把握四個“注重” 寫好總經(jīng)理辦公會會議紀要

魯鵬

【摘要】總經(jīng)理是公司日常工作的主持者，公司的全體成員都應該在總經(jīng)理的領(lǐng)導下開展日常工作，總經(jīng)理辦公會作為管理層的工作制度，其決策和議定的事項則是權(quán)威性的行動指南，一份恰到好處的會議紀要對經(jīng)營班子開展工作有很大的啟發(fā)和指導意義。

【關(guān)鍵詞】總經(jīng)理;辦公會;會議紀要

撰寫好總經(jīng)理辦公會會議紀要的方法與公司的經(jīng)濟性質(zhì)、內(nèi)在文化、發(fā)展情況、參會人員層級、領(lǐng)導個人偏好等內(nèi)外因素是密不可分的?？偨?jīng)理辦公會基本為公司層級會議，會議紀要不僅需要報送相關(guān)領(lǐng)導，更是其他部門、同事最直接接觸到紀要撰寫人員文字能力、邏輯架構(gòu)和思想水平的重要表達方式。這項看似簡單的工作，要想做到極致，達到“妙極其微”的效果，需注重在挖掘會議背景信息、注重合理架構(gòu)行文邏輯、注重充分領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖、注重精準把握語言風格四個方面下真功夫。

一、注重挖掘會議背景信息

總經(jīng)理辦公會會議紀要有別于日常的會議記錄，通常要在一定的范圍內(nèi)傳達當次會議的主要精神、主要原則和基本結(jié)論，即會議的具體要求和今后任務的貫徹執(zhí)行。紀要人員應按照會議通知單通知情況，第一時間了解會議議程、獲悉項目情況、核對參會人員，在一定程度上提前獲悉會議為什么目的召開、想要傳達哪些信息、打算確定何種事情，做到有備無患。以便在會議中集中更多精力用于詳細、準確、快速地記錄、思考、領(lǐng)會參會領(lǐng)導的講話意見，把握好關(guān)鍵字、詞、句，抓住會議發(fā)言中的關(guān)鍵點，為后續(xù)會議紀要寫作增加必要的背景信息，讓未能參會但涉及相關(guān)業(yè)務的各部門人員更好地理解一些重要紀要信息的來龍去脈?！扒蓩D難為無米之炊”，只有準備充分才能寫出高質(zhì)量、高標準的總經(jīng)理辦公會會議紀要，否則“心中縱有千言，紙上難見一字”。

二、注重合理架構(gòu)行文邏輯

總經(jīng)理辦公會一般按事先確定的議程展開，會議過程中，紀要撰寫人員應特別注意領(lǐng)導思路的形成過程，在領(lǐng)導思路的發(fā)散與聚合中對領(lǐng)導傳達的信息進行篩選過濾，抓住主要邏輯脈絡(luò)對領(lǐng)導提出的要求和決策進行明確記錄，而不是按照時間順序記下簡單的“流水賬”。

但在會議過程中有些領(lǐng)導思路相對比較跳躍，“臨時起意”提出新議題或在不經(jīng)意間“言及其他”事項，且會議中的一些打斷、插科打諢、題外話等因素都會在一定程度上會影響會議的開展節(jié)奏，紀要撰寫人員應依據(jù)議題先后，內(nèi)外邏輯兼顧后進行寫作。對于“議且有果”的議題在語言上提煉重組后按照怎么樣、如何辦寫入紀要;對于“議而未定”的議題可在征求領(lǐng)導同意后放棄寫入紀要;對于新增議題可按照“各業(yè)務口通報了需協(xié)調(diào)的重點工作”等方式作為補充項寫入，以確保紀要行文邏輯的清晰、架構(gòu)優(yōu)化的合理。

三、注重充分領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖

總經(jīng)理辦公會紀要關(guān)鍵核心在于準確記錄和傳達領(lǐng)導“想說什么”“想怎么說”，而領(lǐng)導對于個人意圖不會講的那么具體、談的那么透徹，對于紀要撰寫人員而言，又不能直白地表示領(lǐng)導說了什么、要求了什么，這就需要充分發(fā)揮個人主觀能動性，積極掌握和了解領(lǐng)導近期關(guān)注的問題點。領(lǐng)悟了領(lǐng)導意圖，寫作就像有了“尚方寶劍”，既能避免在語言表達上出現(xiàn)領(lǐng)導意圖扭曲、淡化、不明的情況，還能與領(lǐng)導達成共識，否則寫的再好，亦屬自我感覺良好、徒勞無功。

在總經(jīng)理辦公會會議紀要寫作中，往往需要對各業(yè)務部門討論商議情況、相關(guān)議題項目反饋以及其他建設(shè)性意見提出等過程進行弱化，將寫作核心重點放在總經(jīng)理的最后“拍板”講話上。對于總經(jīng)理對某部門提出意見、建議的贊同還是不可置否，在紀要的寫作過程中如何表達、是否表達，則需要紀要撰寫人員依靠長久積累的“經(jīng)驗感覺”進行斟酌考量。

四、注重精準把握語言風格

言行舉止是了解一個人的四個維度，言排在首位，而了解總經(jīng)理語言風格最好的途徑莫過于通過參加不同層級的會議觀察領(lǐng)導的處事方式和態(tài)度以及大量閱讀領(lǐng)導寫作的相關(guān)文稿，梳理總結(jié)領(lǐng)導個人行為風格、個人偏好與語言文字的使用規(guī)律，并加以把握，合理地將“領(lǐng)導的聲音”轉(zhuǎn)換為文字，展現(xiàn)領(lǐng)導寫作的“拳法套路”。

在總經(jīng)理辦公會一般會圍繞議題要解決的問題進行回答，語言以“虛”“實”結(jié)合為主。要想把這兩者體現(xiàn)好，首先需要使用好領(lǐng)導原話，一個優(yōu)秀的紀要撰寫人員要善于直接使用領(lǐng)導原話、套用換用領(lǐng)導原話、拓展領(lǐng)導原話。其次，要圍繞會議議題抓好關(guān)鍵詞的使用，在嚴謹用詞的同時，必要時需無中生有，比如領(lǐng)導傾向于真抓實干的執(zhí)行力文化，紀要中就要善于使用“務必完成”“切實落地”“抓緊實施”等詞語對各項工作的執(zhí)行力度與要求加以強調(diào)。最后，對于一些表達上的口語化問題，紀要人員應重點在語言重復、前后矛盾、表意不明、措詞不當?shù)确矫孢M行檢查校對，避免在語言表達上出現(xiàn)領(lǐng)導意圖扭曲、淡化、不明的情況，力求語言使用準確高效。

總經(jīng)理辦公會紀要是各業(yè)務部門交流思想、溝通業(yè)務、協(xié)調(diào)關(guān)系、促進合作的重要指南，紀要人員要切實苦練內(nèi)功，扎實寫作，為公司各項工作的順利開展服好務、站好崗、把好關(guān)。