應用Word排版的經(jīng)驗技巧

高云 寧夏工商職業(yè)技術學院

應用Word排版的經(jīng)驗技巧

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筆者依據(jù)實際工作經(jīng)驗及相關文獻資料的記載，針對Word排版的技巧進行研究分析，希望可以在日后相關工作人員對這個問題進行分析的時候起到一定借鑒性作用，最終在我國教育事業(yè)發(fā)展進程向前推進的過程中做出一定貢獻。

Word 排版 技巧 分析 現(xiàn)階段

1 問題研究背景及意義

現(xiàn)階段很多期刊排版工作進行的過程中會使用到方正排版軟件，但是方正排版軟件實際應用的過程中，因為面向中文電子出版系統(tǒng)，所以自然會帶有一定局限性，因此使用范圍僅僅局限在專業(yè)性比較強的期刊雜志社當中，微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件word具有所見即所得，圖文混排以及操作簡單等特征，因此會在排版領域當中得到較為廣泛的應用，Word可以直接在電子文稿、報刊以及公式排版領域當中得到應用，在實際應用的過程中可以讓排版工作人員的工作量大幅度減少，也可以讓錯誤率得到有效地控制，在此基礎上自然可以讓期刊的編排校對一體化目標得以實現(xiàn)。與此同時word在實際應用的過程中，有利于網(wǎng)上審稿工作的順利開展，排版完成的word文件是可以直接轉(zhuǎn)化為PDF文件，以便于可以讓期刊的網(wǎng)絡化工作得以順利開展，筆者依據(jù)實際工作經(jīng)驗及相關文獻資料的記載針對word排版工作進行的過程中可以使用到的技巧進行分析，希望可以在日后相關工作人員對這個問題進行分析的時候起到一定借鑒性作用，最終在我國社會經(jīng)濟發(fā)展進程向前推進的過程中做出一定貢獻。

2 排版設置工作分析

在排版工作進行的過程中，首先應當依據(jù)刊物的實際要求開展版式設置工作，將“文件”菜單當中的頁面設置命令打開，再在“頁邊距”這一項選項當中，針對上下左右的空白邊界區(qū)域進行設置，在“文檔網(wǎng)格”選項當中可以針對每一頁當中的行數(shù)以及每一行當中的字數(shù)進行設置。假如說希望雙排欄后面每一行22個字符，并且欄間距是2個字符的話那么在版式設置工作進行的過程中是應當將每一行字符數(shù)設置為46個，上文中所說的這些設置一定需要在正片文檔設置領域當中全部應用。

排版過程中，某些情況下會發(fā)現(xiàn)某一些段落的行距數(shù)值較小，這是段落設置問題，將“格式”菜單欄當中的“段落”命令打開，假如已經(jīng)定義了文檔網(wǎng)格，則應當選中“自動對其網(wǎng)格”，那么行距數(shù)值偏小問題就可以得到解決。

論文當中題目名稱、作者以及中英文摘要都有各自的格式，所以需要在格式集當中預先將需要使用到的各個要素的格式設置好，最好是應當定義快捷鍵，將原文復制在模板當中，而后再在對預先設定好的快捷鍵加以一定程度應用的基礎上，就可以將原文格式轉(zhuǎn)換為目標樣式。在樣式實際應用的過程中也是可以自動生成各種目錄以及索引。

3 分欄的過程中應當注意到的問題

期刊排版一般會使用雙排欄格式，假如一篇文章當中圖表的數(shù)量比較多，可以將整篇文檔一次性的劃分為兩欄，但是在一次性將文檔劃分為兩欄之后，容易出現(xiàn)圖表位置混亂等問題，因此需要使用到“通欄排版”將圖表劃分為幾個板塊，而后再在每一個板塊當中劃分兩欄。在分欄工作完成之后，假如發(fā)現(xiàn)文字混亂問題，將發(fā)生錯亂問題的文字當中的全部空格刪除，并將其合成一個段落，在分欄工作結(jié)束之后，如果需要進行分段，再依據(jù)實際情況來分段。

表格，期刊當中包含的表格依據(jù)編排規(guī)范當中提出的要求應當劃分為三線表格，頂線和底線應當選擇的是1磅，中間線相較于兩端來說應當稍微細一些，選擇為0．5磅。單元格的高度應當是一個固定數(shù)值，單元格的寬度隨著內(nèi)容而發(fā)生一定變化，在字數(shù)比較多的情況下可以將一個單元格當中的文字排列為兩行或者多行，在實際排版需求的影響之下，某些情況下可以將單元格左右邊距設置為0磅，以便于可以在一個單元格當中承載更多的內(nèi)容。

表格一般情況下是需要將小數(shù)點對齊，單擊“視圖”菜單，并將“標尺”調(diào)取出來，而后再在標尺選項當中雙擊鼠標左鍵，彈出制表位置這樣一個對話框，再在“對齊方式”當中選擇“小數(shù)點對齊選項”；而后在標尺當中會出現(xiàn)一個 T形狀的“小數(shù)點對其制表符”，拖動到預定位置當中之后單元格當中的數(shù)字就會依據(jù)這一個標準小數(shù)點對齊方式進行排列。

圖片，期刊當中一般情況下都會包含數(shù)量眾多的線條圖片以及照片圖片，作者提供的圖片的大小、圖片之上的文字以及圖片的清晰度都會對期刊排版實際要求之間有一定差距，期刊排版工作進行的過程中應當使用word當中的繪圖軟件來將圖片排版工作妥善完成。在對word當中的繪圖工具加以一定程度應用的基礎上可以較為輕松的讓圖片縮放以及裁剪等目標得以實現(xiàn)，彩色線條，比方說黃色以及綠色在經(jīng)過黑白雙色印刷之后，顏色會顯得非常淺，因此想要辨識出來自然是一件非常困難的事情，在此情況下就可以使用到顏色按鈕，將色彩定義為黑白雙色，也可以針對圖片的對比度與亮度進行相互比較，在此基礎上就可以讓線條變得更加清晰和美觀一些。如果想要讓圖片當中的注釋、文字以及線條得到改善的話，可以分為兩種情況，針對可以將組合取消掉的圖片，首先應當將組合取消，轉(zhuǎn)化為mircrosoft office圖形，而后點擊圖片當中需要得到改善的線條或者文本框，再點擊鼠標右鍵，就可以讓線條的顏色和尺寸得到改善，在對文本框當中的字體以及字號進行優(yōu)化調(diào)整的過程當中，也可以將不需要使用到的線條以及文本框去除掉。首先應當將原圖的組合取消，并去除底紋。針對難以將組合取消的圖片，首先可以使用裁剪工具將需要修改的文字進行裁剪，針對某些沒有辦法裁剪的，可以使用繪圖工具當中的文本以及矩形框等進行覆蓋，而后再在插入的文本框當中重新置入文字。最終將圖片以及各個圖形框和文本框組合在一起，以免出現(xiàn)圖片和圖題分離這樣的問題，圖題也應當使用文本框開展制作工作，以便于可以將其全部組合在一起。在排版工作進行的過程中應當將圖片的格式設置為“浮于文字上方”，在此基礎上，當需要在文檔當中的某處插入圖片的情況下，首先應當在那里插入空白行，將圖片放置在空白位置上。也有一些作者提供的圖片是沒有辦法移動的，也沒有辦法開展版式設置工作，在此情況下可以將圖片放置在一個圖文框架當中，再針對圖文框架開展版式設置工作，就可以針對圖片施行移動等操作。

頁眉頁腳在論文撰寫過程當中發(fā)揮出來的作用極為重要，既可以在形式上顯得比較美觀，也可以讓作者與讀者迅速的對文章進行定位，在此基礎上也就可以對文章的整體結(jié)構(gòu)形成較為深入的認識。設置出來較為簡單的自動顯示頁碼，在文檔當中首先定位出來需要顯示的頁碼的位置，在點擊“插入”、“頁碼”等選項開展設置工作就可以。設置稍微復雜一些的頁眉頁腳。奇偶數(shù)頁碼或者首頁不同的設置，應當依次點擊的是“頁面設置”、“奇偶頁不同”或者“首頁不同”等選項之后在奇數(shù)頁面當中，設置出不同類型頁眉頁腳，在論文編纂工作進行的過程中，在文檔中間部分有可能依據(jù)實際需求，需要設置出來和之前不同類型的頁眉頁腳，也有可能需要將內(nèi)容中斷開來，在此情況下就需要施行下文中所說的這些操作：“點擊設置并插入分隔符，并在選項當中點擊下一頁才會出現(xiàn)后續(xù)的內(nèi)容設置選項”。

編號是可以讓一篇優(yōu)秀的文章變得更加出彩一些，辦公軟件當中word具備一定的自動編號功能，不單單可以讓論文當中各種問題的列舉、論文當中圖表的自動編號目標得以實現(xiàn)，也可以讓編寫人員的工作變得更加方便一些，當使用word開展論文編排工作的過程中，應當將實際情況作為依據(jù)，并遵循一定的格式要求，開展自動編號設置工作。

圖形的自動編號工作。在論文當中是可以會包含圖形就是為了可以將問題更加明確的呈現(xiàn)在人們的眼前，不管是在論文的結(jié)構(gòu)當中還是內(nèi)容當中都可以發(fā)揮出來極為重要的作用。Word當中圖表的編號具備自動維護功能，因此可以在圖形數(shù)量或者表格數(shù)量出現(xiàn)變化的情況下自動生成編寫者需要使用到的編號，不需要輸入新編號，系統(tǒng)就會自動進行修改，因此可以為論文的編寫人員提供非常大的方便。

設置表格編號自動維護。再在文檔當中插入表格這一個選項之后，依次施行下文中所說的這些操作，點擊“插入”以及“題注”構(gòu)建出來將阿拉伯數(shù)字作為編號的標簽，而后再點擊確定，在文檔當中已經(jīng)插入標簽的文字以及序號當中的序號插入說明。再次開展題注工作的時候也可以使用上文中所說的這些方法，根本不用重新構(gòu)建標簽，word會自動開展編號工作。

針對公式的自我維護進行設置，將嵌入式版式作為依據(jù)將公式放置在一個單獨的段落位置當中，并應用光標定位公式的后面，依據(jù)上文中所說的這些操作就可以將標簽文字和序號自動的插入相應位置。

4 長文檔處理技巧

當使用Word軟件排版長文檔的過程當中，涉及到的最重要的問題是正文文檔編排工作，正文當中一般情況下都有很多個章節(jié)的內(nèi)容，各個章節(jié)使用到的排版風格應該是統(tǒng)一的，所以在正文文檔排版工作進行的過程中，可以使用統(tǒng)一的樣式，以便于可以得到比較好的結(jié)果，一般情況下，在正文文檔排版工作進行的過程中，會劃分為章節(jié)標題、一二三級標題以及正文內(nèi)容等模塊，超過三級標題的情況非常少，將文檔排版實際情況作為依據(jù)，就可以將正確的樣式找尋出來，而后開展樣式設置工作。

實際操作方法，在開始選項下拉樣式欄當中，單擊“樣式”按鈕，調(diào)取出來的樣式任務窗口當中將需要新建的樣式選擇出來，將文檔排版實際要求作為依據(jù)，設置出來與之相對應的樣式，在各個模塊當中應用適應性比較強的樣式。在各個級別樣式設置工作進行的過程中，需要注意到的問題是，樣式下拉窗口當中也有“格式”選項，應當依據(jù)文檔排版實際要求，在這個選項當中開展字體以及段落等格式設置工作。

在樣式設置工作完成之后，假如說長文檔的錄入工作已經(jīng)完成，那么就可以將多級符號設置這一個環(huán)節(jié)省略下來，即便實際量多級符號設置出來，在已經(jīng)錄入完成的長文檔當中，也難以發(fā)揮出來任何形式的作用，假如說文檔錄入工作還沒有完成，那么在樣式設置完畢之后，可以開展多級符號設置工作，之所以會設置多級符號，是因為可以在后續(xù)修改的過程當中起到一定促進性作用，而已讓修改工作變得較為簡單。

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