朱 靖

綠城房地產(chǎn)建設管理集團有限公司

近年來，隨著企業(yè)的快速發(fā)展，很多單個企業(yè)變?yōu)榧瘓F化企業(yè)。與單個企業(yè)相比，集團化企業(yè)的檔案材料種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及多個業(yè)務條線，且由于子（分）公司眾多，呈現(xiàn)分散管理和業(yè)務水平不均衡的特點，檔案管理任務更加繁重。因此，集團化企業(yè)的整體檔案體系建設，其復雜度遠大于單個企業(yè)的體系建設。只有在體系建設時遵循集中管控、分級管理相結(jié)合的管理模式，保證多級組織架構(gòu)的統(tǒng)一管理，才符合集團化企業(yè)的檔案管理需求。

1 集團化企業(yè)檔案管理面臨的問題

作為一家房地產(chǎn)企業(yè)，本集團擁有百余家子（分）公司，不僅數(shù)量眾多、地域分布廣闊，業(yè)務管理水平差異也較大，主要問題如下：

1.1 檔案管理標準在落地過程中的管理偏差

因集團各子（分）公司較多、地域分布廣泛、業(yè)務形態(tài)不一，受限于當?shù)卣?，部分子（分）公司無法直接使用集團制訂的檔案管理制度并予以落地實施，導致部分管理偏差，如檔案類型、歸檔范圍具有差異等。

1.2 檔案管理員多為兼職，專業(yè)水平參差不齊

檔案工作在企業(yè)里是個容易被忽略的工作，檔案管理員大多為兼職，參加專業(yè)培訓的機會不多，管理水平也參差不齊。隨著新《檔案法》的實施，檔案管理人員若不與時俱進，加強對電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的重視，將直接影響企業(yè)應歸檔文件的內(nèi)容、質(zhì)量與有效利用。

1.3 多套業(yè)務系統(tǒng)未做打通，檔案信息共享利用困難

目前，集團同時使用多套業(yè)務系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、計劃系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、招投標系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)等。另外，各子（分）公司也會根據(jù)自身需求建設個性化的信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的使用提升了工作效率，但相應地，多達幾十套的系統(tǒng)數(shù)據(jù)分散在各個系統(tǒng)及員工電腦中，數(shù)據(jù)架構(gòu)也不相同。在檔案系統(tǒng)未與其他業(yè)務系統(tǒng)打通的情況下，大量的歷史數(shù)據(jù)、成果文檔既不能被有效檢索、安全管控，也給檔案信息共享利用造成了困難。

2 集中管控、分級管理模式下的集團化企業(yè)檔案體系建設

以上這些問題嚴重影響了檔案工作的開展，集團化企業(yè)的檔案管理要以“特色化、專業(yè)化、信息化”為基本要求，佐以技術(shù)化手段，實現(xiàn)集中管控、分級管理。

2.1 建立健全檔案管理制度

結(jié)合集團組織架構(gòu)及各子（分）公司不同的業(yè)務形態(tài)，建立一套能夠滿足集團化運營模式的檔案管理標準。統(tǒng)一領導、分級管理，明確集團及各子（分）公司的職責，結(jié)合實際情況分級確定分類方案、界定歸檔范圍，并對檔案的收集歸檔全過程進行規(guī)范化管理。在制度編制過程中，檔案管理部門應主動與業(yè)務部門結(jié)合工作內(nèi)容、上級要求、國家要求進行具體、詳細的梳理，避免泛泛而談，確保制度最終能夠落地執(zhí)行。

2.2 實現(xiàn)檔案管理“三納入”

一是將檔案工作發(fā)展納入企業(yè)年度經(jīng)營計劃，納入領導議事日程，納入各專業(yè)條線的各個管理環(huán)節(jié)。

二是納入有關(guān)部門、人員的職責范圍和KPI指標，明確分管領導，成立集團檔案領導小組及分級檔案工作小組，實行矩陣式管理，由集團檔案管理部門牽頭組織，各子（分）公司檔案管理部門及職能部門負責人參與統(tǒng)籌，按檔案管理體系建設的總體要求，分別組織開展集團、下屬單位及各專業(yè)條線的檔案管理工作。

三是將檔案工作相關(guān)的經(jīng)費納入年度預算，確?！叭?、財、物”的到位，統(tǒng)籌規(guī)劃各子（分）公司的檔案庫房、裝具、硬件設施設備等。

2.3 加強檔案隊伍建設

一是檔案管理部門通過參加各檔案館（局）舉辦的專業(yè)培訓，提高業(yè)務水平。

二是加強與其他企業(yè)對標，學習先進的經(jīng)驗和管理方法，不斷拓寬知識面，盡快掌握檔案管理所需要的相關(guān)知識和檔案信息化管理的技能。

三是設置獎懲機制，通過專項獎勵的方法，提升檔案人員黏性，加強檔案人才隊伍建設。

2.4 建立健全檢查督查機制

檔案管理工作不是一個部門所能完成的，往往涉及多個業(yè)務部門，這些部門都會產(chǎn)生文件材料；另外，相關(guān)的乙方單位（如設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等）也是檔案形成的主體和主要責任者。而這些職能部門和乙方單位的人員并不熟悉企業(yè)的檔案管理工作。

因此，應建立一套完整的檢查和督查機制，做好過程管理，嚴格把控檔案質(zhì)量。集團檔案領導小組及時跟蹤各子（分）公司的檔案收集整理進度，及早介入并對相關(guān)部門和子（分）公司進行業(yè)務指導；有計劃、分階段地對各職能部門收集的材料進行監(jiān)督檢查，從齊全完整和準確無誤2個方面進行質(zhì)量把關(guān)，確保歸檔的檔案不僅能夠反映業(yè)務開展的全過程，且能夠真實反映各子（分）公司在經(jīng)營建設過程中的實際情況，做到實物相符、電子數(shù)據(jù)準確可靠、簽字手續(xù)完備。

2.5 積極搭建集成式的檔案系統(tǒng)平臺

推動企業(yè)檔案管理從以紙質(zhì)檔案管理為主的模式向信息化管理轉(zhuǎn)變，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，搭建一套全集團統(tǒng)一的集成式檔案系統(tǒng)平臺。在實現(xiàn)制度規(guī)范、分類方案、流程等統(tǒng)一管控的情況下，各子（分）公司可在此基礎上再進行個性化的定制，以滿足不同業(yè)務形態(tài)下的檔案管理需求。

同時結(jié)合檔案業(yè)務，將檔案系統(tǒng)平臺與集團其他業(yè)務系統(tǒng)進行有效銜接，以檔案信息資源的采集自動化、存儲安全化、管理科學化、利用便捷化、服務人性化為目標，按照分階段、分步驟的方式部署，解決業(yè)務系統(tǒng)眾多、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同和檔案信息共享利用困難等問題，在權(quán)限允許的情況下，最大限度滿足各子（分）公司之間的檔案數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)掘利用價值。