關(guān)于檔案信息自動化系統(tǒng)管理的探討

文/邵海艷，商水縣民政局

1 檔案信息自動化中存在的問題

1.1 檔案的信息自動化建設(shè)滯后性發(fā)展

目前在我國檔案的信息化建設(shè)過程中，面臨的主要矛盾是，并不僅僅是硬件的不足造成的設(shè)備的缺乏，而是檔案管理中的應(yīng)用軟件過于多，很難選擇出一個適合的軟件。如果不能選擇一個合適的自動化軟件，就會嚴(yán)重的阻礙檔案的硬件功能的整體發(fā)揮，從而導(dǎo)致檔案的自動化建設(shè)過程的滯后性。進而影響到檔案信息自動化的整體水平的全面提高。針對這種情況，要實現(xiàn)檔案信息自動化的關(guān)鍵，就是解決好檔案系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的滯后性問題。

1.2 檔案管理向信息化過渡的過程沒有完成

在我國目前，檔案信息的自動化模式，從整體上看，仍然處于從文件的處理到信息管理的系統(tǒng)化的過渡階段。在真正意義上實現(xiàn)好信息管理的自動化階段。要想完成這個過程需要加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，國家要把開發(fā)數(shù)據(jù)庫的工作當(dāng)成一項核心的工程。

1.3 管理體制中管理不夠統(tǒng)一

集中統(tǒng)一式管理是一種社會化的生產(chǎn)方式，當(dāng)然信息自動化也不能排除在外，對檔案進行統(tǒng)一管理需要制定統(tǒng)一的規(guī)定，在統(tǒng)一的模式下進行管理。并且還要結(jié)合好計算機系統(tǒng)，由專業(yè)的人員進行這項工作。這樣就能做到方便管理與方便管理兩者兼得，但是能達到這種效果的并不是很多。

1.4 資金的效益難以發(fā)揮

到目前為止，在檔案自動化的系統(tǒng)的建設(shè)過程中，由于不能發(fā)揮出資金的效益，存在著許多問題：由于檔案系統(tǒng)自動化得不到國家和地方的資金支持，并且很多資金的使用都需要經(jīng)過大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)們，經(jīng)過特別的批準(zhǔn)，才能解決好資金的重大問題，這項問題也耗費了，各個級別的檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)們很多的精力。另外，檔案部門的資金管理也存在著不科學(xué)合理的現(xiàn)象，存在著嚴(yán)重的浪費現(xiàn)象。

1.5 忽視了科學(xué)民主的決策

只有從整體上提高了全體檔案人員的平均水平，才能推動檔案的信息化管理。尤其是檔案人員的整體素質(zhì)水平，對檔案的自動化管理具有深遠的影響。但是由于種種原因造成了，很多單位中面對著人才隊伍十分不穩(wěn)定的狀況，并且在單位內(nèi)，缺乏對人才進行必要的培訓(xùn)和管理，很多領(lǐng)導(dǎo)人員也并沒有合理科學(xué)的民主決策能力，面對單位內(nèi)人才流失的狀況，沒有及時的采取相關(guān)的措施。因此造成檔案管理自動化的人才隊伍非常不平衡，對人才隊伍的管理也不科學(xué)，人才水平的普遍不高，造成了檔案信息自動化系統(tǒng)的發(fā)展及其緩慢。

2 檔案信息自動化的措施

2.1 提高檔案信息自動化的標(biāo)準(zhǔn)化水平

關(guān)于檔案標(biāo)準(zhǔn)的體系建設(shè)，本身就是系統(tǒng)又復(fù)雜的工程，要想全面推進檔案管理的自動化水平，一定要嚴(yán)格抓好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理的自動化水平與標(biāo)準(zhǔn)化水平兩者之間是相輔相成的關(guān)系。在促進檔案管理自動化水平的過程中，全面提高裝備的技術(shù)水平，提高裝備的應(yīng)用能力，兩者同時進行是十分不現(xiàn)實的。面對這種情況，可以通過先鼓勵一些單位主動提高檔案管理的自動化水平。首先要在水平相對比較高的單位內(nèi)，進行推廣試驗，這樣才能獲得豐富的實踐經(jīng)驗，等到時機夠成熟的時候，才能形成一個統(tǒng)一的檔案信息自動化的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 重點加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

加強檔案的信息自動化水平，就一定要建立強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并且作為一項長期的

任務(wù)，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的過程要經(jīng)歷一個從低到高的循序漸進的緩慢的過程。除了要求具備一定的專業(yè)的技術(shù)水平之外，還需要提高領(lǐng)導(dǎo)們的重視程度。全面提高具備計算機專業(yè)知識的人員的整體水平，加強其與檔案管理人員的配合程度。尤其是在進行數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，要面向檔案系統(tǒng)，根據(jù)實際情況有目的的突出重點工程的建設(shè)。提高檔案管理信息化的效率，促進檔案管理信息化由單一走向系統(tǒng)化發(fā)展。除此之外，還有通過互聯(lián)網(wǎng)建立相應(yīng)的聯(lián)系，逐步形成一個個的相對分散的數(shù)據(jù)庫的群體，這樣才能從根本上提高檔案信息自動化的效率。

2.3 改進檔案管理自動化系統(tǒng)的管理體制

對檔案信息要進行統(tǒng)一化管理，同時還要在這個同意管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這樣的模式才是最理想的促進檔案管理自動化的模式。要想加強檔案管理的自動化水平，首先要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員們藝在一起討論協(xié)商，經(jīng)過討論才能提出一項關(guān)于加強檔案管理的長期的發(fā)展目標(biāo)。才能協(xié)調(diào)好在加強檔案管理自動化系統(tǒng)中的，各項相關(guān)的工作，制定出與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和方案，不斷的擴大投資規(guī)模，提高經(jīng)費的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案信息化水平的決策水平，建立一定的制度保障。只有對檔案進行統(tǒng)一管理，才能方便其合理使用，才能促進管理機制的建立。

2.4 發(fā)揮資金的效益

要想進行檔案管理自動化系統(tǒng)建設(shè)，要充分發(fā)揮好資金的使用效益。目前我們國家在檔案管理上投入了大量的資金。資金的籌集和管理方面，也運用了各種各樣的方法。最好的方法是通過各個不同的渠道來籌集資金，通過中央與地方撥款這兩種方式相結(jié)合，有的單位還能獨自籌集資金，在必要的時候，還能夠通過請求外援這種形式。做到對資金進行項目化管理。

2.5 重視人才管理

為了全面加強人才隊伍的建設(shè)，要對人才進行科學(xué)民主的決策。這項決策的主要目的是為了留住高質(zhì)量的人才，同時也是解決好人才的一個最有效的途徑。除此之外，還要對檔案管理的技術(shù)人員不定期的進行思想政治教育，提高其對檔案管理的信心，是每一位員工都爭取養(yǎng)成一定的奉獻精神。當(dāng)然，單位要盡可能的在工作和生活上，照顧到每一位員工的感受，關(guān)心員工們的生活狀況，幫助員工們解決好后顧之憂，發(fā)現(xiàn)人才的成長的規(guī)律，進一步形成最合理的人才結(jié)構(gòu)模式。

3 結(jié)語

及其強檔案信息自動化的管理水平，要做到一切從實際出發(fā)。加強檔案管理的額思想工作，積極進取努力的開拓創(chuàng)新，爭取調(diào)動起各個方面的積極性，循序漸進的建立一定的檔案管理機制，提高檔案管理的自動化水平。

[1]郭志敏.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J].山東檔案,2012(07)：46-47.

[2]王云慶.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[J].青島出版,2013(13)：70-71.