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      科研單位檔案管理工作的創(chuàng)新探討

      2017-12-28 16:16:40司英云
      卷宗 2017年34期
      關(guān)鍵詞:科研單位檔案管理創(chuàng)新

      司英云

      摘 要:檔案管理是科研單位管理工作中的重要內(nèi)容之一,保存了科研單位的研究成果,是豐富的資源寶庫(kù),能夠?yàn)榭蒲腥藛T開(kāi)展工作提供各種素材??蒲袉挝槐仨氈匾暀n案管理工作,不斷創(chuàng)新工作方法,確保最大限度發(fā)揮出科研檔案的作用,更好的服務(wù)于單位的發(fā)展。本文將簡(jiǎn)述科研單位加強(qiáng)檔案管理工作的意義,并分析了其現(xiàn)狀,最后提出了切實(shí)可行的解決策略。

      關(guān)鍵詞:科研單位;檔案管理;創(chuàng)新

      科研單位檔案管理工作涉及范圍較大,也非常復(fù)雜,需要檔案管理人員投入足夠時(shí)間與精力,才能提升檔案管理工作水平,這對(duì)其提出了極高要求。只有及時(shí)收集、整理和保存科研單位形成的各種文件資料,才能保證檔案管理工作效率,為科研人員開(kāi)展工作提供方便。對(duì)此科研單位需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù),讓檔案管理工作更加規(guī)范,為科研單位提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

      1 科研單位加強(qiáng)檔案管理工作的意義

      在科研單位加強(qiáng)檔案管理工作,對(duì)檔案收集、整理、保存和利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范,既能夠?yàn)榭蒲腥藛T提供可靠依據(jù),還能促使科研單位工作效率不斷提升。對(duì)此科研單位必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,要設(shè)置專門的檔案管理部門,妥善保存各項(xiàng)科技成果,確保日后科研人員有足夠多的參考資料[1]。隨著時(shí)代的發(fā)展,現(xiàn)代信息技術(shù)也被應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域,科研單位還要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,讓其更加完整與規(guī)范,明確檔案管理工作職責(zé)。這樣才有利于科研檔案的開(kāi)發(fā)與利用,真正發(fā)揮出其服務(wù)科研單位發(fā)展的作用。

      2 科研單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

      (一)重視程度不夠

      當(dāng)前科研單位在一定程度上忽視了檔案管理工作,也缺乏有力支持,過(guò)于注重新項(xiàng)目研究與新技術(shù)開(kāi)發(fā),不重視科研期間形成的檔案信息數(shù)據(jù),也沒(méi)有及時(shí)予以保存??蒲袡n案支撐與輔助作用得不到體現(xiàn),且管理工作環(huán)境也較差,導(dǎo)致科研檔案的信息價(jià)值不斷下降。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過(guò)程中,科技水平也并不斷提升,科研單位檔案管理工作的重要性也越來(lái)越凸顯,需要各方人員增強(qiáng)責(zé)任感,牢記使命,積極探索檔案管理工作的新方法。

      (二)忽視安全工作

      在科研單位檔案管理過(guò)程中,僅僅執(zhí)行了國(guó)家檔案管理制度,沒(méi)有結(jié)合自身特點(diǎn)建立相應(yīng)的保護(hù)制度度,也未明確流程標(biāo)準(zhǔn),科研單位保密認(rèn)定范圍也不明確,缺乏清晰的職責(zé)。雖然有很多科研單位在檔案管理中應(yīng)用了信息系統(tǒng),但是系統(tǒng)安全保密性卻很低,檔案信息容易被竊取,從而造成嚴(yán)重的后果,為單位帶來(lái)巨大的損失。同時(shí)檔案管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)也不強(qiáng),不能采取有效措施防止科研檔案數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題,這樣不利于科研檔案的完整性。

      (三)工作方法落后

      科研單位檔案管理工作方法長(zhǎng)時(shí)間得不到更新,至今仍然停留在資料收集、整理、錄入、你查我借、你問(wèn)我答等層面上,未形成有特色的科研檔案信息資源,也缺乏了主動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性與便捷性[2]。做好檔案管理工作,可以更好的服務(wù)于科研單位,但是由于工作方法的落后,導(dǎo)致很難將科研檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。檔案管理人員不能只是簡(jiǎn)單的保存科研成果,讓檔案數(shù)據(jù)不泄露和損壞,更要將科研檔案應(yīng)有的價(jià)值挖掘出來(lái)。很多檔案管理人員未意識(shí)到這一點(diǎn),滿足于現(xiàn)狀,不注重對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,這點(diǎn)需要盡快進(jìn)行改善。

      3 科研單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

      (一)創(chuàng)新科研檔案管理理念

      科研單位創(chuàng)新檔案管理工作,能夠滿足新時(shí)期要求,檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí),盡快轉(zhuǎn)變自身的思想觀念,把專業(yè)檔案知識(shí)與最新理念集合起來(lái),不斷提升科研檔案管理工作水平[3]。檔案管理人員要改變以外的被動(dòng)工作方法,不能“等、靠、要”,要從封閉的思想中走出來(lái),既要重管理,還要重利用,主動(dòng)提供服務(wù)。檔案管理人員還要從科研單位發(fā)展大局出發(fā),主動(dòng)參與到服務(wù)單位中心工作,逐步擴(kuò)大檔案管理工作范圍,及時(shí)收集、保管和利用好各項(xiàng)科技檔案??蒲袉挝灰惨獙芽萍紮n案管理人員納入科研課題小組中,滿足檔案為課題研究服務(wù)提出新要求,同時(shí)對(duì)檔案的收集整理起到積極作用,有力推動(dòng)科研單位經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益都得到提升。

      (二)創(chuàng)新科研檔案管理制度

      科研單位要盡快完善檔案管理體系,明確檔案管理人員的工作職責(zé),并加大監(jiān)督與管理力度,在人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備上給予足夠的支持,確??蒲袡n案管理工作能夠順利開(kāi)展??蒲袉挝徊槐仨毥∪珯n案管理制度,需要從科研檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索及利用等方法入手,盡快建立起與之相應(yīng)的管理制度,其中檔案收集為起點(diǎn),在整個(gè)檔案管理工作中占有重要地位??蒲袉挝粰n案不僅類型較多,也比較分散,有著極強(qiáng)的專業(yè)性,對(duì)此需要盡快建立起完善的科研檔案收集制度。檔案管理人員要結(jié)合科研單位具體情況,嚴(yán)格把關(guān),確保每個(gè)進(jìn)檔材料手續(xù)完備、表述準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確,同時(shí)還要認(rèn)真鑒別,確保歸檔的科學(xué)性與規(guī)范性??蒲袉挝贿€要督促檔案管理人員與各部門加強(qiáng)聯(lián)系,及時(shí)將單位中具備潛在價(jià)值的文件材料收集起來(lái),只要出現(xiàn)遺失的情況,應(yīng)該第一時(shí)間進(jìn)行查找補(bǔ)救,保障檔案信息的完整性與真實(shí)性。

      (三)加快科研檔案信息化建設(shè)

      科研單位要引入先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備,應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展信息管理工作??蒲袉挝粦?yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況,用好計(jì)算機(jī),建立局域網(wǎng),納入各類科研檔案,逐步建設(shè)為檔案信息中心,同時(shí)開(kāi)發(fā)檔案管理自動(dòng)化軟件,形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)。這樣能夠有效提升辦公效率,為科研人員查找資料提供方便。要在遵循保密條件的基礎(chǔ)上,通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,確保檔案信息資源得到貢獻(xiàn),并建立起安全、可靠的檢索系統(tǒng),這樣科研人員才能輕松查找到所需資料,閱讀起來(lái)也更加方便。在科研單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中,還需要在設(shè)備上予以完善,盡快購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備,為檔案管理工作的正常進(jìn)行提供可靠保障。

      (四)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

      科研檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作,要求檔案管理人員要有豐富的專業(yè)知識(shí),具備較高的思想政治覺(jué)悟。對(duì)此科研單位要定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作,讓他們學(xué)習(xí)最新的檔案專業(yè)知識(shí),了解國(guó)家檔案管理方法的法律法規(guī),在提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能的同時(shí),也能促使其養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,能夠嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度,做好科研檔案管理各環(huán)節(jié)工作,這樣才不會(huì)出現(xiàn)紕漏,確保了科研檔案的保密性與安全性[4]。同時(shí)對(duì)于檔案管理人員而言,也要清楚意識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性,積極參與到科研單位組織的各種學(xué)習(xí)活動(dòng)中,盡快掌握新知識(shí),并注意在日常工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí),將業(yè)余時(shí)間利用起來(lái),認(rèn)真思考科研檔案管理工作的創(chuàng)新方法,這樣才能更好的勝任這項(xiàng)工作,不斷提升科研檔案管理工作水平,為科研單位的發(fā)展作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

      4 結(jié)語(yǔ)

      總之,科研檔案不同于普通檔案,不僅專業(yè)性極強(qiáng),內(nèi)容復(fù)雜,同時(shí)對(duì)保密性、安全性要求更高,主要出現(xiàn)遺失等問(wèn)題,將造成非常嚴(yán)重的后果。對(duì)此檔案管理人員對(duì)此要有足夠的重視,盡快更新自己的思想觀念,注重改進(jìn)工作方法,提升科研檔案管理工作效率。而科研單位也要為檔案管理工作提供更多的人力、物力和財(cái)力支持,建立完善的規(guī)章制度,督促相關(guān)人員嚴(yán)格落實(shí),這樣才能確??蒲袡n案管理工作取得更大成效。

      參考文獻(xiàn)

      [1]王宏月.科研單位如何推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2015,(06):22.

      [2]楊衛(wèi)平.實(shí)現(xiàn)科研設(shè)計(jì)單位檔案信息化建設(shè)的管理途徑探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2015,(05):57-58.

      [3]李春麗.淺談科研單位的科研檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界,2014,(4):54-55.

      [4]楊娟,和麗萍.加強(qiáng)科研單位科技檔案管理工作的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2014,(13):255-256.endprint

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