機(jī)關(guān)機(jī)要文件檔案的細(xì)節(jié)化管理

高金娥

摘 要：在機(jī)關(guān)單位工作過(guò)程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國(guó)家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國(guó)部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；機(jī)要文件檔案；細(xì)節(jié)化管理

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)工作過(guò)程中形成的歷史記錄，具有重要的保存價(jià)值，并且對(duì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策、履行職能、正確貫徹執(zhí)行黨的方針政策、加強(qiáng)機(jī)關(guān)內(nèi)部管理具有十分重要的意義。因此，做好機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理十分必要。但是，當(dāng)前我國(guó)許多機(jī)關(guān)檔案管理工作仍不夠規(guī)范，管理水平尚未滿足要求，影響到了機(jī)關(guān)的正常運(yùn)作。鑒于此，文章提出了機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考。

1 機(jī)關(guān)機(jī)要文件檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前在各個(gè)機(jī)關(guān)單位中，有些機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作比較重視，而有些機(jī)關(guān)認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，對(duì)檔案管理工作不夠重視，管理意識(shí)相對(duì)淡薄。在很多機(jī)關(guān)單位，盡管在年度工作計(jì)劃中明確提出檔案管理工作的重要性，并將該項(xiàng)工作列入工作計(jì)劃，但是在執(zhí)行過(guò)程中大多是敷衍了事，管理意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量有待提高。

1.2 基礎(chǔ)建設(shè)水平不高1

機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行保存，當(dāng)前很多檔案資料都是紙質(zhì)的，這些紙質(zhì)的資料需要有合適的保存環(huán)境。由于數(shù)量較多，整理和管理都相對(duì)復(fù)雜，很多機(jī)關(guān)單位將這些資料整理完以后就不再管理，而且安全措施做得不到位。受到溫度和濕度的影響，很多紙質(zhì)材料受到損壞，加上最初的整理工作做得不夠規(guī)范，為之后的工作造成很大不便。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各單位開(kāi)始將資料輸入到電腦中進(jìn)行保存，但是，還有一些機(jī)關(guān)單位的硬件和軟件設(shè)施水平較低，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率較低，而且檔案資料保存不夠完整。

1.3 機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作信息化水平不高

現(xiàn)如今的檔案管理工作在朝著信息化方向發(fā)展，檔案的信息化管理可以極大提高檔案管理的工作效率，而且可以使檔案保存得更加完好。但由于部分機(jī)關(guān)單位思想陳舊，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，內(nèi)部檔案管理工作的信息化水平仍然很低，沒(méi)有充分利用好信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的便利條件，非常不利于檔案管理工作的健康發(fā)展。

1.4 機(jī)關(guān)機(jī)要檔案歸檔立卷制度建設(shè)方面存在的問(wèn)題

一是機(jī)關(guān)工作人員未能全體參與檔案工作，不利于全員檔案工作意識(shí)的建立。建立部門(mén)歸檔（立卷）制度，需要建立由各處室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且各處室負(fù)責(zé)人要為檔案的收集、整理、移交工作負(fù)總責(zé)。二是不利于理順機(jī)關(guān)機(jī)要檔案工作職能，明確各部門(mén)的職責(zé)和任務(wù)。部分單位未實(shí)施部門(mén)歸檔（立卷）制度，檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)不清，相互推諉的情況，造成檔案遺失，收集不全。三是專職檔案員工作量過(guò)大，年末歸檔工作難以完成，不得已聘請(qǐng)社會(huì)檔案整理公司或者臨時(shí)檔案整理人員突擊完成整理任務(wù)。

2 機(jī)關(guān)機(jī)要文件檔案的細(xì)節(jié)化管理策略

2.1 搞好檔案的開(kāi)發(fā)利用

機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的最終目的就是要服務(wù)單位發(fā)展建設(shè)、服務(wù)群眾生產(chǎn)生活，充分體現(xiàn)挖掘機(jī)關(guān)機(jī)要檔案的價(jià)值。在機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作更加規(guī)范、更加科學(xué)，開(kāi)發(fā)利用更加充分。加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案的開(kāi)發(fā)利用，既是扭轉(zhuǎn)過(guò)去工作被動(dòng)局面的出發(fā)點(diǎn)，也是進(jìn)一步發(fā)展機(jī)關(guān)事業(yè)，增強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案服務(wù)功能的歸宿點(diǎn)。而加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息化建設(shè)，極大地方便了機(jī)關(guān)機(jī)要檔案的查找利用，為領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)工作及時(shí)準(zhǔn)確地查找材料，提供了有效的參考依據(jù)，使機(jī)關(guān)規(guī)劃、編制、建設(shè)等活動(dòng)更有預(yù)見(jiàn)性和可行性，從而充分發(fā)揮機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的服務(wù)功能。為此，必須轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)館（室）藏建設(shè)，創(chuàng)造開(kāi)發(fā)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息資源的物質(zhì)條件，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)開(kāi)發(fā)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息資源的能力，從而充分發(fā)揮機(jī)關(guān)機(jī)要檔案信息資源的作用。

2.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理人員素質(zhì)的高低能夠直接影響到機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的成果。首先從管理人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)調(diào)整入手，積極接納有學(xué)歷有素質(zhì)的年輕力量，注入活力。其二要積極展開(kāi)培訓(xùn)工作，培養(yǎng)更多政治素質(zhì)高，職業(yè)道德好，專業(yè)技能強(qiáng)，掌握現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)水平和檔案信息化管理能力過(guò)硬的優(yōu)秀的檔案管理人才。機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理人員肩負(fù)著重要的歷史使命，我們要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身管理能力和創(chuàng)新意識(shí)，管好、用好檔案，為機(jī)關(guān)的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

2.3 引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來(lái)確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對(duì)需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)；電子公文存儲(chǔ)歸檔的光盤(pán)應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

2.4 在機(jī)關(guān)機(jī)要檔案工作中積極推行部門(mén)歸檔（立卷）制度。

實(shí)施部門(mén)歸檔（立卷）制度，首先必須建立相應(yīng)的管理制度，落實(shí)制度才能行之有效。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對(duì)各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。其次，要加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。機(jī)關(guān)必須加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)檔案人員進(jìn)行再教育，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，促使他們適應(yīng)新形勢(shì)，跟上機(jī)關(guān)機(jī)要檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，全面提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案工作發(fā)展速度。最后，評(píng)比表彰，積極推動(dòng)。建立良好的檔案工作激勵(lì)機(jī)制，有利于進(jìn)一步穩(wěn)定專、兼職檔案員隊(duì)伍，穩(wěn)定檔案收集和整理群體，提高檔案收集和整理效率，提升檔案齊全率和檔案整理規(guī)范率。

2.5 提高基礎(chǔ)設(shè)施水平，加強(qiáng)機(jī)關(guān)機(jī)要檔案的現(xiàn)代化管理

隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化技術(shù)逐漸滲入到各個(gè)領(lǐng)域。因此，今后在機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的投入，使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行檔案管理工作。通過(guò)該用電子文檔對(duì)檔案管理工作進(jìn)行整理和存檔，不僅有利于機(jī)關(guān)機(jī)要檔案資料的完整，而且更加有條理性，使檔案管理工作更加規(guī)范化和現(xiàn)代化，為日后的資料查閱等工作帶來(lái)巨大便利。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案工作是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰(zhàn)，相信通過(guò)各級(jí)政府、檔案行政管理部門(mén)、各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員以及全社會(huì)的共同努力，機(jī)關(guān)機(jī)要檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的目標(biāo)一定會(huì)早日實(shí)現(xiàn)。

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