探討如何落實(shí)“三嚴(yán)三實(shí)”做好檔案管理工作

李飛周

（650205 云南煤礦安全技術(shù)中心 云南 昆明）

檔案管理是各單位的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，在其文化傳承以及可持續(xù)發(fā)展過程中起到了非常重要的作用，其價(jià)值日漸凸顯?，F(xiàn)階段黨內(nèi)學(xué)習(xí)“三嚴(yán)三實(shí)”的思想高漲，以習(xí)總書記提出的“嚴(yán)以修身、用權(quán)和律己；做人、謀事和創(chuàng)業(yè)要實(shí)”的要求作為檔案管理工作的理論依據(jù)，改善和改進(jìn)工作模式，改變工作理念和作風(fēng)。

一、目前檔案管理工作中的問題

1.檔案管理人員的認(rèn)知水平以及綜合素養(yǎng)有待于進(jìn)一步提高

這里所講的檔案管理人員認(rèn)知與素養(yǎng)不高，既體現(xiàn)在思想層面上，也體現(xiàn)在行為層面上。比如，部分領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員僅將檔案材料的收集作為普通的事情，對此不夠重視，片面地認(rèn)為檔案管理工作無足輕重。在該種思想觀念的影響下，不僅導(dǎo)致檔案管理工作逐漸趨于邊緣化，而且還會影響到本單位檔案管理人員對個(gè)人價(jià)值的衡量以及對工作崗位的責(zé)任和職業(yè)道德履行。目前很多單位的檔案管理人員學(xué)歷不高，而且出現(xiàn)嚴(yán)重老齡化現(xiàn)象，如很多檔案管理人員是快要退休的高齡職工，而且他們并非專業(yè)出身，業(yè)務(wù)水平不夠；此外，檔案管理人員往往身兼數(shù)職、精力分散，難以有效保障做實(shí)、做細(xì)檔案管理工作。

2.檔案管理工作未嚴(yán)格落實(shí)到位

雖然檔案信息資料非常的龐雜，但是需要對其進(jìn)行精細(xì)管理，確保每一個(gè)數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性。雖然國內(nèi)各單位正在逐漸擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，但是因重視程度不夠或者操作不當(dāng)、工作落實(shí)不到位，很難確保錄入的數(shù)據(jù)信息精確度。此外，數(shù)據(jù)庫不準(zhǔn)確、不完整等，降低了信息數(shù)據(jù)的查準(zhǔn)與查全率；數(shù)據(jù)信息更新慢、無法及時(shí)修改，難以客觀準(zhǔn)確反映問題。以筆者之見，之所以會出現(xiàn)檔案功能單一現(xiàn)象，主要是因?yàn)楣芾砣藛T對自身要求不高，做人、謀事不夠?qū)嵲凇１热?，檔案管理人員普遍存在著缺乏開拓精神、思想觀念陳舊以及知識老化等現(xiàn)象，即便建立了信息化管理系統(tǒng)，也難以確保其作用有效發(fā)揮。

二、基于“三嚴(yán)三實(shí)”的檔案管理工作策略

通過以上對現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題的分析可知，這些問題的存在本質(zhì)上可以歸納為“三嚴(yán)三實(shí)”問題，其中很多思想觀念與行為模式與習(xí)總書記提出的“三嚴(yán)三實(shí)”要求相違背，以致于檔案管理工作難見成效。新時(shí)期為了有效提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面著手：

1.對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保流程標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)“三嚴(yán)三實(shí)”的理念和要求，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)和嚴(yán)以律己，檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求高素質(zhì)的管理人才。同時(shí)，采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程和方案，促進(jìn)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型。在此過程中，各單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照“三嚴(yán)三實(shí)”的要求，結(jié)合實(shí)際情況，由領(lǐng)導(dǎo)干部組織并建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料錄入標(biāo)準(zhǔn)以及日常管理規(guī)章，各方面應(yīng)當(dāng)合理分工，加強(qiáng)協(xié)作，將檔案管理工作目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)分解，采取階段性實(shí)施方法；同時(shí)，還要對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化整合與共建共享，即檔案資料的網(wǎng)上查詢便捷、人性化，管理制度必須覆蓋技術(shù)體系、資源構(gòu)建以及重要檔案資料的查詢權(quán)限和無紙化運(yùn)用等多個(gè)方面。以“三嚴(yán)三實(shí)”為指導(dǎo)思想，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，嚴(yán)格控制檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

檔案管理過程中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，需要基本的信息資料，比如黨建信息、干部任免、年度考核、人員職務(wù)、職稱以及學(xué)歷學(xué)位，同時(shí)還包括入黨與參加工作的具體時(shí)間、姓名、性別以及出生年月日等。在制作電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格落實(shí)工作，確保上述各數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，按照“三嚴(yán)三實(shí)”的要求來加強(qiáng)檔案管理工作，不允許任何人弄虛作假、隨意篡改檔案資料，杜絕一切人為因素的影響。同時(shí)，為了確保檔案信息資料的安全可靠性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳送與軟件管理等環(huán)節(jié)的管控，避免信息泄露或者不完整。在滿足檔案資料需求和服務(wù)的基礎(chǔ)上，從系統(tǒng)用戶的安全管理方面入手，以用戶的權(quán)限是否合法以及操作是否安全作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)信息被竊取或者不法分子非法進(jìn)入。在此過程中，我們可以采用備份、加密以及隔離等方式來確保檔案數(shù)據(jù)資料的安全管理，隔離無權(quán)用戶的進(jìn)入；值得一提的是，物理隔離方法可用于絕密以及保密數(shù)據(jù)信息的保護(hù)，加密手段主要應(yīng)用于文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)以及硬盤存儲范圍，目的在于增加檔案資料管理的實(shí)效性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以免因各種災(zāi)害而造成數(shù)據(jù)信息安全隱患。從某種意義上來講，這與檔案管理人員的自身素養(yǎng)存在著非常密切的關(guān)聯(lián)性，無論檔案管理中的任何流程，都要嚴(yán)格按照“三嚴(yán)三實(shí)”的要求落實(shí)工作。

3.以“三嚴(yán)三實(shí)”理念來督促檔案管理工作人員

第一，提高隊(duì)伍和人員素質(zhì)，提升檔案管理質(zhì)量。檔案管理的動(dòng)態(tài)性，要求管理人員應(yīng)當(dāng)對材料入口嚴(yán)格把關(guān)，對新歸檔的材料進(jìn)行仔細(xì)鑒別和嚴(yán)格審核。在此過程中，領(lǐng)導(dǎo)逐一核對材料，并且及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)材料的不完備性、是否存在矛盾問題。比如，對人事檔案進(jìn)行審核時(shí)，重點(diǎn)審核三齡兩歷一身份方面的信息，完畢后需經(jīng)當(dāng)事人簽字確認(rèn)并加蓋部門章方可入檔，以此來確保和維護(hù)人事檔案資料的真實(shí)可靠性與操作規(guī)范性。以習(xí)近平總書記提出的“三嚴(yán)三實(shí)”要求為切入點(diǎn)，強(qiáng)化各單位和部門的檔案管理人員培訓(xùn)，努力提升他們的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，使他們能夠切實(shí)體會“三嚴(yán)三實(shí)”的內(nèi)涵和意義，準(zhǔn)確把握當(dāng)前“三嚴(yán)三實(shí)”的要求，深刻認(rèn)識檔案管理工作中的“三嚴(yán)”與“三實(shí)”內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，找準(zhǔn)實(shí)踐中“不嚴(yán)”與“不實(shí)”的點(diǎn)及其原因，做一名有擔(dān)當(dāng)、忠誠，能夠擼起袖子“實(shí)干”“加油干”的新時(shí)期檔案管理人員。

第二，夯實(shí)基礎(chǔ)，依法治檔。在“三嚴(yán)三實(shí)”精神和要求落實(shí)過程中，應(yīng)當(dāng)提升兼職檔案管理人員的自覺性，暢通檔案資料收集渠道和途徑，采用集中、定期以及經(jīng)常性收集等多種模式，最大限度地收集和優(yōu)化檔案資料，以此來確保歸檔檔案資料的完整性與齊全性。同時(shí)，還要將檔案管理人員的工作績效與獎(jiǎng)懲相掛鉤，以此來調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)做好各環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作，以“三嚴(yán)三實(shí)”為思想指導(dǎo)，采用多元化的方式和方法來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，以此提高檔案管理水平。

[1]周芃.論新時(shí)期下檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].科技展望，2017,2713：267.