王 璐
(110181 國家電投集團東北電力有限公司 遼寧 沈陽)
經(jīng)濟新常態(tài),企業(yè)將由“粗放式”管理變?yōu)椤熬毣惫芾怼D壳?,國家在大力推動信息化和工業(yè)化深度融合,ERP系統(tǒng)因能集中信息技術(shù)與先進的管理思想于一身,有利于企業(yè)更合理的調(diào)配資源,而成為大型企業(yè)信息化建設(shè)的首選。
合同是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營運行的樞紐,合同的管控是指對合同的管理和風險防控,是公司管理運作極其重要的一部分,管控的優(yōu)劣直接影響商務流程的順暢。作者將以自身參與的ERP合同模塊建設(shè)經(jīng)驗,論述企業(yè)合同管理中常見問題,以及運用ERP加強對合同管理和控制的對策。
(1)合同基礎(chǔ)管理工作不健全。主要表現(xiàn)在,企業(yè)的合同歸口及承辦管理體系不完善;集團型企業(yè)缺乏全面性和規(guī)范性的合同范本和合同條款庫;合同管理制度執(zhí)行力不夠;紙制形式審批合同流轉(zhuǎn)慢、運轉(zhuǎn)低效,現(xiàn)有信息平臺審批流程不統(tǒng)一。
(2)合同流程管理控制不力。企業(yè)的合同管理往往出現(xiàn)模糊、籠統(tǒng)的管理規(guī)則,按照習慣進行管理,各職能部門及單位協(xié)作混亂、各層級管理者無法準確及時的了解執(zhí)行期間出現(xiàn)的問題;有些企業(yè)未嚴格把控合同簽訂中的審查授權(quán)與簽訂后履行監(jiān)控流程,沒能形成合同全過程管理。
(3)合同管理的風險防控能力不強。企業(yè)合同管理專兼職人員較多,往往缺乏專業(yè)知識和契約意識;合同訂立流于形式,常會出現(xiàn)合同主體不當、文字不嚴謹、條款填一漏萬,違反法律法規(guī)簽訂無效合同等情況;部分企業(yè)沒有在法律訴訟時效內(nèi)進行維權(quán),或沒有行使應當行使的權(quán)利導致履約不理想,造成了不必要的經(jīng)濟損失。
(1)有利于強化合同基礎(chǔ)管理,推動管理制度和流程的建全。合同管理的信息化建設(shè),首先需要確定管理目標、管理制度和流程,建立合同條款、分類等標準庫。
(2)有利于提高工作效率,實現(xiàn)信息共享。合同的網(wǎng)上錄入與會簽,縮短了信息的傳遞時間,提高工作效率;節(jié)約了合同的管理成本;同時合同信息在網(wǎng)上的共享,也方便業(yè)務部門查詢和使用數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)的一致性,也避免了因信息不對稱造成的損失。
(3)有利于實現(xiàn)合同全生命周期管理。通過信息化,可對合同不同階段的信息進行跟蹤與管理,對于生命周期長的合同,更可避免因人員更換而缺失過往信息。
(4)有利于合同風險管控。合同管理要求風險可控、成本受控。通過信息化方式,各級管理人員和部門,可掌控業(yè)務的風險控制點,預防風險發(fā)生和擴大;合同會簽過程的公開,也增強了審核透明度,有利于監(jiān)察部門的監(jiān)管。
(1)明確建設(shè)思路。作者認為企業(yè)建立ERP系統(tǒng)合同模塊的主要建設(shè)思路為:以提高效率、降低風險、提高分析能力為目的,以統(tǒng)一標準、管控一體、流程貫通、分級控制為原則,以著眼于企業(yè)全局,著眼于風險防控,著眼于管理提升,著眼于權(quán)力清單為目標。
(2)制定與ERP相匹配的合同管理制度。通過規(guī)章制度的固化,形成界面清晰、權(quán)責對等、運轉(zhuǎn)高效的合同管理運行體系;完善和細化合同管理階段,制定錄入、會簽、簽訂、執(zhí)行、跟蹤、反饋、違約、變更、歸檔等各階段的相關(guān)制度;制定合同保密、監(jiān)督、以及ERP系統(tǒng)維護運行等配套制度。
(3)建立ERP合同管理流程。合理的合同管理模式不應是靜態(tài)的、不應是針對某個時點、也不僅僅是某個部門的事務,而應該是動態(tài)、連續(xù)、相關(guān)責任部門共同的管理過程,將盡可能多的人工經(jīng)驗判斷轉(zhuǎn)換成模式化的固定邏輯,減少業(yè)務對“經(jīng)驗”的依賴性,同時提高業(yè)務處理的速度。
(4)統(tǒng)一合同管理標準。標準化、規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。企業(yè)可成立合同歸口管理部門,建立和執(zhí)行統(tǒng)一的管理標準,包括信息錄入、合同范本和條款庫的選擇、文本的掃描和上傳、簽證和變更的記錄等,以此確保ERP系統(tǒng)的暢通和資源共享的實現(xiàn)。
(5)注重風險防控。在簽訂前期,通過ERP流程關(guān)鍵點的設(shè)置,對合同合法合規(guī)性進行審核;在合同執(zhí)行期,通過建立ERP合同違約事項管理模塊,對出現(xiàn)的風險進行預警;產(chǎn)生糾紛訴訟時,可通過ERP獲取相關(guān)證據(jù),避免人為保管證據(jù)丟失現(xiàn)象發(fā)生。
(1)實現(xiàn)在線高效審批和部門的無縫協(xié)作。ERP系統(tǒng)打破了紙質(zhì)合同審批的時間和空間的限制,消除企業(yè)內(nèi)耗;合同按照線上固定審批流程自動流轉(zhuǎn)審批節(jié)點,相對減少人為因素干擾;此外支持線上電子版單據(jù)的流轉(zhuǎn),有效提高審批工作效率,促進合同審批流程規(guī)范化管理。
(2)強化重大合同的風險防控。對于一般合同及重大合同進行差異化管理,通過上報上級公司節(jié)點審批流程,實時監(jiān)控合同存在的風險及整改措施,強化內(nèi)控內(nèi)審力度。
(3)實時監(jiān)控合同的履行和資金劃付情況。通過ERP系統(tǒng)的實時監(jiān)督可以知道各類合同的履約情況,及時發(fā)現(xiàn)影響履約的原因,以便及時向相關(guān)部門和上級公司反饋,防止或降低延誤生產(chǎn)和違約行為的發(fā)生;利用合同約定方式約束財務的付款金額,由承辦部門、財務部門、法律事務部門及合同歸口管理部門密切配合把控付款環(huán)節(jié),可減少合同管理中期和后期爭議的發(fā)生及避免措施建立的滯后性。
(4)合同履約后的評估分析及智能報表分析。通過ERP可對合同相對方進行評價管理,通過實行“一單一評”,可及時客觀地對合同相對方能力作出量化評價;ERP強大的報表功能,通過智能數(shù)據(jù)分析,實時了解企業(yè)運行狀態(tài),從而做出有利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的判斷和決策。
(5)合同管理模塊的建立更加完善了ERP系統(tǒng)。合同模塊覆蓋ERP系統(tǒng)的全生命周期管理,ERP系統(tǒng)可基于合同作為主線模塊,貫穿到財務管理、物資管理、設(shè)備管理、項目管理,使各模塊加強聯(lián)系與協(xié)作。
企業(yè)通過先進的ERP技術(shù),實現(xiàn)了合同管理的信息化,規(guī)范和完善了配套的合同管控制度,在提升企業(yè)合同管理水平的同時,加大了對合同的風險防控力度,使得企業(yè)向“精細化”管理大步邁進,更利于企業(yè)適應高效率、低成本的新常態(tài)經(jīng)濟。