疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)

◎祝琳

疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)

◎祝琳

檔案管理是疾控中心預(yù)防工作的信息資源，也是反映各個部門工作業(yè)績的重要指標(biāo)，是年度考核的重點(diǎn)內(nèi)容。隨著疾控事業(yè)的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用也很好地融入到檔案管理的過程中，并推動著管理工作的進(jìn)步與革新。要做好檔案管理的信息化建設(shè)，需要不斷學(xué)習(xí)新的管理模式，提高自身的管理水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，以便更好適應(yīng)當(dāng)前時代發(fā)展的要求。本文對會檔資料的管理現(xiàn)狀做簡要闡述，并分析如何在信息化、科學(xué)化的基礎(chǔ)上提高檔案的管理水平，期望能為疾控事業(yè)的發(fā)展提供可借鑒的建議。

疾控中心是為政府疾病預(yù)防控制提供決策依據(jù)的重要部門，而檔案資料是疾控機(jī)構(gòu)在預(yù)防疾病、衛(wèi)生檢測等活動中形成的歷史記錄。對于檔案資料的管理包含了檢測報告、傳染病預(yù)防、儀器設(shè)施等多項(xiàng)內(nèi)容。對檔案資料實(shí)施科學(xué)化信息化的管理是當(dāng)前新時代背景下的重要課題，也是提高疾控系統(tǒng)工作效率的需要，更是當(dāng)前信息化趨勢下的必然選擇。

疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

投入資金不足。隨著社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，國家對各省市的衛(wèi)生局工作提出了更多的要求，對于疾控中心管理系統(tǒng)的完善也創(chuàng)造了廣闊的空間，在信息平臺的推動下各個部門都取得了矚目的成就。但是很多地區(qū)由于自身?xiàng)l件不足，在資金的投入上十分有限，導(dǎo)致在檔案管理資料中的配套設(shè)施無法及時的跟上，極大地降低了檔案管理工作的效率。

管理人員綜合素質(zhì)低下。在疾控中心的管理工作中，疾病預(yù)防的專業(yè)性較強(qiáng)，也是影響疾控中心工作的重要因素。因此，疾控中心人才的匱乏一直是國內(nèi)較為常見的現(xiàn)象。檔案管理人員不僅需要強(qiáng)大的自我約束力，還需要具備專業(yè)的知識水平來適應(yīng)不斷變化的新社會。但是由于管理人員的素質(zhì)不高，隨著電子檔案的發(fā)展，管理人員無法及時改變自身的管理思路，沒有對檔案信息化管理有充分的了解，更不會對其操作流程有深入的研究。在電子檔案的安全防范方面缺乏必要的防范知識，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)一直止步不前。

信息設(shè)備不足。隨著技術(shù)的不斷更迭與進(jìn)步，我國的科技產(chǎn)業(yè)如雨后春筍般發(fā)展起來。但是在疾控中心領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)信息化的管理設(shè)備沒雨得到較好的應(yīng)用，從硬件的層面來看，信息化的配套設(shè)備不齊全，并且設(shè)備質(zhì)量不理想，計(jì)算機(jī)運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢且頻繁出現(xiàn)卡機(jī)現(xiàn)象。再加上設(shè)備功能單一造成檔案管理工作效率低下，出錯率上升，使檔案管理工作缺乏穩(wěn)定性與安全性。

建設(shè)信息化科學(xué)化檔案管理的對策

對于國家來說，疾控中心的資源是疾控預(yù)防的必不可少的資源。它們承載著過去疾控預(yù)防的歷史記錄，對中華民族文化的傳承有著極大的幫助。因此提升疾控管理工作質(zhì)量，是當(dāng)前疾控事業(yè)發(fā)展必不可少的任務(wù)。

加大檔案管理的資金投入。首先，要提高疾控中心的檔案管理水平，需要加大資金的投入，改善疾控中心相關(guān)的配套設(shè)備并改善檔案的存儲環(huán)境，這是當(dāng)前改善檔案管理水平中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。確保存儲檔案的完整性，需要及時的發(fā)現(xiàn)管理存在的問題并及時解決，才能為疾控中心檔案提供最安全的管理模式。加大資金的投入，改善疾控中心的設(shè)施環(huán)境，是資金得以有效利用的重要內(nèi)容。同時，做好疾控中心的“雙防”措施，也是資金利用的另一途徑?！半p防”措施，是從疾控中心軟件與硬件兩方面進(jìn)行，軟件方面是為信息化建設(shè)購置可靠的防火墻軟件，防止黑客或者木馬入侵而造成的信息泄露。而硬件方面則是疾控中心的消防設(shè)施，需要將資金投入到購置配套消防器材的環(huán)節(jié)中，為突發(fā)事件的應(yīng)對奠定良好的基礎(chǔ)。

加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。對檔案管理人員做好定期的培訓(xùn)，除了管理專業(yè)知識的訓(xùn)練之外，還需要加強(qiáng)管理人員對計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的了解，樹立檔案安全防范意識，提高檔案人員整體管理水平。必要時還可以聘請外部的專家進(jìn)行演講，這對于優(yōu)化檔案管理水平有著極大的作用。由于每個管理人員擁有不同的基礎(chǔ)知識，需要根據(jù)檔案人員的個性有規(guī)劃的安排培訓(xùn)內(nèi)容，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才。除此之外，由于疾控中心涉及到大量的疾病預(yù)防內(nèi)容，因此在人才聘用時可以加強(qiáng)對醫(yī)療人員的選拔，專業(yè)化的工作思路與素養(yǎng)可以為疾控事業(yè)的進(jìn)步提供更多新的思路與建議。在信息化的時代背景下，管理人員必須加強(qiáng)自身的計(jì)算機(jī)知識學(xué)習(xí)，做到熟練操作計(jì)算機(jī)，學(xué)會信息化科學(xué)化的管理模式。以優(yōu)化檔案資源的分類流程，達(dá)到最佳的管理狀態(tài)。

充分利用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)。疾控中心的檔案管理環(huán)節(jié)是疾控中心工作的重要內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，充分利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)投入到檔案管理中來，將會對檔案工作的效率提升有很大的幫助。因此運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來對檔案實(shí)行科學(xué)化信息化的管理，不僅可以提高檔案資源的利用率，還可以增強(qiáng)檔案的管理水平。計(jì)算機(jī)的管理模式降低了人力的投入，大大簡化了管理中的復(fù)雜程序，讓管理的流程更加的簡便，為檔案資源的管理節(jié)約到了大量時間，實(shí)現(xiàn)工作效率的進(jìn)一步提升。采用科學(xué)的信息化管理模式，幫助疾控中心的檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時代，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息存儲到檔案的數(shù)據(jù)庫中，只需要設(shè)置相應(yīng)的檢索功能便能夠迅速幫用戶找到相應(yīng)的資源。同時，各個部門的資料可以在局域網(wǎng)或者網(wǎng)絡(luò)平臺上共享，實(shí)現(xiàn)異地傳檔的功能，使疾控中心的各個部門能夠及時的掌握和了解疾控工作的最新消息。既可以提高各個部門的操作能力，也實(shí)現(xiàn)了檔案資源的優(yōu)化配置。

在衛(wèi)生改革日益加強(qiáng)的背景下，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，疾控中心檔案管理的科學(xué)化與信息化建設(shè)也逐步深入到各個地區(qū)的疾控工作環(huán)節(jié)中，并且極大的提高了檔案資源的管理效率，對于疾控中心的信息化建設(shè)有著深遠(yuǎn)的意義。檔案管理是當(dāng)前疾控事業(yè)有序發(fā)展的必要條件，通過檔案資料中的歷史記錄，查閱各個地區(qū)疾病預(yù)防案例、公共事件始末等信息，為疾控事業(yè)的決策提供了理論依據(jù)。結(jié)合我國在疾病事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，深入分析檔案管理環(huán)節(jié)的弊端，并利用先進(jìn)的信息技術(shù)針對性的完善檔案管理系統(tǒng)。這既是促夯實(shí)疾控中心發(fā)展基礎(chǔ)的重要因素，也將會是新時代發(fā)展的必然選擇。

(工作單位：湖北省疾病預(yù)防控制中心）