論檔案管理電子化的重要性

邸文君

【摘 要】什么是檔案？《中華人民共和國檔案法》為檔案作了定義：指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。檔案是原始記錄，是歷史，能反應一切活動的原始面貌，所以，檔案并不是新產(chǎn)生的事物，而是由有形的原始記錄材料轉(zhuǎn)化而來，具有極其重要的歷史價值，我們有責任、有義務管理好日常工作中的各類檔案。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子化；重要性

一、檔案管理的重要性

首先，因為檔案是一切人事、活動的原始記錄，所以-一個單位檔案的建立能夠確保在有需要的時候能夠做到有據(jù)可依、有證可查。在如今經(jīng)濟高速發(fā)展的現(xiàn)狀下，良好的檔案管理變身為一座堅固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅實的基礎(chǔ)；其次，我們能夠通過對檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，對某一項工作的發(fā)展做出趨勢線判斷，或者通過數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎(chǔ)；最后，檔案也是一個單位的成長記錄，是這個單位的文化沉淀，是單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。

二、檔案管理與保護的要求

《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規(guī)定：統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、維護檔案的完整與安全、便于社會各方面的利用。基于國家對檔案工作所作的具體規(guī)定，一個單位的檔案管理與維護應該要做到統(tǒng)一領(lǐng)導、集中管理、對檔案進行維護管理并確保檔案安全、便于社會各方面的利用。

（一）、單位負責人統(tǒng)一領(lǐng)導。目前，傳統(tǒng)的檔案管理工作，存在諸多弊端：不規(guī)范、易損壞、易泄密、易丟失、保存成本高昂，無法統(tǒng)計，查詢不方便，往往要找一個文件需要花很長時間到檔案館（室）翻閱查找。近年來，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應用，傳統(tǒng)管理環(huán)節(jié)或增加或復雜或弱化，尤其是檔案接收的范圍、時間、載體和實現(xiàn)方式、利用形式等發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代化的工作需要，已經(jīng)面臨全面改革。

（二）、單位檔案實行集中管理。一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務檔案以及與專業(yè)工作相關(guān)的業(yè)務檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設(shè)備技術(shù)實現(xiàn)集中管理。能更好的實施各項工作制度、能減少管理及維護成本、能節(jié)約管理場地的建設(shè)、能充分采用先進技術(shù)設(shè)備進行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

（三）、檔案的維護。日常我們要對檔案的全面完整性、真實性、時效性以及規(guī)范性進行維護，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規(guī)范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。全面完整性：主要是指三個方面，第一是數(shù)量的完整，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質(zhì)量意義上的完整，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對各種檔案制成材料產(chǎn)生不同程度的損害，一旦發(fā)生這些情況，為了使這些破損檔案恢復原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須由專業(yè)人員對破損檔案進行及時修復。

（四）、檔案的安全防護。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全；二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進行加密處理，檔案室內(nèi)需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。

（五）、檔案的利用。檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。這是檔案管理的根本目的，是檔案管理的價值體現(xiàn)，所以檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目等各項工作，都應該要以方便利用為目的而不斷進行優(yōu)化，盡可能提供高的服務效率和服務質(zhì)量。首先在檔案收集過程中一定要做到全面完整，同時除了首次收集外，在日后的工作中還要將人事或其他工作的整個變化過程所產(chǎn)生的有用的資料進行及時補充收集整理，只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。所以檔案的收集及接受相關(guān)的制度流程一定要制定完善并嚴格執(zhí)行；其次，對于收集的檔案要加強審查并整理歸類。傳統(tǒng)的分類檢索方法主要是通過全宗目錄、卷宗目錄及卷內(nèi)文件目錄進行檢索。所以說，檔案，一定要充分利用才能體現(xiàn)其價值，單位的各位領(lǐng)導也一定要重視檔案的管理單位的發(fā)展才更有可能蒸蒸日上。

三、檔案電子化建設(shè)

檔案電子化建設(shè)就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案電子化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中就提出：“貫徹落實國家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強以計算機網(wǎng)絡設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。做到電子目錄、全文數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案同步進館。按照有關(guān)規(guī)定，在試點基礎(chǔ)上推動機關(guān)電子文件管理工作……在深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，逐步完成全國范圍的專業(yè)檔案資源體系規(guī)劃。”

四、降低檔案管理成本

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境要求過高，環(huán)境的溫濕度、防火、防水、防盜、防鼠。本項目的建設(shè)將對各部門、單位形成的電子文件進行集中統(tǒng)一管理，將比傳統(tǒng)的辦公方式下各部門、單位的分散管理要節(jié)約大量成本，減少重復勞動，提高工作效率，且易于專業(yè)化管理。

五、檔案信息資源共享，提高效率

系統(tǒng)建成后，免除了“信息孤島”的現(xiàn)狀，實現(xiàn)了信息資源共享，各級各單位在得到相應授權(quán)后可隨時根據(jù)工作需要調(diào)取查詢檔案文件，檔案管理系統(tǒng)將進一步增強和擴展傳統(tǒng)檔案管理的功能，進一步提高審批系統(tǒng)的辦公效率和社會價值。通過OCR技術(shù)對檔案進行文字識別后，可進行全文關(guān)鍵字查找，提升檔案文件查找的速度，精度。最大限度的減少檔案管理人員的勞動強度，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

六、提高檔案管理工作的安全性

通過對檔案數(shù)字化，為使用者提供便利，快速查找，檔案數(shù)字化后的安全問題全得到很大的提高，對于沒有權(quán)限的人員是無法查看的，通過異地備份，在發(fā)生重大自然災害后檔案的完整性不會受到任何傷害。電子數(shù)據(jù)全是通過特殊方式進行加密的，其它任何人員無法在沒有授權(quán)的情況下，對檔案數(shù)據(jù)進行查看。大大提高了檔案工作的安全性。

七、適應現(xiàn)代化辦公和上級部門的要求

貫徹落實國家檔案局有關(guān)指示精神，全面提升檔案管理水平，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段建設(shè)數(shù)字檔案信息化，以適應現(xiàn)代化辦公要求。確保使用人員的操作可追溯、使保密檔案能長久安全的管理。

檔案工作要適應未來的工作環(huán)境，迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，必須從現(xiàn)在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創(chuàng)新，盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識和技能，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)武裝檔案部門，提高檔案管理和利用現(xiàn)代化技術(shù)，以適應未來對檔案事業(yè)的發(fā)展要求。國家在各個時期頒布的規(guī)劃、方法及條例，證明我國對檔案管理事業(yè)的重視程度，國家的檔案管理事業(yè)的規(guī)劃真正逐步走向規(guī)范、先進的行列。

【參考文獻】

[1]丁海斌.論檔案的價值與基本作用[J].檔案，2012，（04）：10-13.