淺談科研院所基建檔案管理

奚欽玲

摘 要：基建檔案是科研院所檔案的一個重要組成部分，是單位發(fā)展的見證者，也為許多工作的開展提供利用。基建檔案的收集、整理工作存在許多問題與困難。為增強基建檔案的管理，應當提高檔案意識，注重檔案人員的素質提高，規(guī)范歸檔程序，合理開發(fā)利用基建檔案，讓基建檔案發(fā)揮更大作用。

關鍵詞：科研院所；基建檔案；管理

基建檔案是科研院所檔案的一個重要組成部分，是整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當保存的文件。隨著科研院所的發(fā)展壯大，為改善科研環(huán)境和設施，基本建設項目不斷新增或改擴建，基本建設中所形成的檔案資料及利用頻率也隨之增多?？蒲性核椖抠Y料的完整性，直接影響著基建項目的竣工驗收、使用、維修及改擴建等，還是科研院所建設發(fā)展的歷史憑證及建設參考。如何加強科研院所的基建檔案管理，是每個檔案工作者需要思考的問題。

1 基建檔案的特點

1.1 資料數量大

基建檔案包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料與載體的文件材料1，涵蓋了包括地質、環(huán)境、消防、通信、結構、給排水、供電、空調等多種專業(yè)材料。

1.2 資料來源廣

基建項目從開工到竣工驗收，涉及到各專業(yè)單位的參與，包括測繪、土建、設備、財務等，所產生的文件材料也就來自不同的專業(yè)單位，使得基建檔案資料的來源非常廣，給收集工作也帶來了一定的難度。

1.3 收集持續(xù)時間長

科研院所的基建項目一般要經過研討、立項、施工、竣工等多階段，從前期立項、審批到最終竣工驗收投入使用，會持續(xù)一個相當長的階段，這就使文件材料的收集也會相應持續(xù)一個較長的時間。

2 基建檔案管理存在的問題和不足

2.1 資料收集難度大

基建檔案的特點決定了檔案資料的收集存在一定的難度。檔案資料專業(yè)性強，又極易分散在不同的部門和人員手中，資料來源廣，而提供資料方只是在自己領域專業(yè)的人員，對基建檔案的規(guī)范、要求等不熟悉，也會導致提供的資料不全、不合規(guī)范等，如紙張要求、內容要求等。這些都給基建檔案資料的收集帶來了難度。

2.2 歸檔人員的專業(yè)性有待提高

科研院所的檔案人員一般為兼職人員，對單位的文書、科研、設備檔案的專業(yè)程度相對較高，而基建檔案因為形成時間長、基建項目之間間隔時間也相對較長，造成檔案人員對基建檔案業(yè)務的熟練程度要低些，對資料的整理規(guī)范如完整性、圖紙的折疊等相對生疏。一旦需要組建新的基建檔案，這些不足就會凸顯。隨著單位的發(fā)展，對檔案人員在基建檔案方面的要求也日益提高。

3 對策

3.1 轉變觀念，提高檔案意識

科研院所的檔案工作是一項服務性的基礎工作，默默記錄著單位的發(fā)展歷程，為一線科研人員及行政后勤部門提供檔案利用，它不會直接產生收益，卻為單位發(fā)展規(guī)劃、整修改造提供依據。基建檔案工作人員要認識到自身工作的重要性，提高檔案意識，提高相應的檔案專業(yè)素質，更好的完成基建檔案的管理工作。

3.2 組織培訓，提高工作素質

檔案工作人員的素質直接關系到基建檔案形成的質量。要定期組織或參加相關檔案培訓，提高檔案工作人員的工作能力。同時要注重檔案工作人員對基建項目相關知識的培訓，做到心中有數，才能更好的提高檔案工作成效。

3.3 規(guī)范程序，提高歸檔效率

基建檔案資料比較分散，持續(xù)時間又比較長，給收集工作帶來了一定難度。為了提高歸檔效率，基本建設項目的檔案資料收集工作要與項目建設同步。在基建項目規(guī)劃初期，就應做好資料的接收準備，責任到人。提前劃分基建項目各環(huán)節(jié)材料的負責人，完成一階段、提交一階段。在項目竣工時，完成所有資料的收集，及時歸檔。

3.4 合理保管，重視檔案利用

完成對基建材料的收集后，嚴格按照《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》的基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表，對基建材料分類歸檔、保管。當前檔案庫房存放的基建檔案都是采用傳統的裝訂成冊的立卷方式，不便于查看和復印。是否可以按照文書檔案的歸檔方式，以件為單位，組卷后不裝訂，這樣方便抽取和復印?；n案的意義之一就是提供利用，對每次檔案借閱利用要登記，定期分析，為今后的歸檔工作提供參考。

4 結語

科研院所的基建檔案管理工作相對業(yè)務工作來說只是一個不起眼的基礎性工作，但它與其他行政后勤工作一樣，為業(yè)務部門的工作提供保障，隨著時間的推移，基建檔案的利用會越來越頻繁，它的價值也會逐步體現。在基建檔案的收集整理過程中會遇到許多困難，檔案管理工作人員應當從自身出發(fā)，努力提高自身素質，更規(guī)范、及時的完成基建項目材料的收集和歸檔，為單位發(fā)展添磚加瓦。

參考文獻

[1]基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定.常用檔案法規(guī)大全.165-171

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