疾控中心檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的重要性

◎楊啟紅

疾控中心檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的重要性

◎楊啟紅

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化趨勢(shì)已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域得到采納并應(yīng)用。但是目前的疾控中心檔案管理依然使用人工整理的方式，這直接導(dǎo)致檔案的使用率下降，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前疾控中心的工作需求。因此，必須加快對(duì)檔案的規(guī)范化數(shù)字化管理，提高對(duì)疾控資料的檢索效率，為人民身體健康提供有力的保障。

疾控預(yù)防機(jī)構(gòu)是由政府組建的公益事業(yè)單位，在保護(hù)人民健康、防止疾病傳播等方面都發(fā)揮著重要的作用，其工作的職能包含了傳染病等疾病的預(yù)防、突發(fā)事件的處理、實(shí)驗(yàn)室的預(yù)測(cè)分析等內(nèi)容。檔案資料是疾控工作運(yùn)作的原始記錄，其中疫情的數(shù)據(jù)更是極為珍貴的文件，對(duì)疾病防控的研究有著重要的參考價(jià)值，并且在人們健康的保障方面也有著深遠(yuǎn)的意義。因此檔案的管理工作必須要謹(jǐn)慎的操作，保證資料的完整性與真實(shí)性。將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化規(guī)范化的管理，提高檔案資料的使用率，為疾控事業(yè)的高效發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，為人民群眾的身體健康提供有力的保障。本文將會(huì)對(duì)疾控機(jī)構(gòu)在檔案管理方面的現(xiàn)狀做簡(jiǎn)要的闡述，并分析規(guī)范化數(shù)字化管理的必要性。從而針對(duì)性的提出可行的建議，期望能更好的為疾控事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。零散，加大了查找的難度，無(wú)法做到統(tǒng)一化的管理，檔案資料的利用率便會(huì)下降。在日益增長(zhǎng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，這種傳統(tǒng)的模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前疾控工作的需求。

檔案管理規(guī)范化數(shù)字化的必要性

疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀

目前的疾控疾控在檔案管理方面依然采用傳統(tǒng)的人工方式管理，每個(gè)科室自行做資料的收集、整理等工作，因此單位中沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的統(tǒng)一管理中心。當(dāng)單位涉及到業(yè)績(jī)考核以及上級(jí)查閱資料等工作時(shí)，需要去具體的科室來(lái)翻閱相關(guān)的紙質(zhì)檔案。即使有電子版的文件也都是存放在各個(gè)科室內(nèi)部，而科室數(shù)量多且關(guān)系復(fù)雜，導(dǎo)致檔案資料分布

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的提升。自2009年疾控機(jī)構(gòu)的績(jī)效考核制度頒布以來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案資料的管理提出了更高的要求，需要對(duì)資料的分類(lèi)做進(jìn)一步的細(xì)化處理。2009版本中關(guān)于疾病預(yù)防控制的績(jī)效考核中涉及到了省級(jí)機(jī)構(gòu)、設(shè)區(qū)市級(jí)、縣級(jí)機(jī)構(gòu)等多個(gè)項(xiàng)目與指標(biāo)，考核的內(nèi)容包括了日常工作的記錄、檢測(cè)的數(shù)據(jù)、專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查的資料等內(nèi)容，其收集的信息體量數(shù)以萬(wàn)計(jì)。如果僅僅通過(guò)人工處理，不僅浪費(fèi)了大量的人力資源，數(shù)據(jù)處理的效率也極低。因此面對(duì)日常工作中的海量數(shù)據(jù)，采用規(guī)范化數(shù)字化的檔案管理模式必將成為當(dāng)前社會(huì)時(shí)代背景下的選擇。

辦公設(shè)備自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展。隨著技術(shù)的更迭與進(jìn)步，信息技術(shù)在辦公設(shè)備的自動(dòng)化工作中得到了廣泛的應(yīng)用，加之大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為檔案管理線上平臺(tái)的開(kāi)展提供了技術(shù)支撐。將紙質(zhì)版的檔案通過(guò)相關(guān)的技術(shù)設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)到相應(yīng)的檔案信息庫(kù)中，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)連接各個(gè)部門(mén)的計(jì)算機(jī)，形成一項(xiàng)系統(tǒng)的中心管控?cái)?shù)據(jù)庫(kù)。這樣才能對(duì)疾控中心的數(shù)據(jù)做好規(guī)范化、數(shù)字化的管理，高效的收集檔案的信息，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的保管模式。讓各個(gè)部門(mén)之間的信息能夠得到及時(shí)的共享，從根本上改善傳統(tǒng)分散式的管理模式。

實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的對(duì)策

加強(qiáng)檔案管理員工培訓(xùn)。員工永遠(yuǎn)是檔案管理工作有序進(jìn)行的重要因素。因此加強(qiáng)檔案管理人員的技能訓(xùn)練，豐富其專(zhuān)業(yè)知識(shí)，定期的開(kāi)展專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)。除了對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)之外，還需要掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)的知識(shí)，包括了計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)安全保密等。在對(duì)員工的培訓(xùn)過(guò)程中，可以聘請(qǐng)外來(lái)的專(zhuān)家來(lái)開(kāi)展專(zhuān)題的講座，并為機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員提供外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)。在全面且專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)下，可以幫助檔案管理人員及時(shí)的了解最新的管理信息，做好對(duì)電子設(shè)備的維護(hù)工作，進(jìn)一步提高疾控中心的檔案管理水平。

加大對(duì)檔案管理設(shè)備的投入。軟硬件設(shè)備是進(jìn)行檔案規(guī)范化數(shù)字化管理的前提。為了更好的開(kāi)展檔案管理工作，疾控中心需要對(duì)各個(gè)部門(mén)的現(xiàn)有資源做全面的整合，包括各個(gè)科室中的信息采集設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等。將這些設(shè)備統(tǒng)一集中到中心檔案管理工作室中，并為檔案室聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的管理人員。除此之外，還需要在原先的設(shè)備基礎(chǔ)上購(gòu)入其他高端的設(shè)備，比如掃描儀、服務(wù)器等，完成對(duì)當(dāng)前紙質(zhì)資料的數(shù)字化采集工作，并實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、檢索等功能。

實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室資源的共享。為了對(duì)檔案資料做好信息整合工作，各個(gè)科室的檔案管理員需要做好內(nèi)部的資料錄入、目錄整理等工作。完成之后將這部分?jǐn)?shù)據(jù)設(shè)置為共享狀態(tài)，由中心檔案室的工作人員對(duì)獲取的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一編排，實(shí)現(xiàn)文檔的規(guī)范化管理。在單位的局域網(wǎng)內(nèi)供用戶(hù)查閱，通過(guò)檢索的功能快速獲取所需要的信息，大大的提高了檔案資料的管理效率。

建立檔案信息網(wǎng)站。相關(guān)的疾控機(jī)構(gòu)需要為檔案信息建立統(tǒng)一的網(wǎng)站平臺(tái)，將資料內(nèi)容連入到平臺(tái)中，不僅可以讓單位內(nèi)部的工作人員進(jìn)行信息的交流與共享，還可以實(shí)現(xiàn)異地傳檔的功能。這種形式打破了空間與時(shí)間上的限制，可以進(jìn)一步擴(kuò)大疾控服務(wù)的實(shí)效性。

嚴(yán)格控制電子檔案的質(zhì)量。中心檔案的管理人員除了編排整理檔案外，還需要對(duì)各個(gè)科室分享的檔案內(nèi)容做好抽查工作，核實(shí)其卷宗號(hào)、年號(hào)等信息的準(zhǔn)確性，確認(rèn)檔案圖片的完整性以及保密資料的安全性等。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要及時(shí)的上報(bào)與處理，確保檔案資料的完整性與真實(shí)性。

進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，人們的生活得到了極大的改變，我國(guó)的檔案管理工作也不例外。疾控機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的操作，其操作方式靈活便捷，易于升級(jí)與維護(hù)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的智能識(shí)別與歸類(lèi)。用戶(hù)只需要通過(guò)檢索功能，就可以快速且準(zhǔn)確的獲取相關(guān)的文件。這種新型模式的推進(jìn)改變了傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式，并且利用中心檔案控制的形式實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)一分配與共享，大大提高了檔案的使用效率。除此之外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)異地傳檔的功能，打破了過(guò)去限于紙質(zhì)資料的傳遞方式，對(duì)于提高資源的傳送效率有著極大的幫助。疾控機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化規(guī)范化的管理既是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也為疾控工作的高效開(kāi)展提供了有力的保障。

（工作單位：湖北省疾病預(yù)防控制中心）