雒嫵珍 宋和平

（中國人民銀行甘南州中心支行，甘肅 甘南 747000）

一、國庫會計檔案電子化是國庫高質(zhì)量發(fā)展的必然需求

國庫會計電子檔案是通過磁介質(zhì)儲存，利用微型機等終端設(shè)備進行管理的新型檔案管理模式。電子檔案依托網(wǎng)絡(luò)傳輸借閱，通過網(wǎng)絡(luò)進行請求，檔案保管人審核檔案密級和借閱人身份，確定是否符合借閱要求。電子檔案省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳遞時受時間、地點的限制，使檔案傳遞變得更加方便快捷、省時省力；由于電子檔案使用軟件進行管理，利用磁介質(zhì)進行存儲，通過計算機將兩者有機結(jié)合，更加便于管理便于調(diào)閱便于傳輸?？梢?，實施國庫會計檔案電子化，將大大減少檔案形成、整理和管理人員的工作量。但任何事物的存在都具有兩面性，我們在看到電子檔案先進性的同時，其管理風險不容忽視。一是存儲不穩(wěn)定。電子會計檔案利用磁質(zhì)介質(zhì)存儲，磁質(zhì)存儲介質(zhì)的存放條件不適或使用方法不當容易受外界干擾而磁化或損壞，從而導致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)缺失。而且存儲磁介質(zhì)磁化或物理損壞后，原數(shù)據(jù)很難恢復(fù)。這是利用磁質(zhì)介質(zhì)存儲電子檔案致命的弱點。二是對設(shè)備依賴性較強。電子檔案的管理必須借助計算機或其他終端設(shè)備進行，如果缺少終端設(shè)備將無法進行管理，而且終端設(shè)備的運行需要使用電源、網(wǎng)絡(luò)。

二、國庫會計檔案電子化管理潛在的風險

（一）制度風險

會計檔案電子化作為新興的檔案存儲、管理方式，其規(guī)章制度建設(shè)滯后于檔案電子化發(fā)展進程，就目前來說，上級行還未制定科學完善的電子化檔案管理辦法。究其原因，主要是規(guī)章制度滯后的風險主要體現(xiàn)在工作人員在電子檔案存儲、管理的過程中怎樣才能形成規(guī)范、正確的檔案管理、調(diào)閱、歸檔等一系列更加合理的電子檔案管理流程。日常工作中，國庫工作人員接觸的都是紙質(zhì)檔案的存儲與管理，面對國庫會計電子檔案的執(zhí)行標準和管理規(guī)定需要在學習中提升、在提升中規(guī)范管理，還有一段較長的適應(yīng)過程才能實現(xiàn)國庫會計檔案電子化。

（二）管理風險

國庫業(yè)務(wù)對口部門有財政、稅務(wù)、海關(guān)、商業(yè)銀行等，涉及業(yè)務(wù)有預(yù)算收入繳納、財政撥款、收入更正、退庫、集中支付等。國庫會計檔案電子化存在資料種類多量大的問題。財政、稅務(wù)、海關(guān)、商業(yè)銀行相關(guān)部門在相互配合過程中國庫部門如何協(xié)調(diào)好“財稅庫銀關(guān)”之間的聯(lián)系，如何正確、合理的調(diào)節(jié)好各部門之間對應(yīng)的業(yè)務(wù)種類，如何保證接收的電子信息符合電子檔案相關(guān)標準是面臨的一大難題，需要國庫部門積極與各相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)一標準，規(guī)避操作管理環(huán)節(jié)潛在的風險。

（三）傳遞風險

國庫部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)包括國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（TCBS）、國家金庫管理信息系統(tǒng)（TIMS）、國庫信息處理系統(tǒng)（TIPS）、國庫會計核算系統(tǒng)（TBS）、財政支出無紙化項目、國庫監(jiān)管子系統(tǒng)-事后監(jiān)督（TSIS）等。目前，除TBS系統(tǒng)作為備用系統(tǒng)不發(fā)生業(yè)務(wù)外，其他系統(tǒng)每天都有業(yè)務(wù)發(fā)生，無形中產(chǎn)生電子信息需要傳遞保管，而國庫部門使用系統(tǒng)多，系統(tǒng)類型差別較大，電子信息保管傳遞難度較大，電子信息傳遞更是難上加難。比如TCBS、TIMS、TBS是以窗口形式進行操作的軟件，而TIPS、TSIS是基于web瀏覽器使用的系統(tǒng)，而且使用的編程語言不同，造成各系統(tǒng)接口銜接困難，電子信息難以傳遞，通過磁介質(zhì)傳遞風險會進一步加大。

（四）安全風險

電子檔案使用軟件管理，依賴于網(wǎng)絡(luò)進行傳輸。在計算機網(wǎng)絡(luò)各層級安全防護措施不當?shù)那闆r下，電子檔案存在較大的安全風險。并且電子檔案在管理過程中很容易被修改，且不易被發(fā)現(xiàn)，這在很大程度上威脅到國庫會計檔案數(shù)據(jù)的正確性。

三、對策建議

（一）健全國庫會計檔案電子化管理制度，為科學規(guī)范管理提供制度保障

國庫會計電子檔案作為國庫高質(zhì)量發(fā)展的檔案存儲、管理方式，建立健全其規(guī)章制度十分有必要。檔案管理人員應(yīng)積極參與到規(guī)章制度修訂的全過程，對檔案管理崗位發(fā)現(xiàn)的問題、容易產(chǎn)生風險的環(huán)節(jié)提出建設(shè)性意見和建議。制定的規(guī)章制度需要在電子檔案試行過程中逐步完善、修訂。同時要借鑒成功應(yīng)用電子會計檔案的單位進行取經(jīng)學習，制定一套適合央行國庫會計檔案電子化管理的工作流程，在此基礎(chǔ)上，制定切合實際的電子化檔案管理制度、管理辦法等，按照國庫部門的實際需求，將本部門的規(guī)章制度、管理方法運用到電子會計檔案管理中，切實提升電子檔案管理效率。

（二）建立有效的信息安全風險防范體系勢在必行

在電子化條件下，信息安全風險成為電子檔案面臨的又一挑戰(zhàn)。一方面，國庫會計電子檔案利用軟件系統(tǒng)進行管理，需要使用計算機等終端設(shè)備進行專機專用操作管理很有必要。為保證電子檔案數(shù)據(jù)安全，可以通過設(shè)置防火墻、配置加密卡等途徑保證終端設(shè)備的硬件安全。為防止計算機病毒的侵蝕，央行的兩網(wǎng)分離可以為此做出強大的技術(shù)支撐。另一方面，還應(yīng)對電子檔案形成的流程進行梳理和提煉，將檔案處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入工作流程，創(chuàng)建安全合理的權(quán)限制度。做好國庫會計檔案的數(shù)據(jù)安全還需做好檔案管理人員的安全認證，保證數(shù)據(jù)不被篡改和刪除。

（三）形成合力，促進檔案電子化建設(shè)進程

基層國庫部門對口外聯(lián)部門多、業(yè)務(wù)雜，實現(xiàn)電子信息共享存在一定難度。國庫部門要充分發(fā)揮財稅庫銀橫向聯(lián)網(wǎng)機制作用，積極聯(lián)系對口的財政、稅務(wù)、金融機構(gòu)各部門，通過聯(lián)調(diào)測試，利用目前已經(jīng)成熟的國庫信息處理系統(tǒng)（TIPS），聯(lián)合多方平臺，形成科學規(guī)范管理的電子會計檔案。

（四）大力改善運行環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施

國庫部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)多，軟件類型、編程語言不盡相同，通過引入影像化模式，改造目前的檔案整理過程，通過自動掃描原始憑證，形成利于保存的電子檔案。同時電子檔案的存儲需要與之相匹配的外部保管環(huán)境，根據(jù)電子檔案的特點，保持機房的溫度、濕度及磁場的穩(wěn)定是關(guān)鍵，做到防火、防水、防盜、防磁化，建立符合標準的電子檔案室。加之電子檔案磁介質(zhì)很容易被消磁，需建立相應(yīng)的備份系統(tǒng)，確保國庫會計電子檔案數(shù)據(jù)安全管理。