本文介紹了西安電子科技大學(xué)采購(gòu)管理系統(tǒng)建設(shè)的目的及其必要性，并根據(jù)學(xué)校采購(gòu)工作的具體情況，提出了系統(tǒng)設(shè)計(jì)構(gòu)想，將該系統(tǒng)設(shè)計(jì)成采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)審批及管理，采購(gòu)執(zhí)行，合同審批及管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，查詢等模塊，并建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

1 引言

隨著國(guó)家對(duì)高等教育投入的增加，高校對(duì)儀器設(shè)備的需求量也逐年增加。然而儀器設(shè)備的購(gòu)買在計(jì)劃，申報(bào)，論證，審批，招標(biāo)等環(huán)節(jié)中由于涉及部門人數(shù)繁多，信息量大等因素，導(dǎo)致傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式難以適應(yīng)目前日趨增長(zhǎng)的設(shè)備采購(gòu)工作量，為了提高采購(gòu)工作效率，針對(duì)我校儀器設(shè)備的實(shí)際工作，本文設(shè)計(jì)了一套針對(duì)高校儀器設(shè)備采購(gòu)的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)解決了采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理問題，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)數(shù)據(jù)的共享，提高了設(shè)備采購(gòu)工作的效率。

2 采購(gòu)管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

根據(jù)我校采購(gòu)工作的具體情況，設(shè)計(jì)了以下幾個(gè)功能模塊：

2.1采購(gòu)申請(qǐng)模塊

采購(gòu)申請(qǐng)模塊面向采購(gòu)用戶單位，實(shí)現(xiàn)用戶單位采購(gòu)網(wǎng)上申報(bào)功能，用戶單位申報(bào)購(gòu)買的儀器設(shè)備的名稱，規(guī)格參數(shù)，型號(hào)參數(shù)，采購(gòu)數(shù)量，計(jì)劃金額，經(jīng)費(fèi)來(lái)源，設(shè)備放置點(diǎn)，是否同意儀器共享，負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員聯(lián)系方式，同時(shí)由于儀器設(shè)備類采購(gòu)規(guī)格型號(hào)參數(shù)篇幅較大，可直接上傳附件至該模塊，用戶填寫信息后，提交信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成申請(qǐng)表單號(hào)，此單號(hào)用于后期查詢采購(gòu)進(jìn)程使用。申請(qǐng)表信息一旦保存提交，用戶單位沒有修改權(quán)限，如需修改，需采購(gòu)中心管理人員審核同意后方可修改。同時(shí)，用戶單位將生成的申請(qǐng)表打印交至采購(gòu)中心存檔。

2.2采購(gòu)審批及管理模塊

采購(gòu)審批及管理模塊面向相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)人及采購(gòu)中心相關(guān)工作人員及負(fù)責(zé)人，申請(qǐng)表生成后，系統(tǒng)首先自動(dòng)分配申請(qǐng)單給相關(guān)院系及職能部門負(fù)責(zé)人審批，待審批結(jié)束后，申請(qǐng)表單后會(huì)顯示審批時(shí)間，如果所購(gòu)買的貨物涉及金額較大或采購(gòu)方式特殊，需要上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示者，申請(qǐng)表單號(hào)會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，待審批結(jié)束后顯示最終審批時(shí)間。待相關(guān)部門審批結(jié)束后，采購(gòu)申請(qǐng)單會(huì)流轉(zhuǎn)至采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人處，采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容將采購(gòu)單進(jìn)行審批同時(shí)分配給相關(guān)采購(gòu)執(zhí)行人員，每個(gè)采購(gòu)執(zhí)行人員通過(guò)自己的帳號(hào)密碼登錄，即可看到相關(guān)的采購(gòu)任務(wù)，采購(gòu)執(zhí)行人員在采購(gòu)任務(wù)中不僅可以看到相關(guān)采購(gòu)申請(qǐng)單，同時(shí)可以看到其采購(gòu)任務(wù)中各個(gè)采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行及進(jìn)展情況。

2.3采購(gòu)執(zhí)行模塊

采購(gòu)執(zhí)行模塊針對(duì)采購(gòu)執(zhí)行人員，采購(gòu)執(zhí)行人員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表的內(nèi)容，選擇招標(biāo)方式，發(fā)布相關(guān)招標(biāo)公告，公告中包含報(bào)名時(shí)間，開標(biāo)時(shí)間，對(duì)供應(yīng)商相關(guān)的資質(zhì)要求，以及購(gòu)買的貨物名稱等信息。采購(gòu)人員將招標(biāo)文件上傳至該模塊供供應(yīng)商購(gòu)買，供應(yīng)商根據(jù)需要通過(guò)電子付款的方式下載招標(biāo)文件，填寫公司名稱，投標(biāo)人名稱，投標(biāo)人聯(lián)系方式及公司相關(guān)資質(zhì)信息。招標(biāo)結(jié)束后，由采購(gòu)執(zhí)行人員填寫中標(biāo)單位及中標(biāo)金額并發(fā)布招標(biāo)結(jié)果公示，生成招標(biāo)編號(hào)，招標(biāo)執(zhí)行時(shí)間，招標(biāo)完成時(shí)間，執(zhí)行金額，中標(biāo)單位名稱等信息。

2.4合同審批及管理

招標(biāo)結(jié)束后，供應(yīng)商根據(jù)招標(biāo)編號(hào)下載合同模版，根據(jù)模版要求填寫供應(yīng)商信息，合同金額，儀器設(shè)備的名稱，參數(shù)以及數(shù)量，供貨安裝日期，服務(wù)承諾，以及付款方式及時(shí)間等信息，將填寫好的合同附件上傳至相應(yīng)招標(biāo)編號(hào)下，供采購(gòu)執(zhí)行人員審批。待采購(gòu)執(zhí)行人員審核無(wú)誤后，生成相應(yīng)的合同編號(hào)，同時(shí)將合同電子版自動(dòng)發(fā)送至供應(yīng)商，供應(yīng)商將電子版合同打印加蓋公章并與學(xué)校簽訂合同，并將其中一份合同留置采購(gòu)中心存檔。供應(yīng)商及用戶可通過(guò)相應(yīng)的合同編號(hào)等信息進(jìn)行合同查詢。

2.5數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊

該模塊針對(duì)采購(gòu)中心工作人員，采購(gòu)中心工作人員根據(jù)系統(tǒng)中執(zhí)行完畢的標(biāo)會(huì)的招標(biāo)編號(hào)，將標(biāo)會(huì)的相應(yīng)信息提取處理，信息包括用戶單位，貨物名稱，審批時(shí)間，執(zhí)行時(shí)間，招標(biāo)編號(hào)，計(jì)劃金額，執(zhí)行金額，中標(biāo)單位信息等。該模塊為經(jīng)費(fèi)計(jì)劃及執(zhí)行的對(duì)比，經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)，設(shè)備資產(chǎn)查詢，下一年經(jīng)費(fèi)計(jì)劃以及供應(yīng)商的選擇提供有力的數(shù)據(jù)支持。

2.6查詢模塊

該模塊面向用戶單位，供應(yīng)商及采購(gòu)中心工作人員及各部門領(lǐng)導(dǎo)，用戶單位可根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表單號(hào)進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)情況查詢，供應(yīng)商可根據(jù)招標(biāo)編號(hào)及合同編號(hào)查詢相應(yīng)物資的購(gòu)買情況及合同進(jìn)展情況。采購(gòu)中心人員可根據(jù)設(shè)備名稱，申請(qǐng)表單號(hào)，用戶單位等相關(guān)關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢。采購(gòu)中心領(lǐng)導(dǎo)也可根據(jù)采購(gòu)執(zhí)行人員名稱查詢其工作任務(wù)完成情況，學(xué)院及各職能部門領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)用戶單位名稱查詢其當(dāng)年所購(gòu)買的儀器設(shè)備的金額及數(shù)量，自動(dòng)生成excel統(tǒng)計(jì)表，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也可根據(jù)相關(guān)關(guān)鍵詞查詢學(xué)校采購(gòu)情況，并自動(dòng)生成相應(yīng)報(bào)表。

2.7數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)以上5個(gè)不同的輸入模塊分別建立7個(gè)相應(yīng)的對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)根據(jù)查詢模塊將7個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，7個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)分別為采購(gòu)申請(qǐng)表數(shù)據(jù)庫(kù)，招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)，部門數(shù)據(jù)庫(kù)，工作人員信息表，招標(biāo)合同數(shù)據(jù)庫(kù)，供應(yīng)商信息表以及儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)。

3 結(jié)語(yǔ)

該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，數(shù)字化采購(gòu)等功能，數(shù)據(jù)充分共享于學(xué)校各個(gè)部門之間，可以提高采購(gòu)工作的效率，同時(shí)可使采購(gòu)工作更加透明，公開，公正，公平化，隨著學(xué)校管理工作的不斷提高，數(shù)字化校園建設(shè)的步伐不斷深入，采購(gòu)管理系統(tǒng)的建設(shè)也將逐步走向更完善的階段。

（作者單位：西安電子科技大學(xué)）