略論單位辦公室檔案管理

陳梓源

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）09-132-01

摘要 隨著時代的不斷發(fā)展，單位辦公室檔案管理的要求越來越高。為了契合時代發(fā)展的需要，單位必須積極采取措施，不斷優(yōu)化辦公室檔案管理、提高檔案管理的水平，進(jìn)而為單位的良性發(fā)展創(chuàng)造條件。本文圍繞“單位辦公室檔案管理”展開討論，分析了辦公室檔案管理的內(nèi)容，辦公室檔案管理中的問題，并就提高辦公室檔案管理質(zhì)量提出了策略，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)者提供借鑒。

關(guān)鍵詞 單位 檔案管理 辦公室

隨著社會的不斷發(fā)展，單位不斷進(jìn)步。辦公室檔案管理是單位管理工作中的一個重點(diǎn)，對單位的穩(wěn)健發(fā)展意義巨大。辦公室檔案管理工作涉及內(nèi)容較多、信息量較大，加之檔案管理工作具備極強(qiáng)的專業(yè)性，因而在落實(shí)該項(xiàng)工作時，必須由專業(yè)人員來執(zhí)行，否則很難保證辦公室檔案管理的質(zhì)量。

一、單位辦公室檔案管理的內(nèi)容及問題

（一）單位辦公室檔案管理內(nèi)容

辦公室檔案管理內(nèi)容主要包括四點(diǎn)，分別是：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定以及檔案保存?！皺n案收集”是檔案管理的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，由于近年來先進(jìn)科技不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的以紙張為介質(zhì)的檔案已經(jīng)逐步退出了檔案的主流市場，電子檔案形式不斷發(fā)展。電子檔案的發(fā)展有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但也對檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求；基于相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)將收集到的檔案進(jìn)行歸類，即為“檔案整理”。檔案整理工作需要嚴(yán)格遵循相應(yīng)的規(guī)律，檔案必須被整合進(jìn)一定的編目中，如此才能夠方便檔案的后續(xù)使用；“檔案鑒定”工作存在的意義是鑒定檔案的價值，以確定檔案保存的時間、提高檔案的利用率：檔案保存工作關(guān)系著檔案的安全，是延續(xù)檔案實(shí)用價值的必須手段。

（二）單位辦公室檔案管理的問題

雖然近年來，單位辦公室檔案管理工作取得了讓人滿意的成效，但是通過分析辦公室檔案管理的細(xì)節(jié)，卻不能發(fā)現(xiàn)眾多問題。問題的存在已經(jīng)嚴(yán)重地阻礙了單位辦公室檔案管理質(zhì)量的提升，也給檔案作用的發(fā)揮帶來了一定的阻礙。具體來說包括如下三點(diǎn)：第一，辦公室檔案管理認(rèn)識不到位。由于很多辦公室檔案管理人員未能正確認(rèn)識檔案管理工作，因而在落實(shí)檔案管理的時候常常會采取消極態(tài)度、敷衍對待管理工作；單位領(lǐng)導(dǎo)者未能正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，以至于不重視檔案管理工作考核、盲目縮減檔案管理工作的人力、物力、財力，檔案管理的質(zhì)量因而難以有效提高。第二，先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)引入不達(dá)標(biāo)。現(xiàn)代信息技術(shù)的引入無疑能夠有效地提高辦公室檔案管理質(zhì)量，然而現(xiàn)代信息技術(shù)引入需要有強(qiáng)大的資金作為支撐，而資金恰好是辦公室檔案管理過程中最為稀缺的資源。第三，檔案管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。檔案管理人員是檔案管理工作的主要執(zhí)行人，其素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。然而，現(xiàn)階段很多單位的檔案管理者并非檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)人士，由于缺乏必要的專業(yè)技能，這些人在遭遇檔案管理問題時很難及時采取措施，對問題進(jìn)行有效解決。此外，辦公室檔案電子化管理對檔案管理人員的電子技能要求較高，很多單位辦公室檔案管理者并不具備電子技能，而這無疑也會影響辦公室檔案管理的質(zhì)量。

二、優(yōu)化單位辦公室檔案管理的策略

想要優(yōu)化單位辦公室檔案管理必須基于現(xiàn)階段單位辦公室檔案管理問題，設(shè)計針對性的措施，具體來說包括如下幾點(diǎn)：首先，幫助檔案管理者正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性。單位的領(lǐng)導(dǎo)階級必須充分發(fā)揮模范帶頭作用，要善于利用各種途徑宣傳檔案管理的重要意義，要幫助當(dāng)管理者明確自身工作的意義、明確提高檔案管理質(zhì)量的意義，進(jìn)而能夠積極鉆研檔案管理工作、創(chuàng)新檔案管理，與時俱進(jìn)地發(fā)展辦公室檔案管理工作。其次，構(gòu)建完善的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作落實(shí)可參考的依據(jù)，單位應(yīng)充分地考慮自身的實(shí)際情況，設(shè)計科學(xué)、合理的檔案管理制度，明確檔案管理者的責(zé)任、義務(wù)，規(guī)范檔案管理者的行為，以不斷提高檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性提高檔案管理的質(zhì)量。最后，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊伍。加大力度培養(yǎng)現(xiàn)有的檔案管理人員，提高檔案管理人員的檔案管理技能以及信息化技能，提高整個檔案隊伍的素質(zhì)；加大檔案管理人才的引入力度，積極吸納優(yōu)質(zhì)的檔案管理人員，在為檔案管理隊伍注入新鮮血液的同時，活化檔案管理人才隊伍。

三、結(jié)語

綜上所述，單位辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)艱巨的系統(tǒng)性工程，對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展意義巨大，單位應(yīng)予以重視。在提高單位辦公室檔案管理質(zhì)量時，單位應(yīng)首先深入研究自身的檔案管理現(xiàn)狀，在結(jié)合社會對單位辦公室檔案管理要求的基礎(chǔ)上，不斷的創(chuàng)新辦公室檔案管理，進(jìn)而促使單位辦公室檔案管理與實(shí)俱進(jìn)發(fā)展。