高中學(xué)校檔案管理主要任務(wù)的突破

◎端建波

高中學(xué)校檔案管理主要任務(wù)的突破

◎端建波

根據(jù)當(dāng)前檔案工作發(fā)展新要求，圍繞高中學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)，抓好檔案制度管理和服務(wù)意識管理，借助網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺，落實好各項管理工作，來實現(xiàn)我校檔案管理工作的自我突破。

任何事業(yè)的發(fā)展和成功，都離不開管理，在這個高速發(fā)展的社會，管理在整個社會中已經(jīng)占據(jù)了非常重要的地位，小到個人家庭大到國家世界處處都有都管理的影子。在學(xué)校的教育教學(xué)管理中檔案管理也尤其重要，從收集﹑整理﹑保存到利用各環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)管理，發(fā)揮檔案作用，為學(xué)校的教育教學(xué)做好服務(wù)是學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)。那么，筆者根據(jù)多年工作實踐認(rèn)為要完成好檔案管理這項工作，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的飛躍與突破，應(yīng)從以下幾個方面入手：

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)提高思想認(rèn)識，抓好檔案的集中、統(tǒng)一管理

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)提高思想認(rèn)識，是做好檔案管理工作的有力保證；實行檔案集中﹑統(tǒng)一管理，又是檔案工作的基本原則。維護(hù)檔案的完整與安全，有利于檔案的開發(fā)利用。由于檔案是不可再生的資源，它的特點是原始性和唯一性。而隨著社會的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)利用程度越來越高。如果不實行檔案集中﹑統(tǒng)一管理，在實際工作中弊多利少，在實際工作中，檔案分散管理，多頭領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象依舊存在，為此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對檔案集中和統(tǒng)一管理的認(rèn)識，動員相關(guān)處室部門及時﹑準(zhǔn)確地做好檔案的歸檔工作及監(jiān)督審查工作。如果各處室檔案各處室保管，短時間內(nèi)，利用起來雖然方便，可隨著時間推移，人員的變動，就會使一些重要的檔案資料逐漸破損或者丟失，會給以后的查閱工作帶來困難。所以，檔案集中統(tǒng)一管理，不僅是檔案工作的要求，它同時還具有以下優(yōu)點：有利于確保檔案的安全；有利于信息資源共享；有利于檔案的及時查閱﹑利用。極性，激發(fā)創(chuàng)新管理意識，提高檔案管理的質(zhì)量與先進(jìn)性。

認(rèn)真落實，抓好檔案的制度管理

中國有句古話：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。這里說的規(guī)矩就是制度。家有家規(guī)，國有國法，國家制定法律法規(guī)，為的是規(guī)范﹑約束公民的思想道德和行為。而學(xué)校訂立各項檔案規(guī)章制度，首先是明確職責(zé)，義務(wù)，科學(xué)﹑規(guī)范的開展檔案的安全檢查﹑保密﹑保管﹑借閱利用等各項工作；其次，檔案規(guī)章制度可防止管理的隨意性，規(guī)范檔案人員的日常行為，建立評判工作對錯的價值標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案人員的職業(yè)道德修養(yǎng)；最后，檔案制度的建立，能使管理工作有章可循﹑有制可遵﹑有據(jù)可依﹑有度可評，為更好的實現(xiàn)檔案工作管理科學(xué)化﹑規(guī)范化﹑制度化，提供了可靠的保證。同時，建立和健全制度的過程，也是執(zhí)行落實制度的過程，建立了一套好的制度，而不去嚴(yán)格執(zhí)行，制度就形同虛設(shè)，換句話講，管理過程也是制度建設(shè)，完善的過程。

強(qiáng)化隊伍建設(shè)，抓好服務(wù)意識管理，

組織管理是檔案管理工作的核心，也是檔案管理運(yùn)行的保障。為使學(xué)校檔案工作科學(xué)﹑有序地進(jìn)行規(guī)范化管理，每年學(xué)校應(yīng)根據(jù)上級檔案管理部門的要求確定一個責(zé)任目標(biāo)，圍繞這個目標(biāo)，來層層落實責(zé)任制。建立學(xué)校與辦公室﹑辦公室與綜合檔案室層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書。同時責(zé)任與考核掛鉤﹑與績效掛鉤。以此調(diào)動檔案管理人員的工作積

圍繞管理核心，抓好檔案的組織管理

要做好檔案的管理工作，關(guān)鍵是要建立一支思想政治素質(zhì)過硬的﹑有愛崗敬業(yè)﹑樂于奉獻(xiàn)服務(wù)意識﹑專業(yè)水平較高的隊伍。由于檔案管理工作具有嚴(yán)肅性﹑真實性﹑規(guī)范性等特點。管理人員要樹立全心全意為人民服務(wù)的精神風(fēng)貌，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，積極主動地與各有關(guān)處室部門做好溝通。實事求是，嚴(yán)格按照有關(guān)政策辦事，堅決抵制一些不良現(xiàn)象，檔案管理工作又是一項業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，主要包括對國家有關(guān)政策和學(xué)校規(guī)章制度的認(rèn)識，對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，熟悉工作流程和規(guī)范，熟練使用計算機(jī)等現(xiàn)代化的工具，提高辦事效率，而不能憑個人主觀意識，更不能感情用事﹑弄虛作假，要確保檔案管理工作的科學(xué)化﹑程序化和規(guī)范化，這樣才能做好學(xué)校檔案管理工作。

在實際的學(xué)校檔案管理工作，首先，要堅持做好檔案的主動服務(wù)工作。檔案的收集﹑整理﹑保存，其最終目的只有一個，就是為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)以及為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)，學(xué)校檔案室藏資源的價值如不被開發(fā)利用，那么充其量只能算是“潛在價值”，而要把這種“潛在價值”迅速轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實價值，就必須改變傳統(tǒng)的“你來查，我提供”的被動服務(wù)模式，實現(xiàn)“三個轉(zhuǎn)變”：實現(xiàn)由被動提供到主動提供的轉(zhuǎn)變；實現(xiàn)檔案信息靜態(tài)到動態(tài)的轉(zhuǎn)變；實現(xiàn)由紙質(zhì)資源到電子版資源提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變；其次，做好主動服務(wù)，必須注意三個問題：注意樹立牢固的服務(wù)意識；注意提供信息的準(zhǔn)確性；注意提高檔案人員的素質(zhì)，包括不斷改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高業(yè)務(wù)水平和培養(yǎng)洞察和預(yù)測社會發(fā)展的能力；注意文件的保密性，要結(jié)合實際，妥善處理好利用和保密的關(guān)系。

利用檔案資源，抓好網(wǎng)絡(luò)信息對外宣傳管理

互聯(lián)網(wǎng)時代的來臨，為我們打開了對外交流﹑了解世界的窗口。在這樣的環(huán)境條件下，網(wǎng)絡(luò)信息平臺為我們及時了解時事新聞，獲取更多新的知識和新的信息提供了極大的便利，學(xué)校檔案室的資源就是檔案，如果不懂得利用室藏發(fā)展自己，檔案室只是一個單純的保管機(jī)構(gòu)，高中學(xué)校檔案室應(yīng)以特色教學(xué)檔案和學(xué)校的歷史發(fā)展變化為突破口，配合學(xué)校發(fā)展的大局，作為學(xué)校對外宣傳的一個窗口。借助學(xué)校網(wǎng)絡(luò)資源平臺，我們利用檔案室藏資源適時上傳發(fā)布有關(guān)學(xué)校規(guī)劃發(fā)展﹑校園文化建設(shè)﹑學(xué)校教師招聘信息﹑高中招生信息以及學(xué)校及個人獲得的各類表彰﹑獎勵﹑命名等文字材料和圖片文件，以此增強(qiáng)對外的吸引力。事實證明，利用網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺來強(qiáng)化對外宣傳這一舉措已取得良好的效果。近年來，我校的學(xué)校辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)水平在社會各界人士的關(guān)心﹑支持下，得到了快速的提高，學(xué)校招生生源數(shù)﹑質(zhì)量都得到保證。隨著高考上線率的逐年攀升，我校辦學(xué)聲譽(yù)也得到不斷提升。作為學(xué)校對外宣傳的窗口，我們在保證信息安全的前提下，同時保證了信息的真實﹑有效性，可以說，在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中，我校的網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺的作用功不可沒。

總之，準(zhǔn)確把握高中學(xué)校檔案管理工作的主要任務(wù)，長期堅持不懈的抓好服務(wù)意識管理和制度管理等﹑借助網(wǎng)絡(luò)時代帶給我們的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，開拓創(chuàng)新，就一定能使我校檔案管理工作出現(xiàn)非同凡響的局面。

云南省紅河州建水縣第六中學(xué)綜合檔案室）