靖 昉 王新鎖
2017年底,山西省已經(jīng)基本完成了承包地確權(quán)登記頒證工作。確權(quán)檔案管理工作是確權(quán)工作的重要組成部分,現(xiàn)結(jié)合工作實際,淺談對土地確權(quán)檔案管理的體會。
綜合管理類檔案整理方法。工作形成的綜合管理類文件材料,應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求,以“件”為單位進行整理,具體整理流程如下:(1)確定“件”;(2)裝訂;(3)按保管期限分類;(4)文件排列;(5)文件編號;(6)編制歸檔文件目錄;(7)編制盒內(nèi)文件目錄;(8)裝盒并填制盒脊、盒內(nèi)備考表;(9)錄入管理軟件。
確權(quán)登記類檔案整理方法。農(nóng)戶承包地確權(quán)登記頒證檔案的整理以戶為單位,將每戶所有材料集中在一起,組成一卷。具體流程如下:(1)組卷;(2)排列;(3)編號;(4)編制卷內(nèi)文件目錄;(5)填寫卷內(nèi)備考表;(6)填寫案卷封面;(7)檔案數(shù)字化;(8)裝訂案卷;(9)案卷排列;(10)編制案卷號;(11)編制案卷目錄;(12)裝盒;(13)錄入管理軟件。
糾紛調(diào)處類檔案整理方法。糾紛調(diào)處類檔案,應(yīng)單獨立卷歸檔。具體流程如下:(1)組卷;(2)裝訂;(3)案件排列;(4)案件編號;(5)編制卷內(nèi)文件目錄;(6)編制案卷目錄;(7)裝盒并填制盒脊、盒內(nèi)備考表;(8)錄入管理軟件。
特殊載體類檔案整理方法。特殊載體主要為照片檔案和電子檔案。在每項活動的照片形成后,將照片存放在事先準(zhǔn)備好的“照片檔案冊”內(nèi),照片的排列要保持工作活動的有機聯(lián)系。對每張照片要寫出文字說明,其內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。電子檔案的整理按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》進行。電子文件元數(shù)據(jù)和使用管理信息系統(tǒng)采集、儲存的專業(yè)數(shù)據(jù)及航空照片、遙感數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。
資料收集齊全完整是基礎(chǔ)。收集資料過程中務(wù)必保證齊全完整,真實可靠,這是檔案資料來源的第一步,是最基礎(chǔ)的工作,也是最重要的環(huán)節(jié)??h級負責(zé)確權(quán)方案、政策制定、檢查驗收等檔案的收集整理;鄉(xiāng)級負責(zé)在土地確權(quán)過程中本級形成的過程文件、統(tǒng)計報表、各村方案,糾紛調(diào)處等檔案資料的收集整理。村級負責(zé)本村承包溯源、歷史文件、過程材料、糾紛調(diào)處、權(quán)源變動等檔案資料的收集整理;測繪隊負責(zé)各村的確權(quán)方案、農(nóng)戶信息、地塊信息、確權(quán)過程資料的收集整理。
資料質(zhì)量符合要求是關(guān)鍵。土地確權(quán)歸檔資料必須是原件,文件材料要字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、容易辨別;所有歸檔的文件材料必須經(jīng)過嚴(yán)格審查,做到手續(xù)完備,簽字、蓋章、日期等必須齊全規(guī)范;一律用黑色中性筆填寫;照片、聲像及其他非紙質(zhì)檔案要配以相應(yīng)的目錄和文字說明,并確保載體有效。
整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一是前提。確權(quán)登記類中具體涉及農(nóng)戶的有關(guān)確權(quán)申請、身份信息、確認權(quán)屬、實地勘界、界限表、登記和權(quán)證審核發(fā)放等文件材料,應(yīng)按“一戶一卷”整理歸檔。從案卷封面到卷內(nèi)文件目錄,頁碼編寫、裝訂及檔案盒尺寸等,都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一制定,確保內(nèi)容完整,歸檔齊全。
業(yè)務(wù)指導(dǎo)精準(zhǔn)到位是重點。檔案部門要根據(jù)本縣(市、區(qū))土地確權(quán)工作進展和實際情況,第一時間介入,全程參與指導(dǎo)。在成立工作隊伍、制定分類方案編號、熟練歸檔流程、明確歸檔質(zhì)量等方面,先行確立試點,全程參與指導(dǎo),強化實務(wù)操作,提供現(xiàn)場培訓(xùn),以便發(fā)揮示范引導(dǎo)作用,以點帶面,整體推進。