國(guó)企辦公室管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

閆紹鵬 兗礦集團(tuán)有限公司綜合辦公室

在國(guó)企中，辦公室不但是一種中樞機(jī)構(gòu)，而且也體現(xiàn)了企業(yè)的形象，屬于國(guó)企發(fā)展的基礎(chǔ)保障。辦公室具備十分重要的作用和繁多的任務(wù)量，不但要進(jìn)行反饋、組織工作，而且需要搜集信息和制定決策等。在當(dāng)前越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)下，國(guó)企辦公室管理工作存在機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為此，國(guó)企辦公室務(wù)必實(shí)施有效的管理措施，進(jìn)而跟越來(lái)越激烈的市場(chǎng)形勢(shì)相符合，最終奠定國(guó)企良好發(fā)展的基礎(chǔ)。

一、國(guó)企辦公室管理工作存在的問(wèn)題

（一）組織各種不規(guī)律和存在積壓工作的情況

通常來(lái)講，國(guó)企工作的核心組成部分是協(xié)調(diào)、助手兩個(gè)環(huán)節(jié)，而國(guó)企每一天需要處理非常多的事務(wù)，如果辦公室工作者不可以做完當(dāng)天的工作，那么會(huì)愈加累積更多的文件。除了平時(shí)的業(yè)務(wù)工作，國(guó)企辦公室的工作還包括記錄會(huì)議內(nèi)容、組織會(huì)議召開(kāi)等，為此，負(fù)責(zé)處理業(yè)務(wù)與管理文件的辦公室管理工作者的人數(shù)較少。

（二）辦公室工作者的待遇不高

國(guó)企辦公室囊括的業(yè)務(wù)比較多，并且由于存在缺少工作者的原因，因此導(dǎo)致大部分的辦公室工作者者經(jīng)常被派遣至其它常規(guī)業(yè)務(wù)辦公工作中，工作量非常雜和多。與此同時(shí)，辦公室工作者的態(tài)度與工作完成率存在相關(guān)性。為此，國(guó)企招聘的辦公室工作者常常提出非常高的標(biāo)準(zhǔn)。理論上，要求國(guó)企辦公室工作者具備基本的學(xué)歷，以及具備執(zhí)行能力、調(diào)停能力、管理能力、辦事效率等，鑒于此，辦公室工作者的工作待遇應(yīng)比較高?？墒聦?shí)上，辦公室工作者的待遇比較低。

（三）辦公室部門(mén)及其工作者的地位、權(quán)利比較低

在國(guó)企的整個(gè)發(fā)展過(guò)程中都滲透辦公室業(yè)務(wù)，然而緊緊圍繞輔助與協(xié)調(diào)工作的辦公室在權(quán)利把握上長(zhǎng)時(shí)間處于劣勢(shì)。通常國(guó)企的決策者或高層管理工作者在命令下達(dá)之前，都讓辦公室工作者準(zhǔn)備好全部角色要求的條件，為此，實(shí)際上辦公室是決策的關(guān)鍵性組成部分，可是，實(shí)際上辦公室的權(quán)利地位非常低。

（四）國(guó)企辦公室的工作效率比較低

在國(guó)企工作量大、辦公室工作者少的情況下，辦公室工作者的行政監(jiān)督權(quán)和話(huà)語(yǔ)權(quán)常常不具備，國(guó)企中的其它一些部門(mén)也會(huì)不尊重辦公室工作者。為此，在辦公室參與任務(wù)協(xié)調(diào)工作的情況下，一些部門(mén)會(huì)出現(xiàn)拖延、不配合的現(xiàn)象，如此的情況導(dǎo)致國(guó)企辦公室工作者的維護(hù)與國(guó)企的發(fā)展處在相悖的境地。長(zhǎng)此以往，國(guó)企辦公室的工作效率大大降低。

二、解決國(guó)企辦公室管理工作存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）增強(qiáng)管理和服務(wù)觀念

作為一種綜合部門(mén)的國(guó)企辦公室部門(mén)而言，其需要處理較多的材料、事務(wù)等，其有別于其它技術(shù)部門(mén)的工作。為此，辦公室工作者端正工作態(tài)度顯得十分關(guān)鍵。除此之外，國(guó)企辦公室工作者應(yīng)熟悉其它部門(mén)的基本業(yè)務(wù)流程，如此一來(lái)，才可以實(shí)現(xiàn)辦公室工作者工作熱情與效率的提升。當(dāng)然，辦公室還具備接待與服務(wù)的功能，辦公室工作者需要擯棄就的思想理念，增強(qiáng)為大局服務(wù)的觀念。并且，辦公室工作者應(yīng)學(xué)習(xí)接待服務(wù)的技能、常識(shí)，懂得察言觀色和人際交流，認(rèn)真分析上級(jí)的決策，合理把握信息，將建設(shè)性建議提供給管理層，以嶄新的管理視角奠定國(guó)企發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）實(shí)現(xiàn)辦公室工作效率的提升

想要實(shí)現(xiàn)辦公室工作者工作效率的提升，務(wù)必優(yōu)化與改進(jìn)辦公室的組成結(jié)構(gòu)。應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)的原則優(yōu)化管理辦公室工作者，規(guī)范處理一部分工作者的變動(dòng)情況，科學(xué)調(diào)整辦公室中的一系列內(nèi)部結(jié)構(gòu)、重要工作崗位等，確保辦公室的發(fā)展符合社會(huì)時(shí)代的需要。除此之外，國(guó)企辦公室的管理不可以照抄照搬他人的方式，應(yīng)立足于自身的政策與發(fā)展實(shí)際，不斷發(fā)揮辦公室的長(zhǎng)處、改進(jìn)不足，從而實(shí)現(xiàn)辦公室外部與內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作業(yè)務(wù)內(nèi)容的細(xì)化

辦公室工作者的工作效率不僅影響到整體企業(yè)的發(fā)展，而且在對(duì)外的一系列輔助工作中，辦公室工作者的工作效率和形象等體現(xiàn)了國(guó)家企業(yè)在外部市場(chǎng)、社會(huì)、行業(yè)中的綜合形象問(wèn)題。為此，國(guó)企需要細(xì)化辦公室業(yè)務(wù)中的尺度，像是在機(jī)制運(yùn)行上，辦公室工作者應(yīng)清楚標(biāo)定常規(guī)工作的行為尺度以及有關(guān)方向，并且在平時(shí)的企業(yè)監(jiān)督過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)執(zhí)行者面臨內(nèi)容輔助或尺度上的缺陷，應(yīng)實(shí)時(shí)地進(jìn)行處理與教育。

（四）提高辦公室工作者的綜合素質(zhì)

在國(guó)企辦公室整體工作風(fēng)格、形象上，辦公室工作者的素質(zhì)是關(guān)鍵的評(píng)價(jià)點(diǎn)，而工作者的素質(zhì)存在相應(yīng)的自我屬性特點(diǎn)，因此想要實(shí)現(xiàn)辦公室工作者綜合素質(zhì)的提升，務(wù)必從人員招聘環(huán)節(jié)入手，從根本上遏制素質(zhì)不足或存在缺陷的人選進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部。并且，注重對(duì)辦公室工作者開(kāi)展定期與不定期的培訓(xùn)。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，隨著當(dāng)前面臨越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)不斷改革企業(yè)制度，隨著這種變化，國(guó)有企業(yè)的辦公室人員也面臨著很?chē)?yán)峻的挑戰(zhàn)，也將會(huì)不斷的迎接困難。所以，當(dāng)前時(shí)期，最為重要的一點(diǎn)是，辦公室管理工作要跟緊社會(huì)的步伐，加快工作的節(jié)奏，迅速提高工作效率，要做到創(chuàng)設(shè)積極奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)互助的工作氛圍，以及要培養(yǎng)自身的責(zé)任感，從而樹(shù)立一個(gè)全新的辦公室形象。