淺談如何做好文書檔案管理工作

摘 要：檔案管理是一項復雜而艱巨的工程。檔案管理人員要認真做好檔案的收集、整理、管理、利用等方面的工作。本文對完善文書檔案管理制度，完善檔案規(guī)范化管理的體系，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，適應目前企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的需要。

關鍵詞：文書檔案管理；工作；意義

檔案管理是企業(yè)檔案工作的重要組成部分，不僅對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用，也對整個社會的發(fā)展具有重要意義。檔案管理工作人員需要做好收集、整理、管理、使用等方面的檔案管理工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？如何使檔案管理科學化、規(guī)范化、法制化？本人結合多年檔案管理工作實踐，談一下自己的認識，與同行共勉。

1 做好文書檔案管理的意義

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制不斷完善，文檔文件管理逐漸引起社會各界的關注，通過檔案管理工作的科學管理，有利于業(yè)務活動、財務活動為企業(yè)提供完美的決策信息，提高企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展效率。隨著社會市場環(huán)境的不斷深化，每個企業(yè)都面臨著巨大的競爭壓力，為了促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，必須優(yōu)化企業(yè)財務管理、企業(yè)管理等環(huán)節(jié)。這需要為企業(yè)創(chuàng)造良好的信息開發(fā)環(huán)境，必須優(yōu)化文書檔案管理計劃，實現(xiàn)文件管理工作的規(guī)范化、科學化、高效的發(fā)展。

2 文書檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對文書檔案管理的重視

文書檔案管理的管理流程是很復雜的，文檔管理是需要耗費很多的時間、人力以及物力，企業(yè)的領導者對文書檔案管理的工作缺乏深入的認識。在整個檔案管理流程中，企業(yè)領導者只要求管理人員對文件進行簡單的保管或存放，并沒有科學性處理相關的業(yè)務文件資料。由于企業(yè)領導者對文書檔案管理缺乏重視，導致企業(yè)各部門對檔案管理工作也不太重視的情況，造成文書文件整理以及收集的低效率的現(xiàn)象。

（二）文檔管理制度滯后

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展，企業(yè)對檔案管理的要求液的越來越嚴格，但在實際情況中，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，同時，企業(yè)的檔案管理人員也缺乏專業(yè)知識與檔案管理意識，有的企業(yè)在發(fā)展過程中，還會出現(xiàn)檔案管理人員的工作比較雜亂，很多的管理人員身兼數(shù)職，不能把整個身心都放在檔案管理工作上，這就使得很多的文件不能及時的歸檔或調(diào)整，造成整個檔案管理機制滯后。

（三）文書檔案管理方法不規(guī)范

運用科學的方法進行檔案管理，有利于提高企業(yè)經(jīng)營活動的效率，但一些企業(yè)的發(fā)展過程中，標準化的文件管理系統(tǒng)不夠完善，從而造成文件管理不夠規(guī)范化，還有一些文件在缺乏規(guī)范的案卷目錄，容易造成文件混亂的現(xiàn)象，造成企業(yè)業(yè)務活動不能正常的開展。

3 做好文書檔案管理工作的方法

（一）文檔管理環(huán)節(jié)規(guī)范化

根據(jù)目前文書檔案管理工作的需求，我們必須要確保管理環(huán)節(jié)的有效性、以及規(guī)范化。這個時候可以對檔案相關的文件資料類型、處理文件時的程序的差別進行深入的了解，根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部情況，建立健全的文檔管理系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡社會的不斷發(fā)展與深入，檔案電子信息化管理模式不斷的發(fā)展，為了滿足現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的要求，就必須采取規(guī)范化管理方式，對文書檔案進行有效的管理。同時還要做好文件歸檔工作中的每一道程序，使文書管理與檔案處理環(huán)節(jié)可以得到很好的協(xié)調(diào)，要讓管理模式得到很好協(xié)調(diào)的發(fā)展，就必須要做好對文件的歸檔以及分類的工作。同時，還需要做好相關文件資料的登記工作，并對檔案管理模式進行規(guī)范化。在文件管理的過程中，需要對案卷進行普查，并且刪除一些沒有用的文件，以免出現(xiàn)工作低效率的情況，使案卷得到高效率的整合以及應用，還需要對一些內(nèi)容雜亂的資料進行規(guī)整，提高文件資料規(guī)整的利用效率，也提高了工作中檢查與搜尋資料的效率。

（二）文書檔案管理制度的完善

通過對檔案管理制度的完善，從而規(guī)范文檔管理人員的工作，同時也需要得到企業(yè)領導的重視，完善檔案管理的相關制度，同時也為企業(yè)創(chuàng)造一個良好、健康的發(fā)展環(huán)境，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范與落實。在管理過程中，管理人員需要深入了解與學習檔案管理工作相關的法律法規(guī)，并依據(jù)企業(yè)目前的情況，完善企業(yè)檔案管理制度，做好文書的各種整理工作，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)得到有效的協(xié)調(diào)。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)

文書管理以及檔案管理對管理人員的能力具有很嚴格的要求，這種工作需要具備很強的實踐與技術性。為了提高檔案管理的水平，那么提高管理人員的綜合業(yè)務能力是很有必要的。這就要企業(yè)改善人才招聘相關的制度，在文書管理人員的招聘中，需要對應聘者的業(yè)務素養(yǎng)以及實踐能力進行考核，還需要企業(yè)定期開展檔案管理專業(yè)的培訓，使管理人員的業(yè)務能力得到提升，提高管理人員對管理技能內(nèi)容的了解與運用，并且提高了管理人員的歸檔、分類以及收集等能力。使管理人員可以迅速適應企業(yè)目前對檔案管理工作的需求，同時，企業(yè)需對檔案管理隊伍進行完善，特別是檔案管理干部選用的制度，企業(yè)需要選擇有較強責任心、作風良好的人來做檔案管理工作。企業(yè)還需對檔案管理人員進行培訓，使企業(yè)檔案管理水平得到提高，管理人員需要提高自身的業(yè)務能力，并且開拓自身的知識視野。

（四）完善文書檔案管理的信息化

電子檔案是目前企業(yè)檔案管理的主要方法，為了更好地貫徹和實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，必須提高對檔案管理、檔案文件信息的水平，業(yè)務流程和辦公自動化模塊的協(xié)調(diào)工作，確保起草環(huán)節(jié)，規(guī)范化發(fā)展的聯(lián)系，搜索鏈接刪除。檔案信息模型是企業(yè)檔案管理的主流趨勢。實踐證明，通過開展文獻檔案信息管理活動，有利于提高檔案和檔案管理工作的安全性和效率性。為了加強檔案信息安全管理的效率，企業(yè)需要提高系統(tǒng)和信息的安全保護機制，避免信息丟失，信息技術提高檔案管理水平，使企業(yè)業(yè)務得到穩(wěn)定的發(fā)展。

綜述所述，文檔文件管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，使企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃更加科學化，文檔文件管理具有較強的專業(yè)和實踐性，為了適應企業(yè)的發(fā)展，必須充分利用現(xiàn)代信息技術，提高信息管理系統(tǒng)的系統(tǒng)文件的點。

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作者簡介

曾群（1982-），女，漢族，湖南人，本科，研究方向：文書檔案、工程檔案、聲像檔案。endprint