科研單位檔案管理工作的創(chuàng)新探討

司英云

摘 要：檔案管理是科研單位管理工作中的重要內(nèi)容之一，保存了科研單位的研究成果，是豐富的資源寶庫(kù)，能夠?yàn)榭蒲腥藛T開(kāi)展工作提供各種素材?？蒲袉挝槐仨氈匾暀n案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，確保最大限度發(fā)揮出科研檔案的作用，更好的服務(wù)于單位的發(fā)展。本文將簡(jiǎn)述科研單位加強(qiáng)檔案管理工作的意義，并分析了其現(xiàn)狀，最后提出了切實(shí)可行的解決策略。

關(guān)鍵詞：科研單位；檔案管理；創(chuàng)新

科研單位檔案管理工作涉及范圍較大，也非常復(fù)雜，需要檔案管理人員投入足夠時(shí)間與精力，才能提升檔案管理工作水平，這對(duì)其提出了極高要求。只有及時(shí)收集、整理和保存科研單位形成的各種文件資料，才能保證檔案管理工作效率，為科研人員開(kāi)展工作提供方便。對(duì)此科研單位需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，讓檔案管理工作更加規(guī)范，為科研單位提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

1 科研單位加強(qiáng)檔案管理工作的意義

在科研單位加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)檔案收集、整理、保存和利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，既能夠?yàn)榭蒲腥藛T提供可靠依據(jù)，還能促使科研單位工作效率不斷提升。對(duì)此科研單位必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要設(shè)置專門的檔案管理部門，妥善保存各項(xiàng)科技成果，確保日后科研人員有足夠多的參考資料[1]。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)也被應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，科研單位還要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，讓其更加完整與規(guī)范，明確檔案管理工作職責(zé)。這樣才有利于科研檔案的開(kāi)發(fā)與利用，真正發(fā)揮出其服務(wù)科研單位發(fā)展的作用。

2 科研單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）重視程度不夠

當(dāng)前科研單位在一定程度上忽視了檔案管理工作，也缺乏有力支持，過(guò)于注重新項(xiàng)目研究與新技術(shù)開(kāi)發(fā)，不重視科研期間形成的檔案信息數(shù)據(jù)，也沒(méi)有及時(shí)予以保存?？蒲袡n案支撐與輔助作用得不到體現(xiàn)，且管理工作環(huán)境也較差，導(dǎo)致科研檔案的信息價(jià)值不斷下降。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過(guò)程中，科技水平也并不斷提升，科研單位檔案管理工作的重要性也越來(lái)越凸顯，需要各方人員增強(qiáng)責(zé)任感，牢記使命，積極探索檔案管理工作的新方法。

（二）忽視安全工作

在科研單位檔案管理過(guò)程中，僅僅執(zhí)行了國(guó)家檔案管理制度，沒(méi)有結(jié)合自身特點(diǎn)建立相應(yīng)的保護(hù)制度度，也未明確流程標(biāo)準(zhǔn)，科研單位保密認(rèn)定范圍也不明確，缺乏清晰的職責(zé)。雖然有很多科研單位在檔案管理中應(yīng)用了信息系統(tǒng)，但是系統(tǒng)安全保密性卻很低，檔案信息容易被竊取，從而造成嚴(yán)重的后果，為單位帶來(lái)巨大的損失。同時(shí)檔案管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)也不強(qiáng)，不能采取有效措施防止科研檔案數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題，這樣不利于科研檔案的完整性。

（三）工作方法落后

科研單位檔案管理工作方法長(zhǎng)時(shí)間得不到更新，至今仍然停留在資料收集、整理、錄入、你查我借、你問(wèn)我答等層面上，未形成有特色的科研檔案信息資源，也缺乏了主動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性與便捷性[2]。做好檔案管理工作，可以更好的服務(wù)于科研單位，但是由于工作方法的落后，導(dǎo)致很難將科研檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。檔案管理人員不能只是簡(jiǎn)單的保存科研成果，讓檔案數(shù)據(jù)不泄露和損壞，更要將科研檔案應(yīng)有的價(jià)值挖掘出來(lái)。很多檔案管理人員未意識(shí)到這一點(diǎn)，滿足于現(xiàn)狀，不注重對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，這點(diǎn)需要盡快進(jìn)行改善。

3 科研單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新科研檔案管理理念

科研單位創(chuàng)新檔案管理工作，能夠滿足新時(shí)期要求，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，盡快轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，把專業(yè)檔案知識(shí)與最新理念集合起來(lái)，不斷提升科研檔案管理工作水平[3]。檔案管理人員要改變以外的被動(dòng)工作方法，不能“等、靠、要”，要從封閉的思想中走出來(lái)，既要重管理，還要重利用，主動(dòng)提供服務(wù)。檔案管理人員還要從科研單位發(fā)展大局出發(fā)，主動(dòng)參與到服務(wù)單位中心工作，逐步擴(kuò)大檔案管理工作范圍，及時(shí)收集、保管和利用好各項(xiàng)科技檔案?？蒲袉挝灰惨獙芽萍紮n案管理人員納入科研課題小組中，滿足檔案為課題研究服務(wù)提出新要求，同時(shí)對(duì)檔案的收集整理起到積極作用，有力推動(dòng)科研單位經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益都得到提升。

（二）創(chuàng)新科研檔案管理制度

科研單位要盡快完善檔案管理體系，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，并加大監(jiān)督與管理力度，在人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備上給予足夠的支持，確?？蒲袡n案管理工作能夠順利開(kāi)展?？蒲袉挝徊槐仨毥∪珯n案管理制度，需要從科研檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索及利用等方法入手，盡快建立起與之相應(yīng)的管理制度，其中檔案收集為起點(diǎn)，在整個(gè)檔案管理工作中占有重要地位?？蒲袉挝粰n案不僅類型較多，也比較分散，有著極強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)此需要盡快建立起完善的科研檔案收集制度。檔案管理人員要結(jié)合科研單位具體情況，嚴(yán)格把關(guān)，確保每個(gè)進(jìn)檔材料手續(xù)完備、表述準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確，同時(shí)還要認(rèn)真鑒別，確保歸檔的科學(xué)性與規(guī)范性?？蒲袉挝贿€要督促檔案管理人員與各部門加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)將單位中具備潛在價(jià)值的文件材料收集起來(lái)，只要出現(xiàn)遺失的情況，應(yīng)該第一時(shí)間進(jìn)行查找補(bǔ)救，保障檔案信息的完整性與真實(shí)性。

（三）加快科研檔案信息化建設(shè)

科研單位要引入先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展信息管理工作?？蒲袉挝粦?yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，用好計(jì)算機(jī)，建立局域網(wǎng)，納入各類科研檔案，逐步建設(shè)為檔案信息中心，同時(shí)開(kāi)發(fā)檔案管理自動(dòng)化軟件，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)。這樣能夠有效提升辦公效率，為科研人員查找資料提供方便。要在遵循保密條件的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案信息資源得到貢獻(xiàn)，并建立起安全、可靠的檢索系統(tǒng)，這樣科研人員才能輕松查找到所需資料，閱讀起來(lái)也更加方便。在科研單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要在設(shè)備上予以完善，盡快購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，為檔案管理工作的正常進(jìn)行提供可靠保障。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

科研檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員要有豐富的專業(yè)知識(shí)，具備較高的思想政治覺(jué)悟。對(duì)此科研單位要定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，讓他們學(xué)習(xí)最新的檔案專業(yè)知識(shí)，了解國(guó)家檔案管理方法的法律法規(guī)，在提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，也能促使其養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，能夠嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，做好科研檔案管理各環(huán)節(jié)工作，這樣才不會(huì)出現(xiàn)紕漏，確保了科研檔案的保密性與安全性[4]。同時(shí)對(duì)于檔案管理人員而言，也要清楚意識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性，積極參與到科研單位組織的各種學(xué)習(xí)活動(dòng)中，盡快掌握新知識(shí)，并注意在日常工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，將業(yè)余時(shí)間利用起來(lái)，認(rèn)真思考科研檔案管理工作的創(chuàng)新方法，這樣才能更好的勝任這項(xiàng)工作，不斷提升科研檔案管理工作水平，為科研單位的發(fā)展作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，科研檔案不同于普通檔案，不僅專業(yè)性極強(qiáng)，內(nèi)容復(fù)雜，同時(shí)對(duì)保密性、安全性要求更高，主要出現(xiàn)遺失等問(wèn)題，將造成非常嚴(yán)重的后果。對(duì)此檔案管理人員對(duì)此要有足夠的重視，盡快更新自己的思想觀念，注重改進(jìn)工作方法，提升科研檔案管理工作效率。而科研單位也要為檔案管理工作提供更多的人力、物力和財(cái)力支持，建立完善的規(guī)章制度，督促相關(guān)人員嚴(yán)格落實(shí)，這樣才能確?？蒲袡n案管理工作取得更大成效。

參考文獻(xiàn)

[1]王宏月.科研單位如何推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015，（06）：22.

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[4]楊娟，和麗萍.加強(qiáng)科研單位科技檔案管理工作的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014，（13）：255-256.endprint