工程檔案的特點及作用

文/姚 潔

工程檔案是工程的靈魂，是工程價值的文本體現(xiàn)。工程檔案對工程進行全程記錄，從工程項目的意向、調(diào)研、立項再到項目方案設(shè)計、項目實施、項目維護、項目驗收交付等進行完整性記錄。對項目的各個環(huán)節(jié)進行記錄在案，工程交付后方便使用、維護、改擴等行為。企業(yè)做好工程檔案管理是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略保障

隨著現(xiàn)代化建設(shè)項目的日益增多，建筑工程管理越來越成為企業(yè)競爭的核心力量。以管理促質(zhì)量，以質(zhì)量求發(fā)展，以發(fā)展完善行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)成為企業(yè)文化的內(nèi)涵。檔案管理是建筑企業(yè)管理的重要組成部分。檔案是對建筑工程的全程“抓拍”，無一遺漏，形成具有參考、指導(dǎo)、借鑒、追溯的記錄文案。對這一文案進行科學(xué)管理，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的有效抓手，促進企業(yè)施工工藝進步，施工質(zhì)量可靠，施工方案合理等，使企業(yè)信譽走向良性循環(huán)中。因此，建筑工程檔案管理水平的提高十分重要。

一、工程檔案概述

工程檔案對工程進行全程記錄，從工程項目的意向、調(diào)研、立項再到項目方案設(shè)計、項目實施、項目維護、項目驗收交付等進行完整性記錄。形式有紙質(zhì)、有音視頻等，對項目的各個環(huán)節(jié)進行記錄在案，工程交付后方便使用、維護、改擴等行為?？梢姡こ虣n案是工程的靈魂，是工程價值的文本體現(xiàn)。企業(yè)做好工程檔案管理是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略保障。

二、工程檔案的特點

1.完整與系統(tǒng)性

工程檔案對項目始末所有環(huán)節(jié)記錄在案，工程追溯有案可循，實現(xiàn)工程精細化。工程的全程備案，可以對項目原始教據(jù)進行查驗，疑難問題的處唑方法、項目合同細節(jié)以及施工方案、工藝變更等問題進行再現(xiàn)，使項目管理實現(xiàn)系統(tǒng)化、全面化和完整化。同時，項目交付后維護有案可查，起到指導(dǎo)作用。

2.廣泛與流動性

工程檔案包括項目建議書、申請書、項目調(diào)查、項目決策、項目方案等，過程涉及市政、施工企業(yè)、監(jiān)理單位、材料供應(yīng)單位、質(zhì)量監(jiān)督單位等等，涉及面廣泛，關(guān)系復(fù)雜，易受多方面因素影響而更換相應(yīng)資料，使得工程檔案產(chǎn)生流動特性。因此，工程檔案原始材料范圍廣而呈動態(tài)性，工程數(shù)據(jù)龐大。

3.專業(yè)與復(fù)雜性

工程項目順利保質(zhì)完成需要多個專業(yè)配合與協(xié)調(diào)，將氣象專業(yè)、建筑專業(yè)、給排水專業(yè)、電氣專業(yè)、地質(zhì)專業(yè)、信息專業(yè)等等，這些專業(yè)必須融合與協(xié)調(diào)來促進工程項目如期完工交付。因些，工程檔案也隨之產(chǎn)生專業(yè)資料的融合，使得檔案極具復(fù)雜性。

4.龐大與細致性

工程檔案涉及的專業(yè)、參與完成的單位、工程環(huán)節(jié)以及工程規(guī)模等因素都使得檔案數(shù)量龐大。但對每一精細環(huán)節(jié)要求資料及時完整而真實，使得檔案又具有細致性。

5.滯后與完善性

工程檔案需要不斷的完善和補充，才能形成具有重要作用的健全的工程檔案，才能對工程質(zhì)量起到詳盡說明的作用。因此，工程檔案以滯后的資料進行檔案的完善與補充，以保證檔案的完整真實性。

三、工程檔案的主要作用

1.原始數(shù)據(jù)的憑證作用

工程檔案是對現(xiàn)場數(shù)據(jù)進行的收集與整理歸檔形成的，它具有原始憑證作用，能夠?qū)こ虝r時性進行詳細記錄，對可追溯的質(zhì)量評估體系的形成具有憑證價值。這種原始數(shù)據(jù)需要真實完整可靠，因此具有不可代替性。在糾紛處理中可作為權(quán)威憑證，因為檔案是最原始的記錄數(shù)據(jù)，反映工程當(dāng)時的工況現(xiàn)狀，是工程進度、施工工藝、施工人員現(xiàn)場施工的真實寫照，可信度高。此外，這些原始數(shù)據(jù)包括各種形式的現(xiàn)場記錄，管理人員僅對其進行簡要加工保管，而對其內(nèi)容并未進行刪改，因此，是現(xiàn)場的真實記錄，能夠起到憑證應(yīng)有的作用。

2.技術(shù)資料的參考作用

技術(shù)資料經(jīng)收集整理歸檔后，形成工程檔案進行特殊保管，當(dāng)遇到工程問題時，可以對這些檔案進行查看。在進行工程驗收時，也可以先按照工程檔案的現(xiàn)有資料記錄進行參考性驗收，然后再形成具體的驗收檔案，此外，當(dāng)工程遇到變更項目，安裝裝飾環(huán)節(jié)以及生產(chǎn)運行時都需要以原始數(shù)據(jù)為參考。

四、工程檔案管理時應(yīng)注意的主要問題

1.做好前期的工作計劃

項目計劃是單位年初謀劃發(fā)展的必經(jīng)之路。此時，要及時做好工程檔案的建檔工作，將項目前期資料進行收集與整理，打好基礎(chǔ)。在這一過程中，要將項目可行性、項目調(diào)查、項目名稱以及項目基本內(nèi)容等進行記錄在案?？梢?，檔案管理員的工作能力、工作態(tài)度等對工程檔案把好計劃關(guān)起到重要作用，對其進行管理培訓(xùn)和經(jīng)驗交流，以提高其服務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，才能更好的進行檔案管理。

2.確保全程參與

工程檔案的形成是對工程全過程的時時記錄，把握好過程關(guān)能夠保證工程時時性、真實性、完整性和可靠性。工程建設(shè)與檔案材料的積累、整理、審定同步進行。檔案部門要深入現(xiàn)場進行跟蹤指導(dǎo)，從源頭上保證工程項目檔案歸檔質(zhì)量。同時，要從工程的安排與計劃、勘察與招標(biāo)、設(shè)計與施工以及竣工交付的整個過程中，逐漸完成檔案整合收集，并能按照工序進行排列，從而做到材料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范歸檔。

3.認清責(zé)任主體

工程檔案管理中需要對主體進行嚴(yán)格把握，才能做到檔案主體責(zé)任得到落實，保證工程檔案及時得到收集與整理。如果僅靠檔案管理員在一線進行收集，工作量巨大，明顯力不從心。因此，進行責(zé)任主體的確認，通過責(zé)任主體進行層層把關(guān)，精細化收集，工程檔案的完整性、及時性和真實性就能得到保障，工程質(zhì)量也會得到保障?？梢姡盐罩黧w關(guān)，建立監(jiān)督管理制度，加強合同約束，加強檔案驗收是非常必要的手段。

4.初檢驗問題

初檢驗是對工程結(jié)束進行的自檢，從而對工程問題進行及時改正修補，以達到驗收標(biāo)準(zhǔn)。在初檢驗時，檔案管理人員要到現(xiàn)場進行資料收集與整理，以查驗資料是否具有完整性和可靠性，是否存在影響驗收的瑕疵。發(fā)現(xiàn)問題要及時作出改進和完善，并以真實性為前提，然后才能將工程進行交付。

5.驗收交付問題

《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》要求工程驗收時需要檔案管理人員進行現(xiàn)場收集驗收資料，以便形成真實的驗收檔案，保證驗收檔案無篡改、無刪除等違規(guī)問題，使工程驗收嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證工程檔案在驗收環(huán)節(jié)中不出現(xiàn)錯誤和缺失。因此，檔案管理人員要認真把好交付關(guān)，不為人情所左右，以較強的責(zé)任心和事業(yè)道德來把關(guān)，為工程檔案的真實完整可靠而努力，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和社會信譽而負責(zé)。

6.歸檔問題

工程檔案的歸檔關(guān)十分重要，是工程檔案完整性和可靠性的保證。驗收中使用的技術(shù)資料是臨時性，驗收合格與否都需要形成完善的驗收報告，并將這些報告連同技術(shù)資料一同在半年內(nèi)進行歸檔，使得工程檔案完整真實。及時歸檔還可以防止工程結(jié)束無人在崗使得原始數(shù)據(jù)缺失或驗收檔案不完善，導(dǎo)致工程檔案缺乏可靠的憑證作用和參考作用。及時歸檔能夠?qū)こ叹S護起到重要作用。因此，要把握好歸檔關(guān)。

現(xiàn)代建筑項目逐漸朝向規(guī)?；⒓谢透邩?biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，在此過程中，工程檔案的作用不可替代，因此，需要對工程檔案的特點和作用進行分析與掌握，明確其對工程質(zhì)量的價值和意義，才能不斷提高工程管理水平，促進建筑企業(yè)走健康可持續(xù)發(fā)展之路。