奚欽玲
摘 要:基建檔案是科研院所檔案的一個重要組成部分,是單位發(fā)展的見證者,也為許多工作的開展提供利用。基建檔案的收集、整理工作存在許多問題與困難。為增強基建檔案的管理,應當提高檔案意識,注重檔案人員的素質提高,規(guī)范歸檔程序,合理開發(fā)利用基建檔案,讓基建檔案發(fā)揮更大作用。
關鍵詞:科研院所;基建檔案;管理
基建檔案是科研院所檔案的一個重要組成部分,是整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的、應當保存的文件。隨著科研院所的發(fā)展壯大,為改善科研環(huán)境和設施,基本建設項目不斷新增或改擴建,基本建設中所形成的檔案資料及利用頻率也隨之增多??蒲性核椖抠Y料的完整性,直接影響著基建項目的竣工驗收、使用、維修及改擴建等,還是科研院所建設發(fā)展的歷史憑證及建設參考。如何加強科研院所的基建檔案管理,是每個檔案工作者需要思考的問題。
1 基建檔案的特點
1.1 資料數量大
基建檔案包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料與載體的文件材料1,涵蓋了包括地質、環(huán)境、消防、通信、結構、給排水、供電、空調等多種專業(yè)材料。
1.2 資料來源廣
基建項目從開工到竣工驗收,涉及到各專業(yè)單位的參與,包括測繪、土建、設備、財務等,所產生的文件材料也就來自不同的專業(yè)單位,使得基建檔案資料的來源非常廣,給收集工作也帶來了一定的難度。
1.3 收集持續(xù)時間長
科研院所的基建項目一般要經過研討、立項、施工、竣工等多階段,從前期立項、審批到最終竣工驗收投入使用,會持續(xù)一個相當長的階段,這就使文件材料的收集也會相應持續(xù)一個較長的時間。
2 基建檔案管理存在的問題和不足
2.1 資料收集難度大
基建檔案的特點決定了檔案資料的收集存在一定的難度。檔案資料專業(yè)性強,又極易分散在不同的部門和人員手中,資料來源廣,而提供資料方只是在自己領域專業(yè)的人員,對基建檔案的規(guī)范、要求等不熟悉,也會導致提供的資料不全、不合規(guī)范等,如紙張要求、內容要求等。這些都給基建檔案資料的收集帶來了難度。
2.2 歸檔人員的專業(yè)性有待提高
科研院所的檔案人員一般為兼職人員,對單位的文書、科研、設備檔案的專業(yè)程度相對較高,而基建檔案因為形成時間長、基建項目之間間隔時間也相對較長,造成檔案人員對基建檔案業(yè)務的熟練程度要低些,對資料的整理規(guī)范如完整性、圖紙的折疊等相對生疏。一旦需要組建新的基建檔案,這些不足就會凸顯。隨著單位的發(fā)展,對檔案人員在基建檔案方面的要求也日益提高。
3 對策
3.1 轉變觀念,提高檔案意識
科研院所的檔案工作是一項服務性的基礎工作,默默記錄著單位的發(fā)展歷程,為一線科研人員及行政后勤部門提供檔案利用,它不會直接產生收益,卻為單位發(fā)展規(guī)劃、整修改造提供依據。基建檔案工作人員要認識到自身工作的重要性,提高檔案意識,提高相應的檔案專業(yè)素質,更好的完成基建檔案的管理工作。
3.2 組織培訓,提高工作素質
檔案工作人員的素質直接關系到基建檔案形成的質量。要定期組織或參加相關檔案培訓,提高檔案工作人員的工作能力。同時要注重檔案工作人員對基建項目相關知識的培訓,做到心中有數,才能更好的提高檔案工作成效。
3.3 規(guī)范程序,提高歸檔效率
基建檔案資料比較分散,持續(xù)時間又比較長,給收集工作帶來了一定難度。為了提高歸檔效率,基本建設項目的檔案資料收集工作要與項目建設同步。在基建項目規(guī)劃初期,就應做好資料的接收準備,責任到人。提前劃分基建項目各環(huán)節(jié)材料的負責人,完成一階段、提交一階段。在項目竣工時,完成所有資料的收集,及時歸檔。
3.4 合理保管,重視檔案利用
完成對基建材料的收集后,嚴格按照《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》的基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表,對基建材料分類歸檔、保管。當前檔案庫房存放的基建檔案都是采用傳統的裝訂成冊的立卷方式,不便于查看和復印。是否可以按照文書檔案的歸檔方式,以件為單位,組卷后不裝訂,這樣方便抽取和復印?;n案的意義之一就是提供利用,對每次檔案借閱利用要登記,定期分析,為今后的歸檔工作提供參考。
4 結語
科研院所的基建檔案管理工作相對業(yè)務工作來說只是一個不起眼的基礎性工作,但它與其他行政后勤工作一樣,為業(yè)務部門的工作提供保障,隨著時間的推移,基建檔案的利用會越來越頻繁,它的價值也會逐步體現。在基建檔案的收集整理過程中會遇到許多困難,檔案管理工作人員應當從自身出發(fā),努力提高自身素質,更規(guī)范、及時的完成基建項目材料的收集和歸檔,為單位發(fā)展添磚加瓦。
參考文獻
[1]基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定.常用檔案法規(guī)大全.165-171
[2]陳國容,羅丙軍.淺談高校基建檔案之管理[J].物流工程與管理,2009,3(31):158-160.
[3]劉巖巖.基建檔案建設與管理工作的探討[J].四川有色金屬,2011,4:65-67.
[4]秦紅.淺談高校新校區(qū)基建檔案收集的難點和對策[J].大眾科技,2016,18(12):105-106.