化意識(shí)，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的管理需要。具體來說，主要有以下兩方面的內(nèi)容。一是要對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)劃，在隊(duì)伍中不但需要具備管理方面的專業(yè)人才，還需要具備信息方面的專業(yè)人才，因此復(fù)合型人才就顯得十分重要了，這樣才可以滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。二是應(yīng)該重視起對檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，只有不斷掌握新的知識(shí)，新的技能，才可以隨時(shí)滿足現(xiàn)代化的管理需要，建設(shè)起一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，在今后的工作中，每一名檔案管理者都應(yīng)該朝著這一目標(biāo)而努力。

2.3 建立文書檔案管理信息化平臺(tái)

在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案為主的，并且需要大量的人力才能完成復(fù)雜的工作內(nèi)容，在信息化的發(fā)展下，這一管理方式的弊端逐漸凸顯了出來，所以采用計(jì)算機(jī)等手段可以進(jìn)一步降低工作難度，提高管理工作的效率與水平，在搭建這一平臺(tái)的同時(shí)，也是文書檔案管理改革的一個(gè)過程，在搭建這一平臺(tái)的過程中，主要包含以下幾方面的子系統(tǒng)。一是文書檔案的加工系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是對文書檔案進(jìn)行初步加工的系統(tǒng)，可以降低管理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的發(fā)展。二是文書檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的方式可以將初步加工之后的檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理，這樣做可以便于今后的查找，還能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果。三是文書檔案的保密以及查詢系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的重要性在于可以實(shí)現(xiàn)對文書檔案的保密工作，不同類型的軟件可以實(shí)現(xiàn)不同方式的保密，在個(gè)人對檔案進(jìn)行查詢的過程中，需要具備一定的訪問權(quán)限，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書檔案保密性的實(shí)現(xiàn)，更好的開展資源共享工作。

結(jié)束語

要想有效提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，管理部門要根據(jù)管理工作開展的情況對相應(yīng)的規(guī)章制度或管理流程進(jìn)行更新變革，還要對信息化相關(guān)技術(shù)手段加以利用，并將其妥善的融入到日常文書檔案的管理工作中。雖然就目前的文書檔案管理效果來看，還是存在一些缺陷，但是相信在不久的將來，相關(guān)管理部門一定能慢慢探索出管理工作的技巧和適當(dāng)?shù)墓芾矸椒ǎ屛臅鴻n案管理工作的效率和質(zhì)量提升的同時(shí)，為廣大人們?nèi)罕娞峁﹥?yōu)質(zhì)的服務(wù)，為國家檔案文書檔案管理的可持續(xù)運(yùn)行提供保障。

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