Q&A共享搭建快問(wèn)快答

Q：在人員不夠的情況下，如何提高報(bào)銷處理的節(jié)奏？

A：首先，我們要確認(rèn)共享中心到底需要多少人，各個(gè)業(yè)務(wù)組都需要多少人。建議是需要經(jīng)過(guò)精確測(cè)算的，確保人員匹配是能夠支撐我報(bào)銷業(yè)務(wù)處理的，盡量要避免人員不夠的情況。然后再分析人員不夠的原因，例如：一是單據(jù)處理效率不如預(yù)期，建議加強(qiáng)培訓(xùn)和討論，甚至系統(tǒng)改造，盡快提升處理效率到對(duì)標(biāo)值，建議從操作上積累相應(yīng)的處理發(fā)票的經(jīng)驗(yàn)，而且還要提示員工做影像或者報(bào)銷單的時(shí)候，要符合規(guī)范，這樣可以提高共享中心處理的效率；二是業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)超預(yù)期，建議增加崗位配置；三是單據(jù)處理時(shí)間分布不均，例如存在大量的報(bào)銷都積攢到月底或年底，比如說(shuō)原來(lái)有10個(gè)人，分到30天來(lái)提單的話是能處理完的，但是如果80%的單子到月底那么幾天，可能是干不完的。這種情況的話，我們建議要根據(jù)這種監(jiān)控去有效的改變用戶的提單習(xí)慣；四是如果臨時(shí)存在實(shí)在是干不完情況，例如費(fèi)用業(yè)務(wù)好幾個(gè)休假了，可以從其他的業(yè)務(wù)組抽調(diào)一些人來(lái)幫忙。工作處理中有標(biāo)準(zhǔn)的審核點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)的審核流程，所以是可以交給其他組來(lái)支撐的。

Q：?jiǎn)栴}管理與跟蹤，有哪些好的建議和經(jīng)驗(yàn)？

A：首先我們認(rèn)為一定要建立起一個(gè)問(wèn)題管理的機(jī)制，從你的“問(wèn)題的提出→跟蹤→最終的解決→后面成效的訪談”等都要有效的管理起來(lái)，不能漏過(guò)這些問(wèn)題。常見(jiàn)的是會(huì)有一個(gè)專門的運(yùn)營(yíng)組，職責(zé)就是負(fù)責(zé)記錄和跟蹤這些問(wèn)題，跟蹤管理的模式也可以借助一些系統(tǒng)軟件或自己建一個(gè)問(wèn)題跟蹤器，通過(guò)問(wèn)題管理系統(tǒng)去對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行狀態(tài)的跟蹤和處理。

Q：在共享模式下，融資和投資兩大流程梳理是怎樣做的？

A：我們一般在財(cái)務(wù)管理流程當(dāng)中會(huì)區(qū)分出資金管理流程和共享涉及到資金結(jié)算流程，而且以我們目前大部分的案例經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，其實(shí)投資和融資這個(gè)職責(zé)很多都沒(méi)有納入共享，更多的是放在資金管理部或者是資金部去做相應(yīng)的處理。這部分也有涉及到投策、投融資規(guī)劃的一些流程，這些流程更多的依賴共享統(tǒng)一管理的收付數(shù)據(jù)，為融資、投資流程提供數(shù)據(jù)支撐，但這部分流程真正納入共享的，其實(shí)還是比較少的。

Q：總賬共享過(guò)程中，應(yīng)該需要注意什么？

A：其實(shí)總賬我們認(rèn)為是相對(duì)來(lái)說(shuō)比較好實(shí)現(xiàn)共享的一個(gè)財(cái)務(wù)流程，但在這個(gè)流程中，最重要的是總賬的這一筆財(cái)務(wù)憑證它的業(yè)務(wù)依據(jù)是什么。那么在總賬共享最難處理的是什么？就是怎么去收集、接受這些前端的業(yè)務(wù)，我們總賬業(yè)務(wù)的單據(jù)或者是總賬業(yè)務(wù)的體現(xiàn)，只有把這一點(diǎn)做好，處理才會(huì)順暢很多?？傎~帶來(lái)的問(wèn)題是很多復(fù)雜的、很細(xì)的場(chǎng)景，要把它一個(gè)一個(gè)梳理出來(lái)，再通過(guò)規(guī)范化定義出來(lái)逐漸規(guī)范。

Q：共享財(cái)務(wù)與戰(zhàn)略財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一般之間會(huì)有那些工作的聯(lián)系？

A：這三塊財(cái)務(wù)之間都會(huì)相互的交付和工作中的對(duì)接。比如戰(zhàn)略財(cái)務(wù)，當(dāng)企業(yè)定義財(cái)務(wù)戰(zhàn)略以后，戰(zhàn)略的執(zhí)行和落地，包括會(huì)計(jì)的制度、規(guī)范、內(nèi)控要求等，都是通過(guò)共享的執(zhí)行才能有效落地。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)，更多的是會(huì)變成財(cái)務(wù)里懂業(yè)務(wù)或者是業(yè)務(wù)里懂財(cái)務(wù)這樣的角色，更多的是企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)與企業(yè)核算之間的橋梁。

Q：主數(shù)據(jù)應(yīng)該財(cái)務(wù)做還是IT做？

A：企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，財(cái)務(wù)、IT部門各自建立了自己的一個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，但是沒(méi)有考慮系統(tǒng)之間以及企業(yè)之間主數(shù)據(jù)的管理。那針對(duì)這個(gè)方面，一定要有一個(gè)主責(zé)部門，建議IT來(lái)專門管理主數(shù)據(jù)的事情。但同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也可以用一個(gè)單獨(dú)的組或者人員去支撐這個(gè)主數(shù)據(jù)的管理。主數(shù)據(jù)管理是一個(gè)非常關(guān)鍵的事情，共享服務(wù)中心如果做了這個(gè)職責(zé)，在很多方面都會(huì)有話語(yǔ)權(quán)。同時(shí)，主數(shù)據(jù)要做的多細(xì)是依靠流程上數(shù)據(jù)所需要的力度。

Q：稅務(wù)流程可以實(shí)現(xiàn)共享嗎？

A：稅務(wù)流程是可以實(shí)現(xiàn)共享的，而且在不久的將來(lái)我很期待這個(gè)過(guò)程，當(dāng)我們國(guó)家的電子底賬庫(kù)開(kāi)放接口之后，稅務(wù)共享流程里面將會(huì)得到非常大的效率提升。目前還是在做一個(gè)稅票的集中登記和報(bào)稅處理等工作，但是真正的集中認(rèn)證還是有一些難度的。