提高辦公室檔案管理工作效率的思考

文/鮑冠斌，萊州市檢驗檢測中心

1 前言

從辦公室檔案管理的工作的字面意思來看，這份工作所要做的就是先對人員檔案的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行搜集，然后把搜集到的信息整合在一起，并且長久地保存起來。正面思考檔案管理這項工作，由于每個人的檔案對人的一生都非常重要且是一件隱私性極其高的文件，所以在普遍存在的紙質(zhì)檔案中，辦公人員就需要面臨紙質(zhì)破損、保存不易、浪費(fèi)空間等多種問題。我們必須對這項工作予以重視，讓檔案更加安全可靠地存放，才能夠真正意義上提高工作效率。

2 辦公室檔案管理工作

從辦公室檔案管理的工作本身和意義來看這項工作。

2.1 概要

隨著時間的推移，網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展得越發(fā)迅猛，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸滲透到每一個人的生活中，并且成為人們生活中不可缺少的一項科學(xué)技術(shù)。所以，如果想要提高辦公室檔案管理工作的工作效率，就應(yīng)該完整地凸顯電子信息化管理的好處，順應(yīng)目前的生活水平，響應(yīng)相關(guān)規(guī)章制度并不斷進(jìn)行技術(shù)上的改變，將創(chuàng)新為技術(shù)發(fā)展的第一要義，不斷更新?lián)Q代，從而保證這項工作可以順利并且成功地進(jìn)行下去。如果想讓檔案更加完整更加完善，應(yīng)該要讓搜索功能比較便捷，這樣才能徹底發(fā)揮檔案的作用。

2.2 意義

第一，由于辦公室在對檔案除了保存更多時候是使用查詢的功能，所以如果想要提高辦公室檔案工作的工作效率，更好的和現(xiàn)代生活相適應(yīng)，使得人們使用更為便捷，如果想要達(dá)到預(yù)期效果，就應(yīng)該著眼于辦公室檔案的管理工作，并且把這份工作和社會與人們的實(shí)際需求相適應(yīng)，這樣才能保證這份工作不會缺乏社會性能和功能性以及它本身具有的優(yōu)勢和價值。第二，檔案本身是具備連貫性、持續(xù)性和不間斷性的，所以我們才應(yīng)該著眼于管理檔案的工作，適時、適度地提高工作效率，從實(shí)際出發(fā)，按照現(xiàn)實(shí)的情況和需求，使用合適的手段和方法，有利于檔案的保存和工作的完善。檔案本身是有時代意義的，如果想要讓檔案保存得更為完善就應(yīng)該不斷整合、搜集相關(guān)信息，避免丟失或者遺漏數(shù)據(jù)。第三，社會生活的進(jìn)步有利于檔案工作的執(zhí)行，因為我們的社會生活是不可避免需要接觸到檔案的，只有將檔案管理的工作完善，才能讓社會生活更好地發(fā)展，讓社會發(fā)展和社會生活有借鑒的地方和意義。

3 辦公室檔案管理工作的缺陷

目前，這項工作還存在很多缺陷。

3.1 管理意識不足，管理方式落后

由于辦公室檔案管理工作人員文化程度比較低，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的職業(yè)培養(yǎng)，所以相對應(yīng)的工作水平也很低，工作效率也無法有效地得到提高，這種現(xiàn)象除了導(dǎo)致工作效率不能提升之外，還會額外造成工作的完成度很低，完成效果很差，相對應(yīng)的對于檔案和工作人員的管理方式也越發(fā)落后。

3.2 工作人員工作素養(yǎng)低

由于辦公室檔案管理的工作人員沒有相應(yīng)的專業(yè)知識也沒有進(jìn)行一個比較完善的工作培訓(xùn)，當(dāng)工作人員不具備相適應(yīng)的工作技能，這就導(dǎo)致他們也無法高效率地完成檔案管理的工作。同時，從前的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在的時代，因為從前是紙質(zhì)檔案時代，而現(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，工作人員應(yīng)該學(xué)習(xí)最新的技術(shù)和工作技能，這樣才能更好適應(yīng)現(xiàn)在的管理工作。

4 提高辦公室檔案管理工作效率

由于檔案管理的工作對單位的發(fā)展十分重要，所以我們應(yīng)該面對工作中存在的問題，找到突破點(diǎn)，從而提高管理工作的效率。

4.1 完善管理制度

由于從前我們并未太過重視檔案的管理工作，所以對于這項工作并沒有一個比較完善的管理制度，如此一來工作也無法真正到位，工作人員的工作效率無法提高。為了避免這種情況的發(fā)生，我們首先應(yīng)該著眼于檔案管理工作，完善管理制度：首先，重視檔案的私密性，所以應(yīng)該針對不同文件的私密等級做出不同的保護(hù)措施；其次，由于檔案的數(shù)量很多，種類也很復(fù)雜，所以工作人員需要對檔案進(jìn)行一定的收納規(guī)整，使得后續(xù)工作更加便捷；最后，在工作的過程中，監(jiān)督工作人員的行為和工作技能，保證工作的順利進(jìn)行。

4.2 提高管理意識

提高單位和工作人員對檔案管理工作的重視程度，修正管理模式，改變管理理念，與時俱進(jìn)，更適應(yīng)時代。

4.3 提高工作技能水平

相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)過低也會影響工作的完成，所以需要提高工作人員的相關(guān)專業(yè)水平，提升職業(yè)素養(yǎng)，不斷對工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)。

4.4 強(qiáng)化檔案的搜集力度

強(qiáng)化檔案的搜集力度，搜集后的檔案進(jìn)行收納歸類，使得后續(xù)工作更加便捷。

4.5 檔案管理工作電子化

讓這項工作更加與時俱進(jìn)，檔案的管理推動了工作的便捷度、安全性與可靠的特點(diǎn)，同時提高工作效率。

5 結(jié)束語

辦公室檔案管理的工作對于單位的發(fā)展和職工的發(fā)展具有輔助的意義，所以我們應(yīng)該對這項工作給予重視，并且提高相關(guān)工作人員的工作技能水平，培養(yǎng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，同時讓工作方式和管理模式更加與時俱進(jìn)，保證工作效率提升。

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