計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用探析

張步峰 忻州市第一職業(yè)中學(xué)校

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用探析

張步峰 忻州市第一職業(yè)中學(xué)校

伴隨著時(shí)代與社會的不斷發(fā)展，行政事務(wù)日益增多，辦公機(jī)構(gòu)的信息處理量逐漸增大。傳統(tǒng)信息處理模式已經(jīng)難以適應(yīng)社會發(fā)展的要求，現(xiàn)在競爭激烈以及瞬息萬變的時(shí)代對于企業(yè)以及辦公機(jī)構(gòu)都提出了全新要求，辦公自動化逐漸成為了社會發(fā)展的趨勢所在。計(jì)算機(jī)技術(shù)也成為了辦公自動化的重要核心與基礎(chǔ)。本文從辦公自動化的定義以及構(gòu)成要素出發(fā)，系統(tǒng)闡述了辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，并從信息發(fā)布平臺構(gòu)建、加強(qiáng)文檔管理、優(yōu)化工作流程以及深化資源設(shè)備等方面研究了計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用。

計(jì)算機(jī)技術(shù) 辦公自動化 應(yīng)用

辦公自動化是信息革命進(jìn)程的必然結(jié)果，同時(shí)也是維系信息技術(shù)的保證。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，各類軟件以及應(yīng)用技術(shù)不斷進(jìn)步，為了能夠在市場競爭中脫穎而出，滿足當(dāng)前科技的發(fā)展要求，計(jì)算機(jī)技術(shù)被用于辦公自動化體系當(dāng)中。企業(yè)自動化能夠?qū)崿F(xiàn)信息、人與機(jī)三者有效統(tǒng)一，提升了企業(yè)的工作效率以及管理水平，推動了企業(yè)更快更穩(wěn)定的發(fā)展。

1 辦公自動化概述

1.1 辦公自動化界定

辦公自動化是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展相關(guān)工作的信息處理系統(tǒng)，其產(chǎn)生的根本原因在于當(dāng)前信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，帶動了各類企業(yè)軟件的產(chǎn)生，從而為企業(yè)構(gòu)造出了一個(gè)信息化平臺，為企業(yè)最大限度的提供了辦公自動化的平臺，使得辦公人員可以采用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成日常的工作，其中就包括了信息更新、儲備、傳輸以及維護(hù)等方面。從根本上看，辦公自動化是信息處理以及收集的過程，這類技術(shù)能夠顯著提升企業(yè)的工作效率。

1.2 辦公自動化要素

信息處理是辦公活動的主要業(yè)務(wù)，其就是一個(gè)信息接收、變換以及處理的過程，它涵蓋了工作人員、技術(shù)工具、組織架構(gòu)、辦公制度、企業(yè)環(huán)境以及信息等要素。

第一，辦公是一項(xiàng)重要的人群管理活動，主要是由人參與執(zhí)行的，人是核心要素。在工作的過程中，每個(gè)人分工不同，包括了專業(yè)人員、管理人員、決策人員以及輔助人員，可是他們并非完全了解辦公設(shè)備以及自動化辦公系統(tǒng)當(dāng)中的每項(xiàng)功能。

第二，組織架構(gòu)主要體現(xiàn)在辦公的層次等級，表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理組織當(dāng)中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入其中，可是保證組織架構(gòu)更加靈活。

第三，制度可以看做是一種辦公知識以及辦公經(jīng)驗(yàn)固化，是所有部門都需要共同遵守的準(zhǔn)則，辦公自動化系統(tǒng)采用計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)中的約束機(jī)制能夠確保辦公制度的合理實(shí)施。

第四，將計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)有效結(jié)合，辦公自動化系統(tǒng)可以將彼此相互獨(dú)立同時(shí)又相互關(guān)聯(lián)的辦公系統(tǒng)與設(shè)備有效聯(lián)系在一起，從而產(chǎn)生獨(dú)立統(tǒng)一的系統(tǒng)，共享信息資源，提升工作效率。

第五，信息對辦公自動化起到了保障作用。辦公自動化重要職能是利用計(jì)算機(jī)處理企業(yè)事務(wù)和數(shù)字信息，幫助企業(yè)做出正確的決策。

第六，企業(yè)環(huán)境很大程度上受到了計(jì)算機(jī)技術(shù)以及通訊技術(shù)的影響，伴隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們之間的距離被拉近，現(xiàn)代化通訊技術(shù)也為企業(yè)員工提供了更多的自由，使得他們能夠充分發(fā)揮自身的能力。

2 辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用

2.1 可用性

在計(jì)算機(jī)主接口產(chǎn)生問題的時(shí)候，備份接口會工作，確保了網(wǎng)絡(luò)能夠有序的運(yùn)行。在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)產(chǎn)生太大的接收量時(shí)，備份接口還能幫助主接口接收以及發(fā)送數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)其均衡性。

2.2 隱蔽性

在通訊連接的時(shí)候，能夠使用計(jì)算機(jī)當(dāng)中的NAT技術(shù)隱藏內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)址，在數(shù)據(jù)上使用公網(wǎng)網(wǎng)址來查看網(wǎng)絡(luò)，換言之企業(yè)用戶能夠訪問外網(wǎng)，可是外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)不能通過企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來查看內(nèi)部資源與信息。

2.3 數(shù)據(jù)加密性

防止網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的信息泄露，需要在傳輸文件的過程中，對文件加密，能夠使用隧道技術(shù)分離傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，在內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)整合區(qū)域內(nèi)構(gòu)建企業(yè)專網(wǎng)，加密文件的同時(shí)還需要對文件協(xié)議以及加密，只有另一端的用戶才有權(quán)利訪問該文件，從而保護(hù)了傳輸材料的安全性以及保密性。

2.4 身份鑒定

身份鑒定是針對所有用戶而采取的驗(yàn)證程序，計(jì)算機(jī)身份鑒定指的是訪問計(jì)算機(jī)與端口計(jì)算機(jī)兩種形式的身份鑒別。訪問計(jì)算機(jī)的用戶需要通過HTTP與SSH連接，利用用戶與密碼的形式來鑒別與連接，而且需要確保密碼是通過私密文件的形式保存在經(jīng)過TACACS認(rèn)證以后的服務(wù)器上，換言之，在計(jì)算機(jī)辦公自動化當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠最大限度的確保企業(yè)數(shù)據(jù)以及辦公信息的安全性。

3 辦公自動化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

3.1 信息發(fā)布平臺的構(gòu)建

企業(yè)開展辦公自動化工作的時(shí)候，可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)專門用于交流網(wǎng)絡(luò)信息的平臺，發(fā)布企業(yè)相關(guān)的綜合信息，使得信息流通更加的快速和準(zhǔn)確，同時(shí)工作人員你需要給予積極的配合，及時(shí)的采集以及處理相關(guān)的企業(yè)信息。例如，在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站中開發(fā)內(nèi)部員工論壇，發(fā)布員工工作內(nèi)容與工作狀況，彼此之間加強(qiáng)溝通與交流，吸取工作經(jīng)驗(yàn)，并且要求員工提出企業(yè)發(fā)展的建議，提升員工工作效率，有助于企業(yè)有序運(yùn)營。企業(yè)還能夠開發(fā)對外溝通交流平臺，使得客戶能夠掌握企業(yè)的資料。此外，企業(yè)還能夠使用計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)企業(yè)員工基本信息憑條，將企業(yè)員工的基本信息以及通訊錄都發(fā)布到內(nèi)部網(wǎng)站上，提升辦公自動化水平。構(gòu)建信息發(fā)布平臺，可以及時(shí)的查閱內(nèi)部以及外部信息反饋，提升企業(yè)信息流通的速度，提升企業(yè)在市場競爭當(dāng)中的優(yōu)勢。

3.2 加強(qiáng)文檔管理

在文檔管理工作開展的過程中，企業(yè)能夠使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)完成文檔批復(fù)工作，具體操作需要由專門的工作人員按照實(shí)際的要求來完成。保存文檔修改的時(shí)間、操作人、過程，便于日后查看。在完成文檔操作以后，管理文檔，管理人員可以分成承辦方與擬辦方，能夠按照文件重要性來劃分，然后制定出相應(yīng)的查閱權(quán)限，避免員工修改文檔信息。在管理文檔的時(shí)候使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以便于文檔的檢查，確保信息共享。此外，在文檔管理過程中使用計(jì)算機(jī)軟件，不僅能夠快速的編輯以及更改文檔，同時(shí)還能夠?yàn)槲臋n提供必要的信息，確保了文檔專業(yè)化程度。計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔制作成電子文檔，具備了保密以及不易丟失的特征，通過構(gòu)建更加專業(yè)的文檔管理數(shù)據(jù)庫，能夠強(qiáng)化自動化文檔的管理水平，進(jìn)而有效提升工作效率。

3.3 優(yōu)化工作流程

在企業(yè)自動化辦公的時(shí)候，能夠協(xié)調(diào)崗位以及部門之間工作的內(nèi)容，推動企業(yè)人才使用率，部門之間工作內(nèi)容具備一定的操作特征，需要嚴(yán)格依據(jù)工作流程來工作，對企業(yè)工作流程進(jìn)行監(jiān)控，確保了工作真實(shí)有效。例如，擬定、審批、請示和發(fā)放企業(yè)的運(yùn)營公告，工作內(nèi)容固定，為了有效降低工作人員在操作過程中所產(chǎn)生的失誤，能夠使用計(jì)算機(jī)制定出自動化流程，對資源進(jìn)行合理配置，并且上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)并且得到同意以后，直接可以將員工賬號發(fā)布到網(wǎng)上，使得其他的員工可以查閱相關(guān)公告，從而掌握企業(yè)信息的實(shí)時(shí)動態(tài)變化。還能夠使用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成對工作的自動化管理，比如在網(wǎng)絡(luò)平臺上設(shè)置工作內(nèi)容管理、會議管理、公共物品管理以及用餐管理等機(jī)制，不僅能夠提升員工對于工作的認(rèn)知，還能夠提升員工工作的效率。

3.4 深化資源設(shè)備

企業(yè)辦公自動化的任務(wù)在于收集、傳送企業(yè)的信息。開展辦公自動化需要輔以計(jì)算機(jī)技術(shù)。所以，計(jì)算機(jī)設(shè)備也就成為了工作開展的關(guān)鍵所在。辦公自動化使用的軟件分為專用軟件以及通用軟件兩種類型，專用軟件涵蓋了支持性軟件、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件以及財(cái)務(wù)管理軟件等；通用軟件則涵蓋了EXCEL、WORD、PS以及PPT等文字與圖像處理軟件，具體操作的過程需要有計(jì)算機(jī)技術(shù)的配合，計(jì)算機(jī)技術(shù)使得辦公自動化更加的便捷，使用效果顯著。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代社會當(dāng)中，企業(yè)所接受的信息量不斷增大，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展和業(yè)務(wù)的日趨繁瑣，使得辦公更加的復(fù)雜。這幾年以來，辦公單位通常需要處理很多信息，為了能夠滿足日常辦公要求，將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為主要支撐的企業(yè)辦公自動化開始興起，計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)、文字處理技術(shù)和多媒體技術(shù)都得到了廣泛使用，顯著提升了辦公效率。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)日趨成熟以及科技快速發(fā)展的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)將會有著更加寬廣的發(fā)展空間。

[1]賈廷燕. 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用淺析[J]. 數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用, 2016(11):230-230.