新時(shí)期應(yīng)如何開(kāi)展高?？蒲袡n案管理工作

劉存

（哈爾濱學(xué)院音樂(lè)與舞蹈學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150086）

一、高校科研檔案的涵義

高?？蒲袡n案就是指在高?？茖W(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。1962年在國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的關(guān)于科研檔案的文件中明確指出：技術(shù)檔案不僅具有很大的現(xiàn)實(shí)意義，而且具有歷史意義，不但我們今天可以重復(fù)使用，而且還應(yīng)該將其保留下來(lái)供長(zhǎng)遠(yuǎn)的參考和研究。

科研檔案既是科研成果得以保留并傳承的載體，同時(shí)也是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)之一。地方高校科研工作人員對(duì)科研檔案繼續(xù)深入研究，對(duì)科研檔案進(jìn)行科學(xué)合理地歸檔，能夠?yàn)檠芯抗ぷ魅藛T快速查找材料、借鑒前人的成果和創(chuàng)新思維提供諸多的便利，為了能節(jié)省研究人員在科研準(zhǔn)備階段的時(shí)間，保證了進(jìn)一步的深入研究。因此，科研成果檔案對(duì)科學(xué)研究起著至關(guān)重要的作用。

二、高?？蒲袡n案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）科研人員對(duì)科研檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

由于地方高校的科研能力和水平相對(duì)較低，加之對(duì)科研成果的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致管理水平仍停留在登記、統(tǒng)計(jì)、收藏、保存的層面。許多檔案管理工作的開(kāi)展都存在著滯后性，甚至落實(shí)不到位，出現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，影響了科研人員的持續(xù)研究，也使他們的內(nèi)心受到了一定傷害。有的科研人員認(rèn)為自己的科研成果為什么一定要?dú)w檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來(lái)方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過(guò)程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后不愿上交或找理由不主動(dòng)上交本應(yīng)歸檔的資料，進(jìn)而影響到科研檔案歸檔的完整性。

（二）高校缺少健全的科研檔案管理制度

在科研檔案歸檔工作中，檔案部門(mén)不能經(jīng)常與科研管理部門(mén)聯(lián)系，對(duì)于接收來(lái)的材料是否完整心中無(wú)數(shù)，因而大大降低了科研檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，很難做到上、下集中統(tǒng)一管理，使檔案管理部門(mén)不能依據(jù)有效的規(guī)定運(yùn)作。再加上高校檔案管理沒(méi)有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，就導(dǎo)致高?？蒲袣w檔管理工作處于失控的狀態(tài)。

（三）經(jīng)費(fèi)投入不足

很多地方高校對(duì)科研檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不足，致使科研成果的存儲(chǔ)空間不夠。在歸檔的過(guò)程中，科研檔案過(guò)于簡(jiǎn)化，大量的科研成果都不能被完整的保存。例如，一些地方院校只收集課題申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)文件、課題合同，結(jié)題材料等，卻忽視了課題研究過(guò)程中的一些過(guò)程資料，這樣做的結(jié)果就是課題資料收集歸檔不完整，時(shí)間長(zhǎng)了，科研成果就會(huì)丟失。同樣，由于經(jīng)費(fèi)投入不足，一些現(xiàn)代化的管理設(shè)備不能配套，就無(wú)法提高科研檔案管理的現(xiàn)代化程度，影響了管理效率。

三、高?？蒲袡n案管理工作開(kāi)展的具體實(shí)施對(duì)策

（一）提高高?？蒲腥藛T的檔案意識(shí)和責(zé)任心

科研人員是科研檔案形成的主體，提高科研人員檔案意識(shí)，將會(huì)使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，也將使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。由于高?？蒲腥藛T對(duì)檔案知識(shí)和檔案管理法規(guī)缺乏系統(tǒng)的了解，檔案意識(shí)淡薄，有時(shí)出于對(duì)技術(shù)保密的理由且不了解歸檔范圍，科研人員往往未將科研活動(dòng)中形成的重要記錄歸檔保存，導(dǎo)致某些重要的科研記錄無(wú)法歸檔。所以，針對(duì)這一情況，高校檔案工作者肩負(fù)著進(jìn)行宣傳教育的重任，讓科研人員明確自己擔(dān)負(fù)著科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責(zé)與義務(wù)，使其在思想上重視起科研文件的歸檔工作。另外，檔案部門(mén)要多利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等文件，提高科研人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們的檔案法制意識(shí)，把科研材料歸檔看作是自己的應(yīng)盡責(zé)任。

（二）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案的歸檔程序

科研檔案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國(guó)務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中所規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。盡可能的避免出現(xiàn)大量科研檔案材料零散在外的現(xiàn)象。

（三）加大對(duì)科研檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入

高校加大對(duì)科研檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入是有效促進(jìn)科研檔案管理工作進(jìn)行的有效對(duì)策，在場(chǎng)地、辦公設(shè)備和人員配備上給予保證。與此同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)科研管理人員以及檔案管理人員的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以便更好地為科研工作服務(wù)。一方面，科研管理人員應(yīng)定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，包括科研成果的管理制度、成果的處理技術(shù)等方面的培訓(xùn)；另一方面，科研檔案管理人員應(yīng)多學(xué)習(xí)其它高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)與管理模式，真正提高科研檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，為保證新時(shí)期高?？蒲袡n案管理工作的順利開(kāi)展，就要通過(guò)多種渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)高?？萍既藛T的檔案意識(shí)，做好高校科研檔案的平時(shí)收集、整理、開(kāi)發(fā)利用等檔案管理工作?？傊?，科學(xué)有序地管理科研檔案、深入細(xì)致地挖掘科研檔案的研究?jī)r(jià)值，對(duì)促進(jìn)整個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理和可持續(xù)發(fā)展有極大的作用。同時(shí)，科研檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從嚴(yán)格遵守科研檔案的管理要求，努力提高自身的管理水平。