工程項(xiàng)目檔案規(guī)范管理勢(shì)在必行

文/王海英 魚可喜

各級(jí)政府建設(shè)項(xiàng)目主管部門要將工程項(xiàng)目檔案工作擺上項(xiàng)目管理的議事日程，成立項(xiàng)目建設(shè)工作機(jī)構(gòu)，吸收檔案部門為建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員，按照國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，大力支持檔案部門參與對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)、檢查、考核、驗(yàn)收等工作，從而使項(xiàng)目檔案工作始終處于檔案部門的監(jiān)控之下，各項(xiàng)目建設(shè)單位也要建立相應(yīng)的檔案管理體制，成立檔案工作機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，落實(shí)工作職責(zé)，讓檔案部門參與一切有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的活動(dòng)，使工程項(xiàng)目檔案有人管、有人抓、有人干

筆者曾參加全省建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，與各地同仁展開了研討。也曾多次參與工程項(xiàng)目檔案管理執(zhí)法檢查和竣工驗(yàn)收，經(jīng)調(diào)研歸納工程項(xiàng)目檔案管理普遍存在以下問(wèn)題：

一是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案工作的重要性。重建設(shè)、輕檔案的思想在項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)人員中普遍存在，注重追求工程經(jīng)濟(jì)利益，忽視了檔案的建立和管理工作。二是工程建設(shè)過(guò)程中不按建設(shè)程序辦事，直接關(guān)系到檔案資料的齊全完整，雖然國(guó)家在檔案管理方面已經(jīng)有了規(guī)定性文件，但執(zhí)行不力。經(jīng)常是在施工時(shí)想到哪里了就記錄一下，因此導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面，有時(shí)不能真實(shí)反映工程的實(shí)際情況。加之施工中各個(gè)部門缺乏配合交流，檔案分散管理，漏記或者誤記現(xiàn)象依然存在，給工程項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)帶來(lái)諸多麻煩。三是建設(shè)單位只重視竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案驗(yàn)收不夠重視，造成檔案整理、移交工作滯后，甚至丟失、損毀。四是各相關(guān)部門對(duì)工程項(xiàng)目監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，工程項(xiàng)目驗(yàn)收牽頭部門組織協(xié)調(diào)不夠，即便檔案部門主動(dòng)提供服務(wù)，但介入難、驗(yàn)收更難，給日后工程運(yùn)行埋下隱患。五是缺乏專業(yè)管理人才。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不斷提高。但工程項(xiàng)目檔案管理人員大多是兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)技能偏低，知識(shí)更新斷檔。

目前，“十三五”規(guī)劃實(shí)施已進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)刻，做好“十三五”期間重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作任重道遠(yuǎn)。針對(duì)工程項(xiàng)目檔案存在問(wèn)題，亟待將工程項(xiàng)目檔案工作提到各級(jí)建設(shè)部門領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，落實(shí)檔案人員崗位責(zé)任制，確保工程項(xiàng)目檔案收集完整、整理規(guī)范、安全保管、有效利用。

一、正確認(rèn)識(shí)工程項(xiàng)目檔案對(duì)工程項(xiàng)目的重要作用，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全工程項(xiàng)目檔案管理體制

工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、維修、改建擴(kuò)建、使用和管理全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等形式的真實(shí)記錄。為項(xiàng)目投入運(yùn)行后的管理、維修、改擴(kuò)建等提供依據(jù)，有效利用檔案可以減少工作的盲目性，減少浪費(fèi)，挽回經(jīng)濟(jì)損失，從而發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。所以做好項(xiàng)目檔案工作功在當(dāng)代、利在千秋。因此各級(jí)政府建設(shè)項(xiàng)目主管部門要將工程項(xiàng)目檔案工作擺上項(xiàng)目管理的議事日程，成立項(xiàng)目建設(shè)工作機(jī)構(gòu)，吸收檔案部門為建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員，按照國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，大力支持檔案部門參與對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)、檢查、考核、驗(yàn)收等工作，從而使項(xiàng)目檔案工作始終處于檔案部門的監(jiān)控之下，各項(xiàng)目建設(shè)單位也要建立相應(yīng)的檔案管理體制，成立檔案工作機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，落實(shí)工作職責(zé)，讓檔案部門參與一切有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的活動(dòng)，使工程項(xiàng)目檔案有人管、有人抓、有人干。

二、依法治檔，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管，嚴(yán)肅查處工程項(xiàng)目檔案違紀(jì)違法行為

《檔案法》是統(tǒng)領(lǐng)檔案事業(yè)的尚方寶劍，檔案部門應(yīng)認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》等檔案法規(guī)及有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范，領(lǐng)會(huì)其精神實(shí)質(zhì)，增強(qiáng)依法治檔的信心和決心，積極主動(dòng)爭(zhēng)取有關(guān)部門的配合支持，加大對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作的檢查力度，糾正不按項(xiàng)目建設(shè)程序辦事的現(xiàn)象。對(duì)違反《檔案法》的行為嚴(yán)肅查處，及時(shí)進(jìn)行報(bào)道和曝光，使各建設(shè)、施工等單位引以為戒，增強(qiáng)他們做好工程項(xiàng)目檔案工作的自覺(jué)性，將工程項(xiàng)目檔案管理工作逐步納入法制化軌道。

三、在工程建設(shè)項(xiàng)目中推行“四制”管理，執(zhí)行“四同步”制度，落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，工程建設(shè)項(xiàng)目管理方法也不斷調(diào)整，在工程項(xiàng)目建設(shè)中也逐步推行“四制”管理，即建設(shè)項(xiàng)目法人責(zé)任制、招投標(biāo)責(zé)任制、工程監(jiān)理責(zé)任制、合同責(zé)任制，著重落實(shí)工程項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制進(jìn)行監(jiān)督；將工程項(xiàng)目檔案資料收集整理納入工程監(jiān)理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。組織建設(shè)單位學(xué)習(xí)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等規(guī)定，落實(shí)建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)總責(zé)制。切實(shí)做到“四同步”，即下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃與文件的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件完全歸檔同步。確保工程項(xiàng)目檔案萬(wàn)無(wú)一失。

四、堅(jiān)持工程項(xiàng)目檔案管理登記制度、收集預(yù)歸檔制度、竣工檔案驗(yàn)收制度，嚴(yán)把項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)

工程項(xiàng)目檔案登記制度是加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案監(jiān)管、保證工程項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行的有效手段。收集預(yù)歸檔制度是確保工程項(xiàng)目檔案齊全完整的重要措施。項(xiàng)目主管部門、建設(shè)單位和各級(jí)檔案部門應(yīng)引起足夠重視，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，認(rèn)真落實(shí)《建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督工作指南》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等文件精神，及時(shí)安排檔案部門參與工程項(xiàng)目檔案的檢查、指導(dǎo)、驗(yàn)收。并確立檔案在工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)的“一票否決”地位。檔案部門要主動(dòng)與發(fā)改、住建等項(xiàng)目主管部門和建設(shè)單位聯(lián)系協(xié)調(diào)，深入工程項(xiàng)目管理和施工現(xiàn)場(chǎng)，了解工程項(xiàng)目管理方式，對(duì)工程質(zhì)量與項(xiàng)目檔案關(guān)系、監(jiān)理制度對(duì)檔案工作的影響、檔案管理納入合同管理等問(wèn)題進(jìn)行調(diào)研，做好工程項(xiàng)目檔案登記。提前介入對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，參加建設(shè)項(xiàng)目工作會(huì)議，定期組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，配合項(xiàng)目建設(shè)各單位做好文件材料的收集預(yù)歸檔工作，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案用品、統(tǒng)一設(shè)置檔號(hào)。認(rèn)真組織實(shí)施好檔案竣工驗(yàn)收工作，嚴(yán)把項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)。